Tổ chức sự kiện đã không còn xa lạ đối với hoạt động Marketing của các doanh nghiệp. Một chương trình hoành tráng muốn tổ chức thực sự không quá khó. Tuy nhiên làm sao để sự kiện đó đạt được mục tiêu của nhãn hàng, đồng thời mang đến ấn tượng khó quên cho khách mời, truyền thông thì không phải ai cũng làm được. Cùng NCA communication tìm hiểu làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công nhé.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (event) là một hoạt động có mục đích được tổ chức hoặc diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể, thường có sự tham gia của nhiều người và được lên kế hoạch trước. Những hoạt động này nhằm mục đích quảng bá, kỷ niệm, giáo dục, giải trí và tạo ra trải nghiệm cho một nhóm người hoặc cộng đồng.
Các loại hình tổ chức sự kiện
Tùy vào mục đích tổ chức và nhóm đối tượng mục tiêu, sự kiện có thể được triển khai dưới nhiều mô hình khác nhau. Mỗi dạng sự kiện sẽ có phương pháp tổ chức riêng biệt về mặt nội dung, hình thức và quy mô.
Một số hình thức sự kiện phổ biến bao gồm:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới
- Hội nghị & hội thảo chuyên đề
- Chương trình khai trương, khánh thành
- Sự kiện tri ân khách hàng
- Triển lãm & sự kiện ngành nghề
- Hoạt động nội bộ cho doanh nghiệp
- Chiến dịch quảng bá – Activation thương hiệu
- Lễ kỷ niệm, vinh danh & trao giải
- Sự kiện cộng đồng – Hoạt động trách nhiệm xã hội (CSR)
- …
Vì sao doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện?
- Nâng cao nhận diện thương hiệu: Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tạo ra điểm chạm mạnh mẽ với khách hàng, đối tác. Họ có cơ hội được trải nghiệm, tìm hiểu nhiều hơn về nhãn hàng, sản phẩm, dịch vụ. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng khắc sâu hình ảnh của mình trong tâm trí người tham dự.
- Tạo cơ hội kết nối và mở rộng mối quan hệ: Sự kiện là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và giới truyền thông. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng mạng lưới kết nối bền vững. Đây chính là nền tảng cho những cơ hội hợp tác trong tương lai.
- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới ra thị trường: Sự kiện mang đến cơ hội trải nghiệm sản phẩm thực tế về sản phẩm, dịch vụ. Chương trình diễn ra càng chuyên nghiệp, hấp dẫn thì càng khơi gợi nhu cầu và thúc đẩy quyết định mua hàng của người tiêu dùng.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Sự kiện nội bộ như team building, lễ vinh danh hay kỷ niệm ngày thành lập giúp các nhân viên xả stress sau thời gian làm việc. Ngoài ra đây cũng là dịp cho mọi người được giao lưu, tìm hiểu và gắn kết với nhau hơn.
- Tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ: Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp sẽ thu hút sự quan tâm của truyền thông và cộng đồng mạng. Đây là cơ hội để doanh nghiệp lan tỏa hình ảnh thương hiệu một cách tự nhiên, tăng độ phủ mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào quảng cáo truyền thống.
Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công?
Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện rõ ràng
Một sự kiện thành công luôn bắt đầu từ việc xác định rõ ràng mục tiêu tổ chức. Mỗi chương trình cần trả lời được câu hỏi: “Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì sau sự kiện này?”. Mục tiêu có thể là:
- Giới thiệu sản phẩm mới
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu
- Gắn kết nhân viên nội bộ
- Tăng cường mối quan hệ với khách hàng và đối tác
Mục tiêu càng cụ thể, việc triển khai và đánh giá kết quả càng chính xác.
Hiểu rõ đối tượng tham dự
Mỗi nhóm khách mời sẽ có kỳ vọng, nhu cầu và mối quan tâm khác nhau. Việc nghiên cứu kỹ đặc điểm, hành vi và mong đợi của khách tham dự sẽ giúp xây dựng nội dung chương trình phù hợp, tạo được sự kết nối và để lại ấn tượng tích cực.
Lên kế hoạch chi tiết và kiểm soát tiến độ
Quá trình tổ chức cần có một bản kế hoạch chặt chẽ và linh hoạt. Một kế hoạch tốt thường bao gồm:
- Timeline sự kiện tổng thể và chi tiết theo từng hạng mục
- Ngân sách dự kiến và phương án điều chỉnh
- Phân công rõ ràng cho từng bộ phận liên quan
- Danh sách rủi ro tiềm ẩn và cách xử lý
Tuy nhiên, quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện không hề dễ dàng. Đối với doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm thì vấn đề này càng thể hiện rõ hơn bao giờ hết. Vì thế, các nhãn hàng sẽ hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện để họ lập kế hoạch và triển khai event. Bên phía nhãn hàng chỉ cần giám sát tiến độ và feedback lại bên tổ chức nếu cần điều chỉnh.
Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức không chỉ cần đáp ứng về quy mô và cơ sở vật chất, mà còn phải hài hòa với tính chất sự kiện và hình ảnh thương hiệu. Ngoài ra, thời gian tổ chức nên được cân nhắc kỹ:
- Tránh trùng với kỳ nghỉ, lễ tết hoặc các sự kiện lớn khác
- Chọn khung giờ thuận tiện cho khách mời (ưu tiên thời gian 6h – 9h tối vào T7 – CN)
- Dự phòng thời tiết nếu tổ chức sự kiện ngoài trời
Tạo nội dung hấp dẫn, trải nghiệm đáng nhớ
Nội dung chương trình cần được đầu tư cả về ý tưởng và cách thể hiện. Mức độ sáng tạo đặt trong event còn phụ thuộc vào loại hình sự kiện doanh nghiệp muốn tổ chức. Ví dụ, nếu là sự kiện tri ân thì nên giữ tính trang trọng, tinh tế trong kịch bản, âm nhạc và hình ảnh. Ngược lại, với các hoạt động activation hay sự kiện ra mắt sản phẩm, yếu tố sáng tạo có thể được đẩy mạnh thông qua concept thị giác, hoạt động tương tác, thử nghiệm thực tế để thu hút sự chú ý.
Đẩy mạnh truyền thông đa kênh
Truyền thông cần được triển khai trước, trong, và sau sự kiện.
- Trước sự kiện, nên quảng bá trên các kênh phù hợp để thu hút sự quan tâm.
- Trong sự kiện, sử dụng livestream, hình ảnh và video để tạo hiệu ứng lan tỏa.
- Sau sự kiện, hãy tận dụng tư liệu để tiếp tục truyền thông thương hiệu và duy trì sự kết nối với khách hàng.
Trên đây là cách làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công. NCA hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện. Nếu quý khách đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với NCA qua thông tin dưới đây.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở: 82A – 82B Dân Tộc, Phường Tân Sơn Nhì, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: