Tổ chức sự kiện không còn là một khái niệm xa lạ với bất kì ai. Mỗi sự kiện khi được tổ chức ra đều nhằm phục vụ cho một mục đích nào đó của cá nhân, doanh nghiệp. Các sự kiện này có thể đa dạng về loại hình và quy mô. Có thể đó là sự kiện cá nhân như sinh nhật, đám cưới, cho đến các sự kiện công ty như hội nghị, triển lãm, hoặc các sự kiện công cộng như lễ hội, hội chợ, buổi hòa nhạc.
Vậy tổ chức sự kiện là gì? Có những hình thức tổ chức sự kiện nào? Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước nào để sự kiện diễn ra thành công? Và bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện trọn gói ở đâu? Tất cả sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.
Qua bài viết này NCA muốn chia sẻ thêm với các bạn những vấn đề liên quan tới tổ chức sự kiện.
Một buổi sự kiện Year End Party được tổ chức bởi NCA x NovaGroup
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là quá trình thực hiện một chương trình, sự kiện từ lúc lên ý tưởng đến lúc thi công và kết thúc. Quy trình tổ chức sự kiện gồm các bước từ lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức. Lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang dần phát triển mạnh mẽ. Lý do là bởi các doanh nghiệp dần nhận thức được tầm quan trọng của các loại sự kiện trong truyền thông, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ.
Trong tiếng Anh, tổ chức sự kiện được gọi là Event Management hoặc Event Organization. Hiểu là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và triển khai một hoạt động diễn ra tại thời điểm và địa điểm xác định. Mục tiêu là tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền tải thông điệp, thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn với người tham dự.
Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Games, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như: đám cưới, sinh nhật, mừng lễ tốt nghiệp, tiệc chia tay, Year-end Party… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing: hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, triển lãm, ra mắt phim…
Xem thêm: Ekip tổ chức sự kiện: Gồm những ai? Giữ vị trí, vai trò gì?
2. Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay
Tp.Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng,… là các thành phố lớn thường xuyên tổ chức sự kiện. Mỗi tháng tại đây sẽ diễn ra trăm sự kiện với quy mô khác nhau. Quy mô của những sự kiện này có thể từ vài chục người cho đến hàng nghìn người. Tổ chức sự kiện ngoài quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì còn là cơ hội để gặp gỡ, hợp tác và đầu tư. Do đó mà các loại hình sự kiện ngày nay cũng rất đa dạng nhắm đáp ứng nhu cầu của người tổ chức. Một số loại hình có thể kể đến như lễ kỷ niệm, khai trương, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, đón tiếp đại biểu, lãnh đạo,…
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành các loại hình như sau:
- Tổ chức Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành, Lễ Khai Trương…
- Tổ chức Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới,…
- Tổ chức Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
- Tổ chức Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing, lễ ra mắt phim…
- Tổ chức Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …
3. Cách phân loại các hình thức tổ chức sự kiện
Sự kiện diễn ra vô cùng đa dạng, do đó để nhắm đến đúng nhu cầu và mong muốn của nhãn hàng, bạn nên phân loại hình thức tổ chức sự kiện để sự kiện mang lại những kết quả tốt đẹp nhất. Dưới đây là một số cách để phân loại hình thức tổ chức sự kiện mà bạn và công ty có thể tham khảo.
Xem thêm: Thuê công ty tổ chức lễ kick-off chuyên nghiệp Xem thêm: Kinh nghiệm Sampling sản phẩm
3.1. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Địa điểm tổ chức.
Với tiêu chí phân loại này, bạn có thể phân loại thành địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà và địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Với mỗi địa điểm sẽ có cách thức chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị máy móc và phối hợp vận hành khác nhau.
3.2. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Mục tiêu tổ chức sự kiện.
Có thể phân loại thành sự kiện formal (các sự kiện thông thường và nghiêng về phần lễ chính thống) hoặc sự kiện corporation (các sự kiện có mục tiêu quảng bá thương hiệu là chính)
3.3. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Tính chất của sự kiện.
Với những loại hình sư kiện thì chúng có những tính chất khác nhau. Mỗi loại mang một màu sắc riêng biệt, với những nhu cầu để phục vụ từng mục đích của sự kiện đó mang lại. Các sự kiện thông thường bao gồm:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…
- Các sự kiện văn hoá
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…
3.4. Lưu ý khi phân loại hình thức tổ chứ sự kiện.
Các cách phân loại hình thức tổ chức sự kiện trên chỉ mang tính chất tương đối và tham khảo, bạn hoàn toàn có thể tự linh hoạt tùy vào mong muốn của nhãn hàng. Nhưng nếu bạn và doanh nghiệp không chuyên về tổ chức sự kiện, bạn nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để trao đổi chi tiết và họ và đứng ra tổ chức thay bạn. Các đơn vị tổ chức sự kiện này đã có sẵn kinh nghiệm, nhân sự tổ chức và trang thiết bị. Do đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian và cả nhân sự tham gia vào khâu tổ chức sự kiện này. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều agency tổ chức sự kiện, do đó bạn cần tìm hiểu thật kỹ để “chọn mặt gửi vàng”, tránh tình trạng tiền mất tật mang bạn nhé.
4. Mục đích và Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
4.1. Mục đích của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chính là mang đến những giá trị, kết quả mà nhà đầu tư, ban tổ chức mong muốn đạt được sau quá trình diễn ra chương trình sự kiện đó. Những mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là:
- Truyền tải được những giá trị, thông điệp của nhà đầu tư đến với các khách mời tham dự chương trình.
- Gửi đến đối tác, khách hàng thông tin của các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, giúp họ hiểu hơn về chất lượng sản phẩm.
- Hỗ trợ tối đa cho chiến dịch phân phối, truyền thông hình ảnh sản phẩm, quảng bá thương hiệu của nhà đầu tư.
- Có cơ hội được giao lưu với những đối tác, khách hàng tiềm năng phát triển mối quan hệ lâu dài.
- Nhiều những chương trình tổ chức được diễn ra cũng mong muốn gây nên quỹ từ thiện, sự đóng góp của người tham gia sẽ được gửi đến những hoàn cảnh khó khăn cần sự giúp đỡ của cộng đồng.
- Gửi lời tri ân, cảm ơn tới quý đối tác, khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty đã luôn đồng hành.
- Các doanh nghiệp có mục đích chiêu mộ nhân tài, thu hút những cá nhân có nhu cầu tuyển dụng về làm việc tại công ty.
- Tạo ra môi trường, không gian để đội ngũ cán bộ trong công ty được giao lưu, tìm hiểu lẫn nhau. Góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ.
- Tập hợp nhân sự để cùng nhau triển khai, bàn bạc xây dựng chiến lược kinh doanh mới của công ty.
Xem thêm: Top Agency Advertising uy tín tại Việt Nam Xem thêm: Quy trình tổ chức Sự kiện Lễ Khai Trương
4.2. Vai trò của tổ chức sự kiện
- Xây dựng, quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp
- Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
- Là một phương tiện không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
- Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
- Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường
5. Liên hệ NCA communication
CÔNG TY TỔ CHỨC ACTIVATION & EVENT CHUYÊN NGHIỆP – NCA luôn mang đến cho bạn sự hài lòng tuyệt đối. Với đội ngũ làm việc chuyện nghiệp, giàu kinh nghiệm từ khâu thiết kế đến khâu lắp đặt thi công, chắc chắn sẽ tạo cho bạn những dấu ấn khó phai trong những sự kiện đặc biệt.
Vì sao nên thuê Công ty tổ chức Sự kiện event NCA Communication:
- Chuyên môn và kinh nghiệm: Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia tiếp thị với kinh nghiệm rộng lớn trong nhiều lĩnh vực khác nhau của tiếp thị. Chúng tôi hiểu rõ cách tạo ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả và có khả năng thích nghi với các thay đổi trong ngành.
- Tối ưu hóa ngân sách tiếp thị: Chúng tôi có kỹ năng và kinh nghiệm để tối ưu hóa ngân sách tiếp thị của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn phân bổ ngân sách một cách thông minh và hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
- Tăng cường hiệu suất tiếp thị: Chúng tôi sẽ làm việc cùng bạn để phát triển và thực hiện các chiến lược tiếp thị đa chiều, từ tiếp thị kỹ thuật số đến tiếp thị nội dung và quảng cáo truyền thông. Chúng tôi sẽ giúp bạn tăng cường hiệu suất tiếp thị và thu hút khách hàng mục tiêu.
- Tạo ra nội dung chất lượng cao: Chúng tôi có đội ngũ nội dung sáng tạo và chuyên nghiệp, sẵn lòng tạo ra nội dung chất lượng cao để thu hút và engager khách hàng của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ và thu hút sự chú ý từ đối tượng mục tiêu của bạn.
- Đo lường và phân tích hiệu suất: Chúng tôi sẽ cung cấp các công cụ và phương pháp phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất tiếp thị của bạn. Chúng tôi sẽ cung cấp báo cáo chi tiết và phân tích để bạn có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị và điều chỉnh chiến lược của mình theo hướng phù hợp.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Bằng cách thuê chúng tôi, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách giao các nhiệm vụ tiếp thị cho chuyên gia. Điều này giúp bạn tập trung vào việc phát triển và phát triển doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả.
Chúng tôi đã và đang thành công trong việc hỗ trợ quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng mục tiêu. Do đó hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.
Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
LIÊN HỆ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA Hotline: 028 221 08297 Email: info.ncavietnam@gmail.com Địa chỉ: 323A Lê Quang Định, P.5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM, Việt Nam
Bài viết liên quan: