Cách viết thư mời & Mẫu thư mời tham dự sự kiện đẹp

Ngày nay, các sự kiện được tổ chức liên tục mỗi ngày, mỗi giờ với đủ hình thức mà quy mô. Trong mỗi sự kiện được tổ chức dù lớn hay nhỏ đều sẽ cần có sự góp mặt của những vị khách đặc biệt. Chính vì vậy, thư mời tham dự sự kiện đã được ra đời để thay cho lời chào hỏi cũng như giúp người được mời có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện công ty tổ chức.

Thư mời sự kiện có tác dụng thông báo về sự kiện, truyền đạt thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, nội dung và mục đích của sự kiện, cùng với lời mời chân thành để tạo sự thiện cảm cho người nhận. Vậy ta nên viết thư mời như thế nào? Hãy cùng NCA tham khảo bài hướng dẫn cách viết và các mẫu thư mời tham dự sự kiện độc đáo.

Mục đích và vai trò của thư mời tham gia sự kiện

• Tạo sự kết nối và quan hệ: Thư mời tham gia sự kiện giúp xây dựng và duy trì quan hệ gần gũi với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp hoặc cộng đồng. Đây là cơ hội để tạo sự gắn kết, thể hiện sự quan tâm và mời gọi người nhận tham gia vào một cộng đồng hoặc mạng lưới sự kiện.
• Tạo sự mong đợi và tò mò về sự kiện: Thư mời được thiết kế một cách hấp dẫn và chuyên nghiệp sẽ tạo ra sự tò mò cho người nhận về sự kiện. Nó khơi dậy sự quan tâm và ấn tượng tích cực kể cả khi sự kiện đó chưa diễn ra.
• Cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện: Thư mời sự kiện chứa đựng thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, mục đích và chương trình của sự kiện. Điều này giúp người nhận có cái nhìn rõ ràng về sự kiện và chuẩn bị tốt hơn cho việc tham gia.
• Ghi nhận và tạo dấu ấn đặc biệt: Việc gửi thư mời tham dự sự kiện là sự công nhận tầm quan trọng của họ. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đến người được mời.

Cách viết thư mời dự sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu về thông tin sự kiện

Trước khi viết thư mời tham dự sự kiện, bạn cần biết được mọi thông tin cần thiết về sự kiện đó. Nếu không nội dung của thư sẽ bị thông tin sai lệch, xa rời mục đích tổ chức ban đầu. Bên cạnh đó, cần phải đảm bảo văn phong của bạn phù hợp với từng đối tượng được mời.

Bước 2: Xác định đối tượng khách mời

Việc xác định khách mời phụ thuộc vào mục tiêu, nội dung và quy mô của sự kiện. Với các buổi tiệc cá nhân nhỏ, danh sách khách mời thường bao gồm người thân và bạn bè. Trong khi đó, những sự kiện nội bộ của doanh nghiệp sẽ tập trung mời nhân viên tham gia. Đối với các chương trình lớn mang tính cộng đồng, khách mời sẽ là nhóm khán giả rộng rãi, những người quan tâm và bị thu hút bởi chủ đề sự kiện.

Bước 3: Lập kế hoạch viết nội dung thư

Trước khi bắt tay vào soạn thảo thư mời, điều quan trọng là xác định rõ bạn đang gửi thư tới ai và những thông tin nào là cần thiết để truyền đạt hiệu quả. Bởi thư mời chính là công cụ truyền thông giúp khách mời hình dung về sự kiện.

Những thông tin cần thiết trong thư mời bao gồm:

• Tên gọi chính thức của sự kiện
• Mục tiêu hoặc ý nghĩa sự kiện hướng đến
• Thời gian, địa điểm tổ chức, và các mốc thời gian chính trong lịch trình
• Các hoạt động chính diễn ra trong sự kiện
• Cách thức liên hệ để xác nhận hoặc tìm hiểu thêm

Ngoài ra, bạn có thể bổ sung một số thông tin nhằm tăng tính thuyết phục như:

• Lý do vì sao khách mời không nên bỏ lỡ sự kiện
• Những giá trị hay trải nghiệm mà người tham dự có thể nhận được
• Yêu cầu đặc biệt nếu có, như trang phục, mang theo thư mời, mã QR,…

Khi đã có đầy đủ nội dung, bạn cần lựa chọn một cách trình bày mạch lạc, dễ theo dõi. Một số dạng bố cục thường được sử dụng:

• Theo trình tự thời gian: bắt đầu bằng thông tin về thời gian, địa điểm, sau đó là nội dung và lợi ích tham gia
• Theo nội dung trọng tâm: mở đầu bằng mục đích, ý nghĩa, tiếp đến là thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, chương trình

Kế hoạch thiết kế thư mời nên được xây dựng dựa trên các bước cơ bản sau:

Lựa chọn định dạng và kích thước phù hợp

Tuỳ vào hình thức gửi (email, bưu điện, phát tay…), bạn có thể chọn các định dạng như PDF, file Word hoặc bản in khổ A4/A5.

Thiết kế phông chữ và màu sắc đồng bộ

Để thể hiện tính trang trọng hoặc hiện đại, hãy chọn font và màu sắc phù hợp với chủ đề sự kiện. Phông Serif thường phù hợp cho sự kiện trang trọng, trong khi Sans Serif lại hợp với phong cách trẻ trung, năng động.

Tận dụng hình ảnh một cách hiệu quả

Hình ảnh minh hoạ hoặc nền đồ hoạ có thể giúp thư mời sinh động và thu hút hơn. Nhưng hãy đảm bảo rằng chúng không làm rối mắt hoặc gây nhiễu thông tin chính.

Tích hợp các thông tin bổ sung

Thêm logo công ty, mã QR dẫn đến landing page sự kiện, địa chỉ email hoặc số điện thoại hỗ trợ cũng là những chi tiết cần thiết.

Lưu ý quan trọng khi thiết kế thư mời:

• Giữ văn phong chuyên nghiệp, rõ ràng và tôn trọng người đọc
• Tránh nhồi nhét quá nhiều nội dung hoặc thiết kế rối mắt
• Nên gửi thư mời sớm để khách mời có đủ thời gian sắp xếp lịch trình

Bước 4: Viết thư mời

Mỗi loại thư mời tham dự sự kiện đều yêu cầu cấu trúc và cách trình bày riêng. Để thư mời đạt hiệu quả cao về mặt tiếp thị và thu hút người tham dự, quy trình triển khai nên tuân theo các bước sau:

Xác định thông tin cốt lõi

Trước khi biên soạn nội dung, cần liệt kê đầy đủ các thành phần thông tin bắt buộc:

• Tên sự kiện: Ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh chủ đề và mục tiêu.
• Thời gian – Địa điểm: Chính xác, dễ hiểu, giúp người nhận lên kế hoạch tham dự.
• Mục tiêu và nội dung chính: Tóm lược khái quát các hoạt động, chủ đề và định hướng chương trình.
• Lợi ích tham dự: Cần nêu rõ những lợi ích khi tham dự sự kiện để khách mời có động lực tham gia.

Chọn ngôn ngữ và văn phong phù hợp

Ngôn ngữ cần đồng bộ với hình ảnh thương hiệu và tính chất sự kiện:

• Sự kiện doanh nghiệp, hội thảo chuyên môn: Dùng văn phong trang trọng, khách quan.
• Sự kiện giải trí, nội bộ hoặc cộng đồng: Ưu tiên ngôn ngữ gần gũi, linh hoạt hơn nhưng vẫn giữ sự chuyên nghiệp.

Biên tập nội dung thư mời

Cấu trúc thư nên gồm:

• Lời chào trân trọng
• Thông tin tóm tắt về sự kiện
• Lời mời chính thức
• Thông tin liên hệ (hotline, email, mã QR, link RSVP…)

Ưu tiên nội dung ngắn gọn, mạch lạc. Tránh diễn đạt dài dòng hoặc sử dụng từ ngữ sáo rỗng.

Thiết kế và bố cục thư mời

Thư mời cần được trình bày chuyên nghiệp, có tính thẩm mỹ cao. Cần sử dụng các yếu tố giúp khách hàng nhận diện được thương hiệu (logo, màu sắc, font chữ). Đồng thời chèn hình ảnh phù hợp hoặc yếu tố đồ họa tăng tính trực quan.

Gửi thư mời

Lên kế hoạch gửi thư mời tối thiểu 10–14 ngày trước sự kiện. Kết hợp gửi thư mời sự kiện trên các kênh như: Email marketing (file PDF, hình ảnh), Thư in phát tay/bưu điện, Gửi qua nền tảng sự kiện hoặc mạng xã hội kèm link đăng ký.

Mẫu thư mời tham dự sự kiện đẹp chuyên nghiệp

Mẫu thư mời hội nghị doanh nghiệp

Kính gửi ông/bà [Tên khách mời],

Thay mặt [Tên tổ chức], chúng tôi hân hạnh được mời ông/bà đến tham dự hội nghị chuyên đề mang tên “[Tên hội nghị]”, xoay quanh chủ đề [Chủ đề hội nghị], dự kiến diễn ra vào [Thời gian] tại [Địa điểm tổ chức].

Sự kiện lần này là nơi gặp gỡ của những cá nhân có ảnh hưởng và chuyên môn sâu trong lĩnh vực [Lĩnh vực hội nghị], bao gồm các chuyên gia, nhà khoa học, doanh nhân và đại diện các tổ chức uy tín. Đây là cơ hội quý báu để cùng nhau trao đổi kiến thức chuyên sâu, cập nhật xu hướng mới, và mở rộng mạng lưới hợp tác trong ngành.

Khi tham dự chương trình, ông/bà sẽ có thể:

• Cập nhật những bước tiến và đổi mới nổi bật trong lĩnh vực [Lĩnh vực hội nghị]
• Kết nối trực tiếp với những nhân vật đầu ngành và các đối tác tiềm năng
• Tìm kiếm cơ hội hợp tác, đầu tư hoặc phát triển dự án kinh doanh dài hạn

Để xác nhận tham dự, xin vui lòng gửi thông tin đăng ký về:

• Email: [email]
• Hoặc địa chỉ: [địa chỉ nhận thư đăng ký]

Chúng tôi rất mong có cơ hội đón tiếp ông/bà tại hội nghị. Trong trường hợp cần thêm thông tin chi tiết về chương trình, chi phí tham dự hoặc cách đăng ký, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các kênh trên.

Trân trọng kính mời,

[Tên tổ chức]

Mẫu thư mời họp báo

Kính gửi: Quý nhà báo, phóng viên cùng các vị khách mời

Nhằm chia sẻ thông tin chính thức về [Tên sự kiện], chúng tôi – [Tên đơn vị tổ chức] – xin trân trọng kính mời quý vị đến tham dự buổi họp báo giới thiệu sự kiện, với mong muốn nhận được sự quan tâm và đồng hành truyền thông từ quý cơ quan báo chí, truyền hình.

Thời gian tổ chức: [Ngày/tháng/năm]

Địa điểm diễn ra: [Địa điểm tổ chức]

Nội dung chính của buổi họp báo bao gồm:

• Giới thiệu tổng quan về sự kiện [Tên sự kiện]
• Những điểm nhấn nổi bật và thông điệp chính của chương trình
• Giao lưu, trao đổi thông tin giữa đại diện ban tổ chức và cơ quan báo chí

Chúng tôi rất mong được đón tiếp quý vị tại buổi họp báo, và tin rằng sự hiện diện của quý vị sẽ góp phần lan tỏa rộng rãi những thông tin ý nghĩa đến với cộng đồng.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ:

[Họ tên người phụ trách] [Chức danh]

Email: [Email] | Điện thoại: [Số điện thoại]

Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính mời!

[Tên đơn vị tổ chức]

Mẫu thư mời khai trương cửa hàng

Thân gửi Quý khách hàng thân thiết,

Chúng tôi rất hân hoan thông báo về sự kiện khai trương của [Tên cửa hàng/công ty], đánh dấu một cột mốc quan trọng trong hành trình phát triển và phục vụ khách hàng của chúng tôi.

Nhân dịp này, kính mời quý khách đến chung vui và cùng chúng tôi trải nghiệm không gian mới vào lúc [Thời gian] tại [Địa điểm tổ chức].

Chương trình khai trương sẽ bao gồm nhiều hoạt động thú vị và các ưu đãi đặc biệt dành riêng cho những khách hàng đầu tiên đến tham dự.

Sự hiện diện của quý khách là niềm vinh hạnh lớn đối với chúng tôi, đồng thời là động lực để chúng tôi tiếp tục hoàn thiện và phát triển hơn nữa trong hành trình phục vụ khách hàng.

Rất mong được đón tiếp quý khách!

Trân trọng,

[Tên đơn vị tổ chức]

> Mời bạn xem thêm: Quy trình tổ chức Tổ chức sự kiện Lễ khai trương

Mẫu thư mời sự kiện nghệ thuật

Trong mẫu thư mời sự kiện nghệ thuật, bạn cần thể hiện sự sáng tạo và độc đáo của sự kiện nghệ thuật. Một số yếu tố quan trọng cần có trong mẫu thư mời sự kiện nghệ thuật bao gồm:

• Mở đầu bằng lời chào độc đáo và sáng tạo, thể hiện sự tương tác giữa nghệ thuật và người nhận.
• Sử dụng ngôn ngữ nghệ thuật và hình ảnh hấp dẫn để mô tả sự kiện và tạo sự tò mò.
• Thông báo về nghệ sĩ hoặc các tác phẩm nghệ thuật nổi tiếng sẽ xuất hiện trong sự kiện.
• Cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm, thời gian và chương trình sự kiện.
• Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, khuyến khích người nhận tham gia và trải nghiệm sự kiện nghệ thuật độc đáo này.

Mẫu thư mời tham gia liên hoan cuối năm

Liên hoan cuối năm là sự kiện tổng kết lại một năm làm việc của doanh nghiệp. Đối tượng tham gia bao gồm nhân viên công ty và có thể có mặt thêm đối tác, khách hàng. Vì vậy, thư mời cần dùng ngôn từ trang trọng, có đầy đủ thông tin về buổi liên hoan này. Doanh nghiệp có thể ghi thêm các tiết mục trong sự kiện để khách mời nắm bắt và sắp xếp tham gia.

Lưu ý khi viết thư mời tham dự sự kiện

• Xác định đúng đối tượng nhận thư: Trước khi viết, cần xác định rõ đối tượng người nhận: khách hàng, đối tác, nhà báo, chuyên gia… Qua đó bạn có thể lựa chọn giọng văn phù hợp và cá nhân hóa nội dung.
• Tiêu đề thư rõ ràng, nổi bật: Tiêu đề là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy. Vì vậy nội dung này cần cần ngắn gọn, súc tích và phản ánh đúng mục tiêu sự kiện. Tiêu đề nên nêu rõ loại sự kiện và tên chương trình, chẳng hạn như “Thư mời tham dự lễ khai trương showroom ABC” hoặc “Kính mời quý đối tác đến buổi hội thảo chuyên đề XYZ”.
• Thông tin sự kiện đầy đủ, chính xác: Thư mời cần trình bày rõ ràng các thông tin cơ bản về sự kiện, bao gồm: tên sự kiện, ngày giờ, địa điểm tổ chức và nội dung chính. Người nhận cần biết họ đang được mời đến đâu, khi nào và với mục đích gì để đưa ra quyết định tham gia nhanh chóng.
• Ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Thư mời cần thể hiện sự trân trọng đối với người được mời. Hãy sử dụng ngôn ngữ nhã nhặn, đúng chuẩn văn phong hành chính hoặc marketing, tùy vào từng đối tượng. Tránh viết dài dòng, rườm rà hoặc sử dụng các từ ngữ thiếu nghiêm túc.
• Chữ ký và thông tin người gửi đầy đủ: Phần cuối thư nên có tên người gửi, chức danh, tên đơn vị tổ chức và thông tin liên hệ (số điện thoại, email). Điều này giúp người nhận cảm thấy thư mời đáng tin cậy và biết cách liên hệ nếu cần thêm thông tin.

Lời kết

Bài viết trên đã gửi đến bạn cách viết thư mời và những mẫu thư mời tham dự sự kiện cho từng loại hình. Hy vọng bạn đã có thể tạo ra những thư mời thú vị và hấp dẫn. Chúc bạn thành công trong việc tổ chức sự kiện và thu hút được sự tham  gia của nhiều người.

Để được tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện, quý khách vui lòng liên hệ hotline 028 2210 8297. Ngoài ra khách hàng có thể gửi yêu cầu cho chúng tôi qua Zalo hoặc Email. Đội ngũ nhân viên NCA sẽ hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất.

Xem thêm: Thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín – chuyên nghiệp

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA

• Trụ sở: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
• VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Hotline: 028 2210 8297
• Email: info@nca.vn