Tổ chức sự kiện không còn là một khái niệm xa lạ với bất kì ai. Mỗi sự kiện khi được tổ chức ra đều nhằm phục vụ cho một mục đích nào đó của cá nhân, doanh nghiệp. Các sự kiện này có thể đa dạng về loại hình và quy mô. Có thể đó là sự kiện cá nhân như sinh nhật, đám cưới, cho đến các sự kiện công ty như hội nghị, triển lãm, hoặc các sự kiện công cộng như lễ hội, hội chợ, buổi hòa nhạc.
Vậy tổ chức sự kiện là gì? Có những hình thức tổ chức sự kiện nào? Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước nào để sự kiện diễn ra thành công? Và bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện trọn gói ở đâu? Tất cả sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.
Qua bài viết này NCA muốn chia sẻ thêm với các bạn những vấn đề liên quan tới tổ chức sự kiện.
Một buổi sự kiện Year End Party được tổ chức bởi NCA x NovaGroup
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là quá trình thực hiện một chương trình, sự kiện từ lúc lên ý tưởng đến lúc thi công và kết thúc. Quy trình tổ chức sự kiện gồm các bước từ lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức. Lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang dần phát triển mạnh mẽ. Lý do là bởi các doanh nghiệp dần nhận thức được tầm quan trọng của các loại sự kiện trong truyền thông, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ.
Trong tiếng Anh, tổ chức sự kiện được gọi là Event Management hoặc Event Organization. Hiểu là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và triển khai một hoạt động diễn ra tại thời điểm và địa điểm xác định. Mục tiêu là tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền tải thông điệp, thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn với người tham dự.
Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Games, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như: đám cưới, sinh nhật, mừng lễ tốt nghiệp, tiệc chia tay, Year-end Party… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing: hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, triển lãm, ra mắt phim…
Xem thêm: Ekip tổ chức sự kiện: Gồm những ai? Giữ vị trí, vai trò gì?
2. Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay
Tp.Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng,… là các thành phố lớn thường xuyên tổ chức sự kiện. Mỗi tháng tại đây diễn ra hàng trăm sự kiện lớn nhỏ thuộc nhiều hình thức, lĩnh vực riêng biệt. Quy mô của những sự kiện này có thể từ vài chục người cho đến hàng nghìn người. Tổ chức sự kiện ngoài quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì còn là cơ hội để gặp gỡ, hợp tác và đầu tư. Do đó mà các loại hình sự kiện ngày nay cũng rất đa dạng nhắm đáp ứng nhu cầu của người tổ chức. Một số loại hình có thể kể đến như lễ kỷ niệm, khai trương, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, đón tiếp đại biểu, lãnh đạo,…
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện. Dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành các loại hình như sau:
- Tổ chức Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành, Lễ khai trương…
- Tổ chức Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới,…
- Tổ chức Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
- Tổ chức Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing, lễ ra mắt phim…
- Tổ chức Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải,…
3. Cách phân loại các hình thức tổ chức sự kiện
Các sự kiện tùy thuộc vào mục đích mà có nhiều loại hình khác nhau. Do đó, người ta phân loại hình thức tổ chức sự kiện để dễ dàng chọn ra loại hình đúng nhu cầu và mong muốn nhãn hàng. Dưới đây là một số cách để phân loại hình thức event mà bạn và công ty có thể tham khảo.
Xem thêm: Thuê công ty tổ chức lễ kick-off chuyên nghiệp
Xem thêm: Kinh nghiệm Sampling sản phẩm
3.1. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Địa điểm tổ chức
Với tiêu chí phân loại này, bạn có thể phân loại thành địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà và địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Với mỗi địa điểm sẽ có cách thức chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị máy móc và phối hợp vận hành khác nhau.
3.2. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Mục tiêu tổ chức sự kiện
Có thể phân loại thành sự kiện formal (các sự kiện thông thường và nghiêng về phần lễ chính thống) hoặc sự kiện corporation (các sự kiện có mục tiêu quảng bá thương hiệu là chính)
3.3. Phân loại hình thức tổ chức sự kiện dựa vào Tính chất của sự kiện
Với những loại hình sự kiện thì chúng có những tính chất khác nhau. Mỗi loại mang một màu sắc riêng biệt, phục vụ từng mục đích của sự kiện đó mang lại. Các sự kiện thông thường bao gồm:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…
- Các sự kiện văn hoá
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…
3.4. Lưu ý khi phân loại hình thức tổ chức sự kiện
Việc phân loại các hình thức tổ chức sự kiện ở trên chỉ mang tính tham khảo tương đối. Bạn hoàn toàn có thể linh hoạt điều chỉnh tùy theo mục tiêu và nhu cầu cụ thể của nhãn hàng. Tuy nhiên, nếu bạn hoặc doanh nghiệp không có chuyên môn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, tốt nhất nên hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Những đơn vị này sở hữu kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự lành nghề cùng trang thiết bị sẵn có, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và nguồn lực nội bộ. Dẫu vậy, trên thị trường hiện nay có rất nhiều agency cung cấp dịch vụ này. Vì thế bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng để lựa chọn đúng đối tác uy tín, tránh những rủi ro không đáng có.
4. Mục đích của tổ chức sự kiện với doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện chính là mang đến những giá trị, kết quả mà nhà đầu tư, ban tổ chức mong muốn đạt được sau quá trình diễn ra chương trình sự kiện đó. Ngoài ra, mục đích của việc tổ chức sự kiện bao gồm:
- Truyền tải giá trị và thông điệp thương hiệu đến khách mời thông qua nội dung, hình ảnh, âm thanh và hoạt động tương tác.
- Quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng và đối tác, tăng nhận diện thương hiệu và thúc đẩy hành vi tiêu dùng.
- Tăng hiệu quả chiến dịch marketing, kết nối sự kiện với các kênh truyền thông như PR, digital, social media.
- Mở rộng quan hệ B2B và B2C, tạo cơ hội gặp gỡ, kết nối và hợp tác lâu dài với đối tác, khách hàng tiềm năng.
- Gây quỹ thiện nguyện, lan tỏa tinh thần nhân văn và thu hút đóng góp từ người tham dự.
- Tri ân khách hàng, đối tác và nhân sự thông qua các hoạt động gắn kết và vinh danh.
- Thúc đẩy tuyển dụng, xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng (employer branding).
- Tăng cường giao lưu nội bộ, nâng cao tinh thần teamwork và củng cố văn hóa doanh nghiệp.
- Tổ chức hội thảo, brainstorming chiến lược, quy tụ nhân sự để hoạch định kế hoạch mới.
Xem thêm: Top Agency Advertising uy tín tại Việt Nam
Xem thêm: Quy trình tổ chức Sự kiện Lễ Khai Trương
5. Vai trò của tổ chức sự kiện
- Xây dựng, quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp
- Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
- Là một phương tiện không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
- Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
- Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường
6. NCA communication – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp
CÔNG TY TỔ CHỨC ACTIVATION & EVENT CHUYÊN NGHIỆP – NCA luôn mang đến cho bạn sự hài lòng tuyệt đối. Với đội ngũ làm việc chuyện nghiệp, giàu kinh nghiệm từ khâu thiết kế đến khâu lắp đặt thi công, chắc chắn sẽ tạo cho bạn những dấu ấn khó phai trong những sự kiện đặc biệt.
Vì sao nên thuê Công ty tổ chức event NCA Communication:
- Chuyên môn và kinh nghiệm: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi am hiểu sâu về tiếp thị và linh hoạt thích ứng với những thay đổi trong ngành, giúp xây dựng chiến lược hiệu quả.
- Tối ưu hóa ngân sách: Chúng tôi giúp bạn phân bổ ngân sách hợp lý để đạt hiệu quả tối đa mà không lãng phí tài nguyên.
- Tăng hiệu suất tiếp thị: Hỗ trợ phát triển và triển khai các chiến lược tiếp thị đa kênh, từ digital, nội dung đến quảng cáo, nhằm thu hút đúng khách hàng mục tiêu.
- Sản xuất nội dung chất lượng: Đội ngũ sáng tạo của chúng tôi tạo ra nội dung hấp dẫn, giúp xây dựng thương hiệu mạnh và thu hút sự quan tâm từ khách hàng tiềm năng.
- Đo lường và phân tích: Cung cấp công cụ và báo cáo chi tiết giúp bạn theo dõi, đánh giá hiệu suất chiến dịch và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Giao phó hoạt động tiếp thị cho chuyên gia, bạn có thể tập trung nguồn lực vào phát triển kinh doanh hiệu quả hơn.
Chúng tôi đã và đang thành công trong việc hỗ trợ quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng mục tiêu. Do đó hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.
Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
LIÊN HỆ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở: 82A – 82B Dân Tộc, Phường Tân Sơn Nhì, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: