Các sự kiện từ thiện luôn được nhiều người, kể cả các bạn trẻ đón nhận nồng nhiệt. Điều này không chỉ bởi vì mỗi hoạt động từ thiện đều mang trong mình ý nghĩa nhân văn sâu sắc mà chúng còn tạo ra những tác động tích cực lan tỏa trong cộng đồng. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện từ thiện sao cho thật chuẩn là vấn đề đáng phải lưu tâm.

Dưới đây là 10 Bước cơ bản để tổ chức sự kiện từ thiện hoặc gây quỹ hoàn hảo nhất. Kế hoạch cho sự kiện gây quỹ bao gồm lên ý tưởng sự kiện, thu hút khách tham dự cho đến triển khai và truyền thông cho buổi từ thiện. Mời các bạn cùng theo dõi!

Xác định mục đích gây quỹ

Đây là bước đầu tiên và căn bản nhất khi tổ chức sự kiện từ thiện. Bạn cần xác định rõ hoạt động gây quỹ này là dành cho ai? Gây quỹ với mục đích gì? Và số tiền quyên góp được sẽ được sử dụng như thế nào? Hãy chuẩn bị giấy viết và trả lời các câu hỏi trên để thiết lập kế hoạch triển khai rõ ràng.

Các hoạt động liên quan đến từ thiện thường khá nhạy cảm nếu làm không đúng cách. Bước xác định mục đích gây quỹ sẽ giúp bạn hình dung ra chiến lược quảng cáo đúng đắn cho sự kiện. Đồng thời tránh các sự cố truyền thông không đáng có.

Đặt ra mục tiêu gây quỹ

Bạn mong muốn sự kiện từ thiện của mình sẽ huy động được bao nhiêu? Nguồn tiền gây quỹ được tính sau khi đã xem xét các nguồn thu khác nhau như tiền bán vé, đấu giá trực tiếp, quyên góp, tiền từ nhà tài trợ,… và trừ đi ngân sách phải bỏ ra cho buổi thiện nguyện.

Nên nhớ rằng gây quỹ không phải là mục đích duy nhất khi ta tổ chức sự kiện từ thiện. Mà qua các hoạt động này, một thương hiệu, nhãn hàng hay doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi về mặt truyền thông, mở rộng mối quan hệ của mình với nhiều đối tác, nhà hảo tâm hoặc thiện nguyện. Đó chính là lợi ích về lâu dài mà người tổ chức cần hướng tới.

Đặt ra mục tiêu quyên góp từ thiện
Tối ưu lượng tiền gây quỹ qua các hoạt động marketing truyền thông

Xác định ngân sách tổ chức

Khi đã đặt ra mục tiêu chương trình từ thiện, bước tiếp theo bạn cần thực hiện là xây dựng một kế hoạch chi tiêu chi tiết. Mức chi phí tối đa đã được cấp trên phê duyệt có thể đã nằm trong tay bạn, nhưng việc tính toán và dự toán toàn bộ kinh phí tổ chức sự kiện lại là một thách thức, đặc biệt khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.

Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các hoạt động cần thực hiện và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận báo giá càng sớm càng tốt. Nếu trong quá trình này bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, đừng ngần ngại gọi ngay hotline 0282.2108.297 để được tư vấn và hỗ trợ thêm.

Xác định đối tượng tham gia

Khi bạn xác định rõ nhóm đối tượng mình hướng tới, việc xây dựng chiến lược gây quỹ trở nên hiệu quả hơn và các hoạt động truyền thông cũng được điều chỉnh tối ưu. Sự kiện thiện nguyện của bạn có thu hút một đối tượng tham gia cụ thể hay không? Nó sẽ diễn ra với quy mô nhỏ trong khuôn viên trường học, ủy ban hay là sự kiện cộng đồng? Chỉ có một số người mới được tham dự hay bất kỳ ai cũng có thể tham gia?

Các sự kiện từ thiện quy mô nhỏ thường nhắm vào một nhóm đối tượng cụ thể để dễ dàng quản lý và tập trung nguồn lực. Tuy nhiên, dù sự kiện có quy mô thế nào, điều quan trọng là xây dựng một kế hoạch chi tiết từ việc xác định đối tượng tham gia đến lựa chọn địa điểm, thời gian và hình thức tổ chức phù hợp.

Xác định đối tượng tham gia sự kiện từ thiện
Sự kiện từ thiện ngoài trời thu hút nhiều người đến tham dự

Lên ý tưởng, chủ đề cho hoạt động

Chủ đề cho sự kiện từ thiện cũng chính là slogan quyết định ý nghĩa toàn bộ hoạt động này. Sau khi xác định được chủ đề, bạn mới có thể lựa chọn ý tưởng sự kiện độc đáo phù hợp với đối tượng khách mời. Cách tốt nhất là tìm kiếm sự tư vấn từ những chuyên gia dày dặn kinh nghiệm. Chỉ sau khi họ nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường ngành, đặc điểm cốt lõi của doanh nghiệp và mục tiêu của sự kiện, các chuyên gia mới có thể đề xuất cho bạn những chủ đề thú vị và phù hợp nhất.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức phù hợp cũng là yếu tố giúp nhiều người biết đến hơn, tạo cơ hội gia tăng khoản gây quỹ của mình. Một số địa điểm từ thiện phổ biến bao gồm: nhà văn hóa, sân vận động, khuôn viên ủy ban, trường học,… Ngân sách và đối tượng tham dự cũng ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn địa điểm.

Hãy chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan đến sự kiện, câu hỏi cần thiết để khảo sát địa điểm nhằm đảm bảo tối ưu chi phí bỏ ra. Đồng thời, bạn cũng nên cân nhắc kết hợp tổ chức sự kiện gây quỹ trực tuyến để mở rộng phạm vi tiếp cận đối với khách mời bên ngoài, tạo cơ hội tăng cường nguồn quyên góp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện từ thiện

Truyền thông cho sự kiện

Mỗi sự kiện đều cần chiến lược truyền thông hiệu quả để thu hút đối tượng mục tiêu. Bên cạnh các hình thức quảng cáo truyền thống như phát tờ rơi, gửi thư mời hay treo poster, bạn có thể khai thác tối đa sức mạnh của marketing online. Với xu hướng digital marketing đang lên ngôi nhờ sự phát triển vượt bậc của MXH, các kênh truyền thông online hiện nay mang lại tiềm năng lớn trong việc thu hút khách mời và nhà tài trợ. Vì vậy, đừng bỏ qua việc triển khai các chiến lược truyền thông qua email, thư mời điện tử, quảng cáo trực tuyến và các nền tảng MXH để mở rộng phạm vi tiếp cận đến nhiều người hơn.

Phương tiện truyền thông xã hội sử dụng 3 dạng hình ảnh, thông tin chữ và video để truyền tải thông điệp. Đối với các nền tảng như Facebook, Instagram, Twitter (X),… ta sẽ chú trọng vào hình ảnh và chữ. Còn các nền tảng về video như Tiktok, Youtube thì ta sẽ đầu tư hơn vào nội dung video. Mỗi trang MXH đều có đặc điểm và thế mạnh riêng nên cần phải nghiên cứu tìm ra chiến lược marketing hiệu quả nhất.

Tổng duyệt và tổ chức sự kiện từ thiện

Bước tổng duyệt tưởng chừng đơn giản nhưng lại là yếu tố không được bỏ qua. Đây là cơ hội rà soát toàn bộ các khâu chuẩn bị, phát hiện sớm sai sót và khắc phục kịp thời trước ngày diễn ra sự kiện chính thức. Hãy tìm đến công ty tổ chức sự kiện uy tín để nhận tư vấn về quy trình, kịch bản và chi phí. Việc này sẽ giúp bạn chuẩn bị sự kiện chu đáo và thu hút sự quan tâm của khán giả.

Tổng duyệt và tổ chức sự kiện từ thiện

Ứng dụng công nghệ vào sự kiện

Ngân sách trung bình cho hoạt động từ thiện thường không quá lớn. Do đó, người tổ chức cần phải tìm mọi cách tối ưu nguồn chi nhưng vẫn đạt hiệu quả tiếp thị tốt. Việc ứng dụng công nghệ hiện đại là giải pháp hoàn hảo để giảm thiểu hạng mục, số lượng nhân sự mà còn tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện.

Một số sự kiện ngày nay đã áp dụng hình thức bán vé online giúp tăng tính tiện lợi. Email tự động bao gồm thông tin hoạt động từ thiện, thông tin vé sẽ được gửi khi khách hàng tiến hành đặt vé. Ngoài ra, các MXH cũng có tính năng hẹn lịch đăng bài và theo dõi số lượng người tương tác bài viết. Qua đó doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát kế hoạch đăng nội dung của buổi thiện nguyện.

Truyền thông sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, hoạt động truyền thông vẫn giữ vai trò không kém phần quan trọng. Doanh nghiệp nên tiếp tục chia sẻ thông tin trên các kênh mạng xã hội trong vài ngày sau đó. Trong khoảng thời gian này, việc gửi thư cảm ơn và gửi báo cáo kết quả cho các nhà tài trợ, cùng với việc đăng tải hình ảnh và video ghi lại những tác động tích cực của sự kiện, sẽ giúp cộng đồng hiểu rõ hơn về giá trị đóng góp của họ và tôn vinh những giá trị nhân văn mà doanh nghiệp mang lại.

Truyền thông sau sự kiện

Trên đây là 10 bước cơ lên ý tưởng tổ chức sự kiện từ thiện và hoạt động gây quỹ thành công. Bạn đã sẵn sàng cho đợt quyên góp kế tiếp chưa? Hãy cầm bút và giấy, bắt đầu xây dựng kế hoạch ngay từ bây giờ dựa trên những gợi ý này và chờ đón thành quả nhé!

Nếu bạn có nhu cầu tư vấn, yêu cầu báo giá tổ chức sự kiện từ thiện, vui lòng liên hệ NCA qua hotline 0282.2108.297 hoặc thông tin bên dưới.

Thông tin liên hệ:

  • Địa chỉ: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
  • Hotline: 028 2210 8297
  • Email: truyenthongnca@gmail.com

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

02822108297