Lễ khánh thành là sự kiện được tổ chức khi doanh nghiệp, chủ đầu tư hoàn tất quá trình xây dựng và sẵn sàng đưa công trình vào hoạt động. Ngoài ra, sự kiện khánh thành còn là cơ hội để doanh nghiệp gửi lời tri ân gửi khách hàng, đối tác và nhà thầu của mình. Vậy làm thế nào để tổ chức buổi lễ khánh thành thật sáng tạo, mới mẻ? Quy trình tổ chức sự kiện khánh thành thế nào để chương trình diễn ra thành công? Cùng NCA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành (hay còn gọi là lễ ra mắt công trình, lễ cắt băng khánh thành) là sự kiện đánh dấu chính thức việc khai trương một địa điểm mới như nhà máy, tòa nhà, cửa hàng, công trình công cộng hoặc dự án đầu tư. Trong tiếng Anh, Lễ khánh thành được gọi là “inauguration ceremony”.
Sự kiện này là dịp để doanh nghiệp, chủ đầu tư giới thiệu quy mô, tầm vóc và ý nghĩa của công trình đến đối tác, khách hàng, cộng đồng và truyền thông. Lễ khánh thành thường được tổ chức trang trọng với các nghi thức như cắt băng, phát biểu, tham quan và có thể đi kèm các hoạt động truyền thông nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành
Tổ chức sự kiện khánh thành đòi hỏi quá trình chuẩn bị đến triển khai thật kỹ lưỡng. Dưới đây là quy trình tổ chức lễ khánh thành chi tiết thực hiện bởi NCA:
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch tổng thể
- Xác định mục tiêu sự kiện: Mục tiêu chính của lễ khánh thành đó là thông báo sự hoàn thành của một dự án công trình đến khách hàng, đối tác và truyền thông. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp các hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới hoặc tiếp thị nhằm tối ưu hiệu quả truyền thông từ sự kiện. Đồng thời tạo nền tảng cho các mối quan hệ hợp tác chiến lược trong tương lai.
- Phân tích quy mô và đối tượng tham dự: Ước tính số lượng khách mời, phân loại nhóm (VIP, báo chí, khách hàng tiềm năng…), từ đó xác định hình thức tổ chức phù hợp.
- Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức: Cân nhắc các yếu tố như điều kiện thời tiết, phong thủy, hạ tầng giao thông, mức độ thuận tiện cho việc triển khai kỹ thuật và tiếp đón khách.
- Tính toán chi phí: Bao gồm chi phí cho hậu cần, trang thiết bị, ấn phẩm sự kiện, quà tặng, nhân sự điều phối, chi phí truyền thông và phát sinh dự phòng.
- Tuyển nhà cung cấp, nhân sự sự kiện: Gồm MC, lễ tân, nghệ sĩ biểu diễn, ê-kíp kỹ thuật, đội ngũ setup, makeup và quay phim chụp hình chuyên nghiệp.
Giai đoạn 2: Xây dựng nội dung và thiết kế
- Xây dựng kịch bản chi tiết: Một kịch bản hoàn chỉnh bao gồm tất cả các phần: nghi lễ mở màn, phát biểu, trình chiếu video, biểu diễn nghệ thuật, nghi thức khánh thành và phần tiệc/tham quan nếu có.
- Chuẩn bị nội dung phát biểu và tư liệu truyền thông: Soạn thảo lời phát biểu trang trọng, giới thiệu dự án hoặc công trình, đồng thời chuẩn bị video clip giới thiệu, TVC, file trình chiếu hoặc infographics.
- Thiết kế bộ nhận diện sự kiện (POSM): Gồm backdrop sân khấu, thư mời, standee, banner, băng rôn, bộ quà tặng và các hạng mục trang trí theo concept chủ đạo.
- Lựa chọn nghi thức khánh thành phù hợp: Tuỳ theo tính chất sự kiện có thể sử dụng nghi thức truyền thống (cắt băng, đập trống) hoặc hiện đại (thắp sáng biểu tượng, kích hoạt LED, countdown trên màn hình cảm ứng…).
Giai đoạn 3: Triển khai và truyền thông
1. Triển khai truyền thông đa kênh: Lên kế hoạch truyền thông trước sự kiện: gửi thông cáo báo chí, tạo landing page, đăng tải nội dung lên fanpage, email mời khách, sử dụng các kênh PR và digital media.
2. Thi công lắp đặt hạ tầng sự kiện:
- Lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng – LED.
- Trang trí cổng chào, khu vực check-in, lối dẫn thảm đỏ.
- Chuẩn bị khu tiếp khách, bàn ghế, mái che, nước uống.
- Lắp đặt WC lưu động, khu vực hậu trường, khu vực kỹ thuật.
3. Tổng duyệt chương trình: Tiến hành rehearsal với toàn bộ nhân sự sự kiện, kiểm tra hệ thống kỹ thuật và rà soát rủi ro để xử lý kịp thời.
Giai đoạn 4: Vận hành & điều phối onsite
Tiếp đón khách mời: Lễ tân túc trực tại cổng đón khách, check-in, phát tài liệu, hướng dẫn đến đúng vị trí theo sơ đồ phân loại.
Tổ chức theo timeline đã xây dựng:
- Khai mạc: phát biểu đại diện doanh nghiệp, lãnh đạo địa phương hoặc khách mời danh dự.
- Trình diễn nghệ thuật, múa lân sư rồng hoặc tiết mục mở màn.
- Nghi thức khánh thành: cắt băng, kích hoạt dự án, kết hợp hiệu ứng sân khấu đặc biệt.
- Tiệc nhẹ, tham quan khuôn viên công trình hoặc hoạt động tương tác.
Giai đoạn 5: Kết thúc sự kiện
- Lời cảm ơn & kết thúc sự kiện: Đại diện chủ đầu tư phát biểu bế mạc, cảm ơn các bên liên quan và mời khách tham dự bữa tiệc hoặc tham quan công trình.
- Hướng dẫn khách ra về: Lễ tân hỗ trợ khách mời di chuyển, nhận quà tặng (nếu có) và thu thập feedback trực tiếp tại chỗ.
- Truyền thông hậu kỳ: Biên tập hình ảnh, video recap, bài viết cảm ơn, chia sẻ báo chí và tài liệu truyền thông để lan toả hiệu quả sự kiện sau khi kết thúc.
Lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành trọn gói cùng NCA Communication
Với sự đa dạng về quy mô, loại hình và đặc thù từng ngành nghề, việc tổ chức lễ khánh thành đòi hỏi một kế hoạch bài bản, yêu cầu sự phối hợp chuyên môn cao giữa nhiều bộ phận. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tổ chức lễ khánh thành trọn gói. Tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực và đảm bảo hiệu quả truyền thông.
NCA Communication cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp từ A-Z. Chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng từ tư vấn ý tưởng, khảo sát địa điểm, xây dựng kịch bản, cho đến triển khai thi công, điều phối và truyền thông sự kiện.
Dịch vụ lễ khánh thành trọn gói của NCA Communication bao gồm:
- Sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình LED, nhà bạt không gian… được nhập khẩu và bảo trì định kỳ, đảm bảo chất lượng chuyên nghiệp.
- Đội ngũ MC, PG, người mẫu, nghệ sĩ biểu diễn, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ nổi tiếng…
- Đạo diễn sự kiện giàu kinh nghiệm, có tư duy sáng tạo, kỹ năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh. Đặc biệt am hiểu nghi thức khánh thành và quy chuẩn tổ chức chuyên nghiệp.
- Dịch vụ media: Quay phim, chụp hình, dựng video highlight, flycam, livestream
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở: 82A – 82B Dân Tộc, Phường Tân Sơn Nhì, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: