Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là công cụ giúp doanh nghiệp xác định, kiểm soát và phân bổ ngân sách một cách hiệu quả. Vì vậy trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần lập bảng dự trù kinh phí các hạng mục. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước lập bảng dự trù chi tiết mới nhất. Bên cạnh đó là những lưu ý và mẹo tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện tối ưu.
Vì sao cần lập bảng dự trù kinh phí?
Kiểm soát chi tiêu và tối ưu hóa nguồn lực
Bảng dự trù kinh phí đóng vai trò như công cụ hoạch định tài chính chiến lược, giúp phân bổ kinh phí khoa học cho từng hạng mục. Việc lập kế hoạch chi tiết từ đầu cho phép nhà tổ chức đưa ra các quyết định phù hợp với quy mô và mục tiêu của chương trình.
Ví dụ: Với ngân sách 200 triệu, bạn có thể chia 60 triệu cho thuê sân khấu, 40 triệu cho âm thanh ánh sáng, 30 triệu cho nhân sự và 20 triệu dự phòng rủi ro. Con số này có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu, quy mô chương trình sự kiện.
Tránh bỏ sót hạng mục quan trọng
Sự kiện càng lớn thì càng có nhiều hạng mục cần chi tiêu. Đặc biệt đối với các chi phí ẩn như bảo hiểm sự kiện, giấy phép âm nhạc, hoặc chi phí vận chuyển thiết bị,… Việc lập bảng dự trù giúp bạn liệt kê ra các chi phí này ngay từ giai đoạn lên kế hoạch.
Thể hiện sự chuyên nghiệp
Đối tác và nhà tài trợ thường yêu cầu xem bảng dự trù kinh phí trước khi quyết định hợp tác. Điều này giúp họ đánh giá mức độ minh bạch và tính khả thi của kế hoạch tổ chức. Bảng dự trù kinh phí chuyên nghiệp sẽ liệt kê rõ các chi phí, chia theo từng hạng mục cụ thể. Các bên có thể nhìn vào đây mà điều chỉnh hạng mục tổ chức sao cho hợp lý nhất.
Ngoài ra, bảng dự trù còn thể hiện cách bạn sử dụng nguồn lực hiệu quả. Qua đó, đối tác có thể thấy rằng thương hiệu của họ được đặt đúng vị trí và ngân sách được đầu tư hợp lý.
Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi triển khai
Trước khi lập ngân sách, cần làm rõ những thông tin nền tảng sau:
- Loại sự kiện: hội nghị khách hàng, buổi ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, hội thảo chuyên đề…
- Số lượng khách tham dự: Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến gần như toàn bộ chi phí.
- Thời gian, địa điểm tổ chức: Sự kiện kéo dài 2 giờ hay 6 giờ, tổ chức tại trung tâm hội nghị hay không gian ngoài trời?
Ví dụ: Tổ chức hội thảo 150 khách trong 4 tiếng tại khách sạn 4 sao có thể tốn từ 20-40 triệu cho địa điểm, chưa bao gồm tiệc nhẹ.
Bước 2: Lên danh sách hạng mục chi phí
Bảng dự trù cần bao quát toàn bộ các yếu tố cấu thành sự kiện. Dưới đây là những nhóm chi phí phổ biến:
- Chi phí địa điểm: Thuê sảnh, phòng họp, bãi đậu xe, vệ sinh…
- Thiết bị kỹ thuật: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, máy chiếu, LED…
- Dịch vụ nhân sự: MC, lễ tân, điều phối viên, đội kỹ thuật vận hành.
- Ẩm thực: Teabreak, finger food hoặc buffet theo đầu người. (Ví dụ: 500.000 VND/người × 100 khách = 50 triệu VND)
- Truyền thông quảng bá: Thiết kế ấn phẩm, chạy quảng cáo Facebook, PR báo chí.
- Trang trí – POSM: Backdrop, standee, photobooth, bàn check-in…
- Quà tặng: Túi quà, voucher, sản phẩm mẫu…
- Chi phí pháp lý và khác: Xin giấy phép, bảo hiểm sự kiện, phí phát sinh.
Cùng một hạng mục nhưng mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ có bảng giá, chất lượng và chính sách riêng. Do đó, bạn nên khảo sát ít nhất 2-3 nhà cung cấp cho mỗi hạng mục để có lựa chọn tối ưu nhất về chi phí.
Bước 3: Ước lượng và đối chiếu chi phí thực tế
Sau khi liệt kê đầy đủ các đầu việc, bạn cần:
- Gửi yêu cầu báo giá đến nhiều nhà cung cấp.
- So sánh chi phí và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với ngân sách.
- Ghi chú rõ đơn vị tính (theo gói, theo giờ, theo đầu người…) để dễ quản lý.
Ví dụ: Nếu thuê màn hình LED P3 kích thước 3x4m trong 5 giờ có giá khoảng 12-15 triệu VND. Lấy giá trung bình 13 triệu làm mốc dự trù.
Bước 4: Dự phòng chi phí rủi ro
Luôn dành ra tối thiểu 10% tổng ngân sách để xử lý tình huống ngoài kế hoạch. Một số tình huống thường thấy như mái che, phát sinh thêm khách mời, thiết bị hỏng hóc cần thay thế,…
Bước 5: Quản lý và điều chỉnh ngân sách
- Sử dụng Excel hoặc phần mềm chuyên dụng như Google Sheets, Notion hoặc phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Monday.com).
- Ghi chép chi phí thực tế ngay sau mỗi khoản thanh toán.
- Định kỳ đối chiếu giữa dự trù và thực chi để kiểm soát ngân sách sát sao.
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Để dễ hình dung hơn, NCA đã tạo 1 mẫu bảng dự trù kinh phí để bạn có thể tham khảo. Hãy xem ngay dưới đây nhé:
| STT | Hạng mục | Chi tiết | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Chi phí thiết kế & in ấn | Poster A2 in màu cán màng | Tấm | 10 | 50,000 | 500,000 |
| 2 | Standee khung sắt cao 1m8, in decal PP | Bộ | 4 | 350,000 | 1,400,000 | |
| 3 | Thiệp mời in giấy mỹ thuật, phong bì kèm theo | Cái | 100 | 15,000 | 1,500,000 | |
| 4 | Bandroll treo ngang 4m | Cái | 2 | 400,000 | 800,000 | |
| 5 | Welcome banner khổ 1m2x2m in bạt Hiflex | Cái | 1 | 600,000 | 600,000 | |
| 6 | Chi phí thuê địa điểm | Thuê hội trường khách sạn 4 sao (4 giờ) | Buổi | 1 | 15,000,000 | 15,000,000 |
| 7 | Thuê bãi đỗ xe cho khách VIP | Buổi | 1 | 2,000,000 | 2,000,000 | |
| 8 | Chi phí trang trí | Hoa trang trí sảnh và sân khấu | Gói | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 |
| 9 | Bóng bay, vật liệu trang trí khác | Gói | 1 | 2,000,000 | 2,000,000 | |
| 10 | Giỏ hoa để bàn | Giỏ | 10 | 300,000 | 3,000,000 | |
| 11 | Thuê thiết bị | Âm thanh (loa, micro, mixer) | Gói | 1 | 6,000,000 | 6,000,000 |
| 12 | Hệ thống ánh sáng sân khấu | Gói | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 | |
| 13 | Máy chiếu + màn chiếu | Bộ | 1 | 2,000,000 | 2,000,000 | |
| 14 | Màn hình LED P3 (3x4m) | Bộ | 1 | 13,000,000 | 13,000,000 | |
| 15 | Chi phí quảng bá sự kiện | Đăng bài PR báo điện tử | Bài | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| 16 | Chạy quảng cáo Facebook 7 ngày | Gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 | |
| 17 | Chi phí thuê ngoài | MC dẫn chương trình chuyên nghiệp | Buổi | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| 18 | Lễ tân mặc đồng phục đón khách | Người | 4 | 600,000 | 2,400,000 | |
| 19 | Ca sĩ biểu diễn 1 tiết mục | Người | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 | |
| 20 | Đội múa khai mạc | Nhóm | 1 | 4,000,000 | 4,000,000 | |
| 21 | Diễn giả chuyên môn | Người | 1 | 7,000,000 | 7,000,000 | |
| 22 | Hậu cần | Nước uống, bàn ghế, dù che, thảm đỏ… | Gói | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 |
| 23 | Chi phí phát sinh | Dự phòng 10% tổng ngân sách | % | Tính sau | ||
| 24 | Chi phí tổng |
Mẹo quản lý chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả
Ưu tiên địa điểm tích hợp dịch vụ
Chọn địa điểm đã bao gồm sẵn bàn ghế, âm thanh và ánh sáng cơ bản. Điều này giúp tiết kiệm chi phí thuê thiết bị và giảm thời gian lắp đặt. Một số khách sạn, trung tâm hội nghị thường cung cấp gói thuê trọn gói từ 12-25 triệu đồng, đã bao gồm các hạng mục cơ bản.
Đàm phán với nhà cung cấp
Luôn yêu cầu báo giá từ ít nhất 2-3 đơn vị. Khi tham khảo dịch vụ bạn cần so sánh kỹ điều khoản và phạm vi dịch vụ. Nên thương lượng giảm giá nếu bạn sử dụng nhiều dịch vụ cùng lúc hoặc cam kết hợp tác lâu dài.
Mẹo: Thuê các hạng mục như âm thanh, ánh sáng và LED thành một gói combo. Điều này giúp doanh nghiệp đầu tư tiết kiệm được 10-15% so với thuê riêng lẻ.
Tận dụng nguồn lực có sẵn
Không phải công việc nào cũng cần phải thuê dịch vụ ngoài. Những nhiệm vụ đơn giản như đón khách, hỗ trợ hậu trường hoặc điều phối nhẹ có thể do nhân sự nội bộ đảm nhiệm. Ngoài tiết kiệm chi phí, cách này còn giúp gắn kết đội ngũ với chương trình.
Cắt giảm chi phí không cần thiết
- Cân nhắc loại bỏ các chi phí không mang lại giá trị rõ rệt cho người tham dự.
- Thay vì in tài liệu giấy, bạn hãy chuyển sang sử dụng mã QR để cung cấp tài liệu hoặc agenda.
- Trang trí theo concept tối giản giúp tạo không gian hiện đại và giúp tiết kiệm chi phí.
Các rủi ro sự kiện thường gặp và cách xử lý
Rủi ro:
- Mưa, gió lớn hoặc nắng gắt ảnh hưởng đến tiến độ, trải nghiệm khách mời.
- Mất âm thanh, ánh sáng chập chờn, màn hình LED không hoạt động.
- MC đến trễ, thiếu lễ tân, đội múa không có mặt.
- Ghế trống, thiếu không khí, ảnh hưởng hình ảnh sự kiện.
- Nội dung chương trình bị kéo dài hoặc rút ngắn bất ngờ
- Hình ảnh âm thanh sự kiện không đạt chất lượng (Ảnh mờ, video bị rung, livestream bị gián đoạn)
- Không đủ chi cho các hạng mục cuối, phát sinh làm vượt ngân sách.
Khắc phục:
- Luôn có phương án dự phòng: thuê mái che, nhà bạt hoặc chuyển sang không gian trong nhà. Dự báo thời tiết trước 3-5 ngày để chủ động kế hoạch.
- Kiểm tra kỹ thuật toàn bộ trước khi sự kiện bắt đầu; Luôn có thiết bị dự phòng (micro, loa, dây nguồn…); Thuê đơn vị kỹ thuật chuyên nghiệp có người trực xuyên suốt chương trình.
- Có danh sách liên hệ khẩn cấp và người thay thế cho từng vai trò quan trọng; Kiểm tra mặt người đủ từ 1-2 giờ trước sự kiện.
- Gửi lời mời sớm, nhắc lại 1 ngày trước sự kiện.
- Chuẩn bị MC chuyên nghiệp để linh hoạt điều phối thời gian; Có timeline dự phòng và thời gian trống để giãn hoặc rút ngắn chương trình.
- Thuê đội media chuyên nghiệp có kinh nghiệm quay chụp sự kiện; Kiểm tra đường truyền internet nếu có livestream.
- Dự phòng 10-15% ngân sách tổng để xử lý tình huống ngoài kế hoạch.
Kết luận
Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Hy vọng bạn đã có những thông tin hữu ích để bắt đầu lập kế hoạch ngân sách thật hiệu quả.
Nếu gặp khó khăn nào trong quá trình tổ chức sự kiện, hoặc bạn có nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, hãy liên hệ ngay NCA để được tư vấn miễn phí:
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: