Quy trình tổ chức Tổ chức sự kiện Lễ khai trương | Công ty Tổ chức Lễ Khai Trương NCA

Lễ khai trương, là sự kiện trọng đại vô cùng quan trọng, bởi đây chính là dịp để các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu, địa điểm kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ tới công chúng, đánh dấu sự khởi đầu mới với hy vọng gặt hái thành công trong quá trình kinh doanh sắp tới của mình.

1. Tổ chức Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp. Tổ chức “lễ khai trương” không chỉ là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh. Cũng có thể là giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng mà nó còn mang giá trị tinh thần, phong thủy.

Lợi ích khi tổ chức sự kiện Lễ Khai Trương

Việc tổ chức “lễ khai trương” thành công và ấn tượng sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp trên con đường hoạt động và phát triển trong tương lai. Không chỉ mang lại niềm vui, niềm phấn khích trong ngày đầu tiên. Việc tổ chức “lễ khai trương” văn phòng làm việc còn đem lại nhiều lợi ích khác:

• Là đánh dấu bước khởi đầu của 1 công việc.
• Công việc sẽ thuận lợi, thuận buồm xuôi gió.
• Tạo tiếng vang, là một dịp để quảng bá thương hiệu rất hiệu quả, đặc biệt là sẽ thu hút được nhiều người dân xung quanh.
• Đây là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn, cũng như mở rộng quan hệ, tạo uy tín với các đối tác và khách hàng tiềm năng.
• Về đối nội, các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của thành viên công ty.

Xem thêm: Quy trình tổ chức Sampling Sản phẩm

Xem thêm: Kinh nghiệm chọn công ty tổ chức activation uy tín

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương doanh nghiệp thành công

Sau đây sẽ là 1 số kinh nghiệm mà bạn có thể áp dụng để có 1 lễ khai trương cửa hàng thành công rực rỡ.

1. Đặt mục tiêu cho sự kiện tổ chức Lễ khai trương

Đừng tổ chức khai trương cửa hàng khi chưa có mục tiêu rõ ràng hay kế hoạch cụ thể. Vào ngày khai trương, ít nhất bạn cần đặt ra 1 mục tiêu về số lượng khách hàng hay đối tượng khách hàng sẽ đến tham gia.

Khi có con số dự kiến này bạn có thể dễ dàng dự trù số lượng tồn kho, nguyên vật liệu, số lượng quà tặng, … cho khách hàng đầy đủ.

Nếu như bạn muốn thu thập contact khách hàng tiềm năng thì cũng nên đặt ra con số cụ thể cho mục tiêu này. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt mục tiêu về nhận diện thương hiệu sau buổi lễ.

2. Chuẩn bị trước cho ngày lễ khai trương từ sớm

Đừng để nước đến chân mới nhảy. Nếu bạn muốn có 1 buổi lễ khai trương chỉn chu, hoàn hảo thì hãy chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ từ sớm để các công việc trong buổi lễ khai trương cửa hàng được diễn ra suôn sẻ và ăn ý.

Giả sử bạn dự định thuê địa điểm tổ chức sự kiện khai trương thì cũng cần liên hệ sớm với đơn vị tổ chức. Nếu không dễ bị trùng lịch vào giờ đã định khai trương, làm mất thời gian phải tìm các địa điểm khác, hoặc có khi địa điểm lại không được ưng ý.

Ngoài ra nếu định tổ chức khai trương ngay tại cửa hàng, công ty thì bạn cũng cần chuẩn bị sớm các loại quà tặng, vật phẩm, đồ ăn uống trong bữa tiệc,…

Xem thêm: Quy trình Tổ chức sự kiện hiệu quả nhất

Xem thêm: Vì sao nên tổ chức chạy Roadshow

3. Bám sát ngân sách, quản lí tài chính

Chi phí các dịch vụ có thể đẩy bạn vượt quá ngân sách nếu bạn không lập kế hoạch cho chúng. Nhiều địa điểm tổ chức lễ khai trương của công ty yêu cầu bạn trả thêm phí. Việc bạn phải làm và chú ý là xem xét kỹ hợp đồng trước khi ký để đảm bảo bạn không bị tính phí cho những điều bạn chưa thảo luận trước đó.

Theo kinh nghiệm, bạn nên dành 20% ngân sách tiếp thị của năm đầu tiên cho toàn bộ sự kiện khai trương cửa hàng. Đây là tỷ lệ hợp lý đủ để bạn có thể khởi động việc tiếp thị từ trước ngày lễ khoảng 2 tuần. Đến hết lễ khai trương mà vẫn đảm bảo ngân sách tiếp thị cho những tháng còn lại trong năm.

4. Thu hút bằng minigame, tiệc khai trương

Minigame và khuyến mãi trong ngày khai trương cửa hàng vừa khuấy động không khí. Nó vừa thu hút đông đảo sự quan tâm của khách hàng, khách mời tham dự. Bên cạnh những trò chơi vui nhộn, chủ cửa hàng nên lựa chọn quà tặng cho người chiến thắng là voucher mua hàng, ưu đãi giảm giá, tặng sản phẩm dùng thử…

Nếu cửa hàng của bạn là một nhà hàng thì bạn nên giới thiệu luôn các món ăn ngon nhất của tiệm cho khách hàng dùng thử trong buổi khai trương hoặc nếu bạn là một doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ làm đẹp thì có thể tặng các gói trải nghiệm thử hoặc voucher giảm giá cho lần đến sau. Một công đôi việc, vừa khai trương vừa giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến khách hàng.

5. Chọn công ty tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Lễ khai trương được xem là yếu tố quan trọng trong kế hoạch xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Từ đó họ có xu hướng tìm tới các công ty sự kiện, các công ty có chức năng tương tự để hỗ trợ thực hiện hoạt động này. Dưới là những hướng dẫn sơ lược về cách lựa chọn công ty có dịch vụ tổ chức lễ khai trương phù hợp nhất cho công ty của quý khách hàng.

1. Xác định tính chất, quy mô của lễ để chọn lựa công ty tổ chức sự kiện phù hợp.
2. Tìm hiểu phong cách thực hiện lễ  của các công ty sự kiện.
3. Nghiên cứu các lễ  đã được công ty sự kiện đó thực hiện trên thực tế và xem các phản hồi của những khách hàng hợp tác với công ty đó.

Kết luận

Chúng tôi hiểu rằng sẽ có nhiều thách thức khi bạn chuẩn bị một buổi lễ quan trọng như thế. Với những thách thức trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty với chi phí hiệu quả. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để tham khảo về các dịch vụ thay bạn gánh vác phần công việc chuẩn bị một buổi lễ hoành tráng ấy. Chúng tôi rất vui và hân hạnh khi được làm việc với bạn và có thể giúp bạn có được mức chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả chương trình.