Tổng hợp 7 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

quy-trinh-to-chuc-su-kien

Xây dựng Quy trình tổ chức sự kiện là việc mà một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải làm được. Quy trình tổ chức sự kiện có chặt chẽ, rõ ràng, cụ thể thì chương trình mới có thể diễn ra một cách suôn sẻ, thành công.

Để khách hàng hiểu rõ hơn về cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp,Truyền thông NCA sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm về tổ chức sự kiện thông qua 7 bước  trong Quy trình tổ chức sự kiện dưới đây.

1. Vì sao bạn cần tổ chức sự kiện? Có những loại hình sự kiện nào?

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động rất phổ biến, giúp truyền đi những thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn gửi đến khán giả, khách hàng, người tiêu dùng.

a) Mục đích của việc triển khai, tổ chức sự kiện.

thue-cong-ty-to-chuc-su-kien

– Giúp sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách tốt nhất.

– Giới thiệu thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng hiệu quả hơn.

– Tổ chức các hoạt động sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.

– Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư các đối tác, NPP khách hàng.

>> Tìm hiểu thêm: Gợi ý cách thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Sài Gòn.

b) Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay.

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Event show: trình diễn

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

cong-ty-to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

>> Tìm hiểu thêm: Các hình thức tổ chức activation được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

quy-trinh-to-chuc-su-kien

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

2. Quy trình tổ chức sự kiện của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

a) Nghiên cứu.

ke-hoach-chay-activation

> Có thể bạn quan tâm:

Cách lựa chọn đơn vị tổ chức Activation uy tín, chuyên nghiệp.

Các kỹ năng tối thiểu cần có của một PG Sampling sản phẩm chuyên nghiệp.

Đây được xem là bước quan trọng nhất để có thể tổ chức một chương trình thành công. Để xây dựng được một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, bạn cần nghiên cứu những nội dung chính sau:

– Loại hình sự kiện mà bạn sắp tổ chức.

– Chủ đề, thông điệp chính của sự kiện.

– Mục tiêu cuối cùng mà sự kiện muốn đạt được.

– Đối tượng tham gia của sự kiện.

– Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất.

– Ngân sách dự kiến của chương trình.

b) Xây dựng thông điệp chính của sự kiện.

Để làm được việc này, trước hết bạn cần phải xác định được loại hình sự kiện mà bạn sắp  tổ chức. Sau đó xây dựng ý tưởng, thông điệp xuyên suốt của chương trình.

agency-to-chuc-su-kien

Việc lên được một ý tưởng hay sẽ giúp gây ấn tượng đối với những người đến tham dự. Đồng thời, ý tưởng tổ chức sự kiện của bạn cũng cần phải đặc biệt để tạo ra sự khác biệt với đối thủ của bạn.

c) Lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Sau khi bạn đã thực hiện xong bước nghiên cứu và có được ý tưởng tổ chức sự kiện, bạn cần có một kế hoạch tổ  chức sự kiện rõ ràng nhất.

>> Tìm hiểu về dịch vụ tổ chức sự kiện tại Công ty Truyền thông NCA.

quy-trinh-to-chuc-su-kien

Bạn cần lên được các nội dung sau:

– Lựa chọn địa điểm sẽ tổ chức sự kiện: nhà hàng, khách hàng, trung tâm hội nghị, trường học, sân vận động,…

– Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện: đa số các sự kiện sẽ diễn ra vào buổi tối và các ngày cuối tuần. Đây là thời điểm mọi người có nhiều thời gian rảnh rỗi và thoải mái nhất.

– Xây dựng Timeline tổ chức sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn chủ động, làm chủ được chương trình, không gây “cháy” thời gian.

– Xây dựng kịch bản rõ ràng: nội dung chương trình là gì, có tổ chức minigame hay không, các tiết mục văn nghệ,…

– Lên thiết kế, in ấn cho chương trình. Nếu chương trình tổ chức ngoài trời cần sử dụng thêm phương án dù, bạt,…

– Set up sân khấu, địa điểm diễn ra sự kiện.

– Có phương án dự phòng để đề phòng những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

d) Phân công nhân sự.

Sau khi đã lên được kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết. Bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự để đảm bảo các khâu có thể hoạt động tốt nhất.

cong-ty-to-chuc-su-kien

Trong đó, các nhân sự trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, khách mời là: PG, PB, MC cần được training, đào tạo kỹ lưỡng về chuyên môn cũng như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Người đứng đầu cần có cái nhìn bao quát, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động đang diễn ra tại sự kiện, hạn chế tối đa những sự cố có thể xảy ra.

e) Chuẩn bị dàn dựng, set up sự kiện.

Thông thường, một sự kiện cần 1 đến 2 tuần để có thể chuẩn bị tùy vào quy mô, bao gồm các hoạt động, như:

– Dựng sân khấu, bạt, dù che

– May hoặc thuê đồng phục

– Tìm, chọn lựa, thuê PG-PB, MC, đội văn nghệ,…

– Thuê các thiết bị tổ chức sự kiện: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế,…

– Xin Giấy phép tổ chức sự kiện nếu tổ chức tại nơi công cộng.

– Gửi thiệp mời

– Các hoạt động truyền thông, quảng bá chương trình trước khi diễn ra.

thue-thiet-bi-to-chuc-su-kien

f) Triển khai, chạy chương trình.

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có  đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep

g) Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm.

Sau khi kết thúc chương trình, bạn cần tổng kết chi phí và thanh toán các phần chi phí còn lại với các hạng mục.

Sau đó, bạn cùng các đồng nghiệp, nhân sự đã tham gia chương trình họp, tổng kết và đánh giá hiệu quả của hoạt động. Để từ đó có cơ sở để có thể làm các chương trình sau tốt hơn.

thue-agency-chay-su-kien

Trên đây là các bước cơ bản nhất trong một Quy trình tổ chức sự kiện mà Truyền thông NCA muốn gửi đến bạn.

Nếu bạn đang cần một đơn vị hỗ trợ, tư vấn về cách tổ chức một sự kiện hiệu quả, chuyên nghiệp. Bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.

Tư vấn viên của NCA sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất để có thể hỗ trợ bạn một cách kịp thời nhất.

NCA – Đơn vị chuyên tổ chức activation tại Việt Nam

Địa chỉ: Tòa nhà La Astoria Plaza, 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM

Email: info.ncavietnam@gmail.com

Hotline: 028 2210 8297

Website: www.nca.vn

5 1 vote
Đánh giá bài viết
Subscribe
Notify of
guest
0 Bình luận
Inline Feedbacks
View all comments
028 2210 8297