Quy trình tổ chức event thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tỉ mỉ của một đơn vị tổ chức event. Mọi hoạt động được thực hiện theo nguyên tắc và quy trình, giúp dễ dàng kiểm soát và quản lý tiến độ. Hãy cùng NCA khám phá một quy trình tổ chức event chuyên nghiệp để tìm hiểu thêm!
Khâu chuẩn bị trước event
Trong mọi ngành nghề, bao gồm cả ngành tổ chức event, quy trình tổ chức event đóng vai trò quan trọng. Nó giúp chúng ta xác định mục tiêu và quy trình thực hiện. Nói cách khác, quá trình chuẩn bị tạo ra một bức tranh tổng quan về các công việc cần thực hiện, từ đó chúng ta có thể lựa chọn phương án thực hiện.
Tìm hiểu các thông tin cơ bản, chi tiết của event
Đây là một khâu vô cùng quan trọng, với vai trò tập hợp thông tin từ nhiều khía cạnh khác nhau của event mà khách hàng muốn tổ chức. Để thực hiện quy trình tổ chức event thành công, cần thu thập đầy đủ thông tin từ khách hàng, hiểu rõ hướng mà họ mong muốn triển khai. Điều này sẽ giúp chúng ta xây dựng ý tưởng và triển khai thực hiện event một cách hiệu quả.
Khảo sát địa điểm, vị trí tổ chức chương trình
Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần được lưu ý. Khi nghiên cứu về địa điểm, chúng ta cần quan tâm đến vị trí (có thuận tiện cho di chuyển bằng ô tô, có bãi đỗ xe không?), và cũng cần xem xét các yếu tố liên quan đến việc di chuyển của khách mời.
Cần lưu ý các yếu tố như cây xanh, tình trạng ánh nắng, và các yếu tố thời tiết khác để chuẩn bị các biện pháp như dù che, quạt gió, và cung cấp môi trường thoải mái cho khách mời.
>>> Mời bạn xem thêm: Ngành Tổ Chức Sự Kiện – Cùng NCA Giải Đáp Thắc Mắc
Nghiên cứu về công ty khách hàng, nhãn hàng, sản phẩm
Đây là một yếu tố cơ bản không thể thiếu. Trong quy trình tổ chức event cho khách hàng, việc hiểu rõ về họ, sản phẩm mà họ mang đến event và mục đích mà họ mong muốn là rất quan trọng.
Từ đó, chúng ta có thể tăng cường truyền thông cho event. Bởi vì mục tiêu chính của event là truyền thông, việc hiểu khách hàng và mục tiêu của họ là vô cùng quan trọng để đạt được thành công cho event đó.
Xác định đối tượng tham gia, số lượng
Đây là một yếu tố quan trọng để đáp ứng sự mong đợi của khách hàng. Chúng ta cần xác định đối tượng tham dự và số lượng để chuẩn bị thiệp mời (hoặc thư mời) tham dự event.
Đồng thời, cần chuẩn bị quà lưu niệm (nếu có) phù hợp với số lượng và đối tượng khách mời. Ngoài ra, cần lựa chọn các tiết mục giao lưu và phát biểu thích hợp để tạo nên một trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng tham dự.
Xác định loại hình event
Đây là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của event. Chúng ta cần xác định đúng loại hình event, tránh nhầm lẫn và đảm bảo rõ ràng về mục đích mà event đó mang lại.
Quy trình tổ chức event không được mơ hồ và không rõ ràng, vì điều này có thể gây hoang mang và làm mất hứng thú của khách mời. Việc xác định đúng loại hình event và mục đích rõ ràng sẽ đảm bảo sự thông suốt và hấp dẫn cho khách mời tham dự.
Thông điệp
Event là cơ hội để gửi thông điệp quan trọng đến khách hàng. Bạn muốn truyền tải điều gì với khách hàng tiềm năng? Hay gửi thông điệp đặc biệt trong các sản phẩm cho khách hàng thân thiết. event giúp xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng của bạn.
Lập kế hoạch quy trình tổ chức event
- Lên ý tưởng và chủ đề cho chương trình event, đồng thời đưa ra câu slogan phù hợp.
- Xây dựng kịch bản chi tiết cho event, bao gồm các hoạt động, chương trình, và thứ tự diễn ra.
- Lên timeline để quản lý thời gian và tiến độ của dự án, đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng quy trình tổ chức event
- Lập checklist các hạng mục, nhân sự và thiết bị cần có trong event, để đảm bảo không bỏ sót các yếu tố quan trọng.
- Thực hiện thiết kế 2D và 3D để hình dung rõ hơn về không gian và trải nghiệm của event.
- Phân công công việc cho nhân sự thực hiện, đảm bảo mỗi thành viên có trách nhiệm cụ thể và biết vai trò của mình.
- Đưa ra phương án dự phòng và quản lý rủi ro, để đối phó với các tình huống không mong muốn trong quá trình tổ chức event.
- Báo giá chương trình và ký hợp đồng với khách hàng, đảm bảo đúng các yêu cầu và thỏa thuận.
- Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách nội bộ, để kiểm soát và quản lý tài chính cho event.
- Qua quy trình này, bạn có thể tổ chức event một cách hợp lý, đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách tổ chức, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Triển khai tổ chức event
- Xin giấy phép tổ chức event (nếu cần): Đối với các event yêu cầu giấy phép, cần liên hệ và xin giấy phép trước để đảm bảo pháp lý cho event.
- Liên hệ nhà cung cấp, ký hợp đồng thuê dịch vụ: Liên hệ với nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng và dịch vụ ăn uống, nghỉ dưỡng nếu cần.
- Dàn dựng event: Tạo kế hoạch và bố trí hạng mục cho event để đảm bảo sự phù hợp.
- Tổng duyệt chương trình: Tổ chức duyệt chương trình để kiểm tra và kiểm tra hoạt động của các thiết bị trước khi event diễn ra chính thức, nhằm phát hiện và khắc phục sự cố.
- Tiến hành tổ chức: Thực hiện chương trình theo quy trình hướng dẫn.
Sau event
Tổ chức cuộc họp đánh giá dự án, nhân sự và nhà cung cấp. Thực hiện quyết toán chi phí cho nhà cung cấp. Tiến hành nghiệm thu dự án. Đảm bảo chăm sóc khách hàng sau event.
Về mặt truyền thông trong quy trình tổ chức event
Truyền thông cho event
Làm thế nào để tạo sự nhận biết với công ty và dịch vụ của bạn? Đó là thông qua việc xây dựng chiến lược truyền thông cho event. Truyền thông trong quy trình tổ chức event giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu và tăng cường nhận thức của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà bạn mong muốn giới thiệu.
Truyền thông trước event
Truyền thông trước event đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo về sự tồn tại của doanh nghiệp và thu hút sự quan tâm của khách hàng và đối tác. Nó giúp tạo sự nhận thức và khích lệ đối tượng mục tiêu tham gia và tham dự event đó.
Truyền thông sau event
Truyền thông sau event là một khía cạnh quan trọng thường bị bỏ qua bởi nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó mang lại rất nhiều lợi ích đáng kể như sau:
- Ghi nhớ sâu sắc: Truyền thông sau event giúp khách hàng ghi nhớ và gắn kết với event một cách lâu dài.
- Tiếp cận rộng rãi: Truyền thông sau event giúp lan tỏa thông điệp của event đến một số lượng lớn người quan tâm và tạo sự lan truyền tự nhiên.
- Mở rộng đối tượng khách hàng: Truyền thông sau event tạo cơ hội tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới và mở rộng thị trường.
- Tăng uy tín và vị thế thương hiệu: Một event thành công và được truyền thông rộng rãi góp phần tăng cường uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong lòng khách hàng và đối tác.
Do đó, công tác truyền thông sau event không chỉ quan trọng mà còn đóng vai trò quyết định đối với hiệu quả và thành công của event và doanh nghiệp.
Các phương tiện để truyền thông cho event
Dưới đây là một số phương tiện truyền thông để quy trình tổ chức event quảng bá thành công:
- Báo chí
- Mạng xã hội
- Email marketing
- Website và blog
- Quảng cáo trực tuyến
- Truyền thông trực tiếp
- Quảng cáo ngoài trời
- Quan hệ công chúng
Ấn phẩm quảng cáo
Các phương tiện truyền thông thường được sử dụng trước event bao gồm: poster, banner, tờ rơi, tờ gấp, phướn dọc.
Phương tiện truyền thông đại chúng
Phương tiện truyền thông event có thể sử dụng bao gồm truyền hình, radio và báo giấy. Truyền hình có chi phí cao, radio có giá thành thấp nhưng hạn chế về truyền tải hình ảnh, còn báo giấy có khả năng truyền tải thông tin bằng hình ảnh và chữ viết, nhưng cần xem xét đối tượng độc giả và thời điểm phát hành.
Quảng bá event
Các hoạt động activation như roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí và các cuộc thi liên quan đến event thường được sử dụng trong quy trình tổ chức event để tạo sự chú ý trước event, đặc biệt là trong các dịp như khai trương, khánh thành và giới thiệu sản phẩm mới.
Truyền thông bằng công nghệ số
Với 53% dân số Việt Nam sử dụng internet và 72% dân số Việt Nam sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet, không thể phủ nhận vai trò ngày càng tăng của công nghệ số trong truyền thông event.
Email marketing, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn và đăng bài PR trên báo điện tử là những phương tiện phổ biến nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng SMS marketing, truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn hoặc xây dựng một website/landingpage riêng để cập nhật tin tức nhanh nhất về event.
Quy trình tổ chức event đóng vai trò quan trọng, đồng thời cũng vô cùng đa dạng. Để có thể trải nghiệm những hoạt động chất lượng nhất, hãy liên hệ với NCA để nhận được sự tư vấn bạn nhé!
Bài viết liên quan: