Kick off là sự kiện đánh dấu sự bắt đầu chính thức của dự án hoặc giai đoạn của doanh nghiệp. Đối với các chương trình kick off hoành tráng, việc lập kế hoạch tổ chức bài bản là hết sức quan trọng. Bài viết này của NCA sẽ mang đến 7 Bước lập kế hoạch tổ chức Lễ Kick Off thành công. Đồng thời chúng tôi cũng chia sẻ kiến thức giúp bạn lên kế hoạch kick off thật dễ dàng. Hãy cùng xem ngay nhé!
Lễ Kick off là gì?
Lễ Kick off là một sự kiện hoặc buổi họp ban đầu để bắt đầu một dự án, một chiến dịch, hoặc một quá trình công việc mới. Thường là để thông báo về mục tiêu, kế hoạch và mong đợi từ tất cả các bên liên quan, đồng thời tạo cơ hội để tất cả mọi người có thể gặp mặt, trao đổi ý kiến, và bắt đầu làm việc cùng nhau.
Một chương trình Kick off còn mang tính khích lệ, hứng khởi và là cơ hội tốt để xác định rõ ràng các vai trò, trách nhiệm và mục tiêu chung cho toàn bộ nhóm hoặc dự án.
Vì sao nên tổ chức Lễ Kick off?
Lễ Kick off mang lại nhiều lợi ích doanh nghiệp. Có thể kể đến như:
- Xây dựng sự hiểu biết chung: Kick off giúp tất cả thành viên trong dự án có cùng một tầm nhìn, mục tiêu và hiểu rõ phạm vi công việc. Điều này đặc biệt quan trọng khi có nhiều bộ phận khác nhau tham gia.
- Thiết lập mối quan hệ làm việc: Đây là cơ hội để các thành viên làm quen, hiểu vai trò của nhau và xây dựng tinh thần đồng đội ngay từ đầu. Mối quan hệ tốt sẽ tạo nền tảng cho sự hợp tác hiệu quả sau này.
- Làm rõ vai trò và trách nhiệm: Mỗi người sẽ biết chính xác mình cần làm gì, báo cáo cho ai, và phối hợp với ai. Điều này giúp tránh sự nhầm lẫn và chồng chéo công việc.
- Tạo động lực làm việc: Một buổi kick off tổ chức tốt sẽ tạo sự hứng khởi, cam kết và động lực cho toàn đội thực hiện dự án thành công.
- Xác định quy trình làm việc: Thiết lập các quy tắc giao tiếp, báo cáo tiến độ, xử lý vấn đề và ra quyết định trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Phát hiện rủi ro sớm: Thông qua thảo luận, có thể nhận diện được những thách thức tiềm ẩn và chuẩn bị phương án ứng phó từ sớm.
Tổ chức Lễ Kick off không chỉ tạo điểm xuất phát tốt cho dự án mà còn giúp xây dựng nền tảng quan trọng cho sự thành công bằng cách kết nối, thông tin hóa và động viên toàn bộ nhóm.
Để một chương trình kick off diễn ra thành công thì không thể nào thiếu được kế hoạch tổ chức lễ kick off bài bản, chuyên nghiệp.
7 bước lập kế hoạch tổ chức lễ Kick off thành công, hấp dẫn
Một chương trình, sự kiện muốn thành công và giảm thiểu tối đa rủi ro thì cần phải xây dựng một bản kế hoạch thật chi tiết, rõ ràng. Dưới đây là một số bước để bạn có thể tham khảo để lập kế hoạch tổ chức lễ kick off.
Bước 1: Xác định mục đích tổ chức chương trình
Có nhiều loại hình tổ chức kick off. Do đó bạn cần xác định loại hình kick off mà doanh nghiệp cần. Từ đó mới bắt đầu triển khai các bước lập kế hoạch sự kiện kick off một cách bài bản được.
Bước 2: Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia
Đây là bước định hướng toàn bộ kế hoạch tổ chức Lễ Kick Off. Một mục tiêu rõ ràng và đối tượng được xác định chính xác sẽ giúp tối ưu hóa nội dung, kịch bản và hình thức triển khai.
1. Xác định mục tiêu:
- Xác định mục tiêu chính: truyền thông nội bộ, khởi động dự án, gắn kết nhân sự, định hướng chiến lược,…
- Thiết lập KPIs cụ thể: mức độ hài lòng, tỷ lệ tham gia, hiệu quả truyền thông,…
- Mục tiêu cần đảm bảo nguyên tắc SMART (Cụ thể – Đo lường – Khả thi – Thực tế – Thời hạn).
2. Phân tích đối tượng tham dự:
- Phân loại nhóm: lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác, truyền thông,…
- Ước lượng số lượng và cơ cấu thành phần tham gia.
- Xác định các cá nhân quan trọng cần có mặt trong chương trình.
- Nắm rõ kỳ vọng và nhu cầu từng nhóm để thiết kế nội dung phù hợp.
Bước 3: Chọn địa điểm, thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức cần đáp ứng được đủ số lượng người đến tham dự. Tránh chọn địa điểm quá nhỏ gây chật chội, không thoải mái. Cũng không nên chọn địa điểm tổ chức lễ kick off quá lớn sẽ gây dư thừa quá nhiều chỗ.
Thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào ban lãnh đạo công ty, thường sẽ tổ chức vào những ngày mà Ban lãnh đạo có thể tham gia được.
Bước 4: Trang trí không gian tổ chức Lễ Kick off
Để tạo thêm không gian thú vị, hấp dẫn, tránh gò bó thì bạn có thể xem xét trang trí cho không gian tổ chức. Tuy nhiên không cần đầu tư quá nhiều vào bước này, tránh gây lãng phí ngân sách của doanh nghiệp.
Bước 5: Xác định nhân sự, phân bổ công việc.
Đây là bước rất quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức lễ kick off. Người chịu trách nhiệm chính cần xác định được số lượng nhân sự tham gia vào khâu tổ chức, phân công công việc cho từng người.
Một số vị trí không thể thiếu chính là: MC dẫn chương trình, người chụp ảnh – quay phim, bộ phận âm thanh – ánh sáng,…
Bước 6: Xây dựng kịch bản chạy chương trình
Bạn cần lên một kịch bản chi tiết, từng hạng mục sẽ triển khai trong quá trình diễn ra sự kiện. Nếu lập kế hoạch tổ chức lễ kick off mà bỏ qua bước này thì bạn sẽ không biết việc gì cần làm và không cần làm, dễ gây ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.
Một số hạng mục cần có trong kịch bản tổ chức lễ kick off:
- Tạo lịch trình chi tiết: Xác định thời gian cho mỗi hoạt động, buổi nói chuyện, thảo luận, và giải trí nếu có.
- Chuẩn bị nội dung: Chuẩn bị nội dung để trình bày về mục tiêu, kế hoạch và các thông điệp chính.
- Hoạt động giao lưu: Xác định các hoạt động giao lưu, trò chơi hoặc buổi networking để mọi người có cơ hội gặp gỡ và tương tác.
- Phát triển mối quan hệ: Tạo điều kiện để mọi người làm quen và xây dựng mối quan hệ thân thiện.
- Tạo sự hứng khởi và động lực: Chuẩn bị bài phát biểu hoặc chia sẻ về tầm quan trọng của dự án hoặc công việc. Tạo không khí hứng khởi, động lực bằng cách sử dụng video, slide, âm nhạc hoặc các hoạt động bổ sung.
Bước 7: Đánh giá và cải thiện.
Đánh giá sau sự kiện: Đánh giá thành công của sự kiện dựa trên mục tiêu đã đặt ra và thu thập phản hồi để cải thiện cho các lần tổ chức sau.
Lập kế hoạch tổ chức một lễ Kick off thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tập trung vào việc tạo không gian giao tiếp, động lực và tương tác tích cực giữa mọi người tham gia.
Lập kế hoạch tổ chức lễ kick off có lợi ích gì?
Việc lập kế hoạch tổ chức lễ kick off rất quan trọng trong quá trình khởi đầu dự án hoặc chuỗi hoạt động mới. Vì nó đem lại nhiều lợi ích:
- Tập trung mục tiêu: Lễ kick off giúp tất cả mọi người trong nhóm hoặc tổ chức tập trung vào mục tiêu chung. Kế hoạch sẽ giúp xác định và trình bày rõ ràng mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó.
- Định hình tầm nhìn: Lễ kick off cung cấp cơ hội để trình bày tầm nhìn lớn hơn, giúp mọi người hiểu rõ hơn về ý nghĩa và mục đích của dự án hoặc sự kiện.
- Tạo động lực: Kế hoạch tổ chức giúp tạo ra một không khí tích cực, truyền cảm hứng và động lực cho mọi người. Điều này có thể thúc đẩy sự cam kết và lòng nhiệt huyết của đội ngũ.
- Cải thiện giao tiếp và đồng thuận: Khi mọi người đều có cùng thông tin và hiểu biết về mục tiêu và kế hoạch, đồng thuận và giao tiếp trong nhóm được cải thiện.
- Xác định vai trò và trách nhiệm: Kế hoạch tổ chức có thể giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong công việc.
- Tạo cơ hội giao lưu và kết nối: Lễ kick off cũng là dịp để mọi người kết nối, giao lưu và xây dựng mối quan hệ trong nhóm làm việc.
Với kế hoạch tổ chức rõ ràng, lễ kick off có thể tạo ra sức mạnh khởi đầu mạnh mẽ và tạo đà để dự án hoặc hoạt động mới có thể thành công.
Xem thêm: Cẩm nang tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
Đơn vị tổ chức Lễ Kick Off uy tín, chất lượng – NCA Communication
NCA là một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã triển khai hàng trăm chương trình lớn nhỏ cho cả khách hàng trong nước, ngoài nước. Với kinh nghiệm chuyên môn cao cùng đội ngũ nhân sự nhiệt huyết, chúng tôi cam kết mang lại cho doanh nghiệp dịch vụ tổ chức Lễ kick off trọn gói chuyên nghiệp nhất.
Lý do nên thuê dịch vụ tổ chức Lễ Kick Off tại NCA
- Kinh nghiệm và chuyên môn: Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện lớn. NCA hiểu rõ những yếu tố để tạo ra một buổi lễ kick off thành công. Qua đó đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Tổ chức một sự kiện đòi hỏi nhiều công đoạn chuẩn bị phức tạp. Thuê công ty tổ chức Lễ Kick Off sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng này. Bạn và đội ngũ của mình có thể tập trung vào công việc chuyên môn khác.
- Tối ưu hóa chi phí: NCA có mạng lưới quan hệ với các nhà cung cấp rộng lớn. Vì thế chúng tôi có thể đàm phán giá tốt hơn với các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, địa điểm tổ chức. Hạn chế sai lầm tốn kém mà khách hàng không chuyên dễ dàng gặp phải.
- Thiết kế và trang trí chuyên nghiệp: Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng sự kiện của bạn được thiết kế và trang trí một cách thẩm mỹ và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng mạnh mẽ cho khách mời.
- Hiệu quả trong việc truyền tải thông điệp: NCA có thể giúp bạn xây dựng kịch bản chương trình, lựa chọn các hoạt động phù hợp và đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải một cách hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tổ chức Lễ Kick Off thật hoành tráng, muốn gây tiếng vang lớn thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được báo giá bạn nhé.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở:82A – 82B Dân Tộc, Phường Tân Sơn Nhì, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: