Mỗi chương trình, sự kiện khi tổ chức đều cần một concept. Concept chính là yếu tố chứa đựng định hướng, thông điệp mà doanh nghiệp và người tổ chức muốn truyền tải. Vậy Event Concept là gì? Làm thế nào để triển khai Event Concept hoàn chỉnh? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau của NCA Communication.
Event Concept là gì?
Event concept là ý tưởng chủ đạo đi xuyên suốt toàn bộ sự kiện từ phong cách trang trí cho đến dàn dựng, setup các hoạt động, trò chơi trong sự kiện. Một event concept bao gồm nhiều ý tưởng khác nhau kết hợp lại, bổ trợ cho ý tưởng chính, tạo nên một thế thống nhất cho toàn chương trình.
Để truyền tải hiệu quả thông điệp sản phẩm trong một sự kiện, điều quan trọng là phải tạo được dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí người tham dự. Muốn làm được điều đó, người tổ chức sự kiện cần đầu tư kỹ lưỡng vào việc xây dựng concept và lựa chọn chủ đề phù hợp. Đây chính là nền tảng để định hình toàn bộ trải nghiệm sự kiện.
Chủ đề sự kiện là gì?
Theme (chủ đề) sự kiện chính là phần thể hiện bề ngoài, là yếu tố tạo nên diện mạo tổng thể cho sự kiện thông qua hình ảnh, màu sắc, cách bố trí không gian và phong cách trang trí. Nó là phần dễ nhìn thấy và tạo ấn tượng thị giác đầu tiên cho người tham dự.
Nếu ví sự kiện như một buổi diễn sân khấu, thì Concept là kịch bản – nền tảng tư duy và thông điệp cốt lõi, còn Theme chính là sân khấu, phục trang và ánh sáng – thứ khiến khán giả cảm nhận được tinh thần chương trình ngay từ ánh nhìn đầu tiên.
Vai trò của Concept trong sự kiện
Concept sự kiện đóng vai trò then chốt trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức. Đây là nền tảng định hướng toàn bộ quá trình triển khai. Ảnh hưởng đến các yếu tố từ nội dung, hình ảnh đến trải nghiệm người tham dự. Qua đó đảm bảo tính thống nhất với mục tiêu và thông điệp chung của chương trình. Concept giúp xác định rõ các hạng mục cần thực hiện và xây dựng lộ trình cụ thể để sự kiện diễn ra hiệu quả.
Một concept rõ ràng cũng giúp ekip tổ chức sự kiện phối hợp hiệu quả, hạn chế sai sót trong quá trình triển khai. Bên cạnh đó, việc xây dựng concept ấn tượng góp phần tạo nên trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời. Người tham dự sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp của công ty thông qua cách tổ chức event sự kiện. Qua đó tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Sự khác nhau giữa concept sự kiện và idea sự kiện
Concept sự kiện là định hướng sáng tạo tổng thể, đóng vai trò là nền tảng cho toàn bộ quá trình thiết kế và triển khai chương trình. Nó định hình phong cách, không khí và trải nghiệm xuyên suốt, bao gồm cả nội dung truyền tải, cách bài trí không gian, hệ thống âm thanh và ánh sáng. Mọi yếu tố cần được xây dựng xoay quanh concept để đảm bảo tính thống nhất cho sự kiện.
Idea sự kiện là những nhánh ý tưởng cụ thể, đóng vai trò bổ trợ và làm rõ thêm concept chính. Các idea có thể xuất phát từ những điều quen thuộc, gần gũi nhưng được khai thác một cách sáng tạo. Chương trình từ đó trở nên sinh động, giàu cảm xúc đối với người tham dự.
Key moment được đầu tư chỉn chu sẽ trở thành tâm điểm truyền thông. Tạo hiệu ứng “wow” và góp phần định vị giá trị thương hiệu qua sự kiện.
Các bước triển khai Event Concept
Bước 1: Xác định mục tiêu, mục đích sự kiện
Bước đầu để triển khai concept là xây dựng nền tảng rõ ràng cho sự kiện. Bao gồm việc xác định bản chất sự kiện và cách thức triển khai. Trước khi đi sâu vào kế hoạch chi tiết, cần xác định cụ thể mục tiêu và kết quả mong muốn của sự kiện.
Bạn cần tổ chức sự kiện này vì lý do gì? Đối tượng nào bạn muốn thu hút vào sự kiện? Mục đích cuối cùng cần đạt được là gì? Liệu có phải là tăng nhận diện thương hiệu, thu hút thêm khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm mới hay để tri ân khách hàng, đối tác trung thành?
Đội ngũ tổ chức cần hiểu rõ các mục tiêu then chốt này trước khi bắt tay phát triển concept sự kiện. Việc xác định rõ ràng mục tiêu giúp bạn thiết lập KPI phù hợp để đánh giá mức độ thành công của sự kiện chính xác nhất.
Bước 2: Lên ý tưởng chủ đề sự kiện
Việc định hình theme (chủ đề) sự kiện giúp tạo ra định vị thương hiệu (Unique Value Proposition). Chủ đề chính là nền tảng để đội ngũ truyền thông phát triển câu chuyện thương hiệu và thiết kế toàn bộ hệ thống nhận diện
Để phát triển chủ đề hiệu quả, hãy tổ chức buổi brainstorming với đội ngũ sản xuất sự kiện. Mục tiêu là tìm ra hướng thể hiện phù hợp, đồng thời lồng ghép được giá trị thương hiệu vào trải nghiệm tổng thể.
Bước 3: Xây dựng kịch bản
Sau khi xác định concept sự kiện, bước tiếp theo là xây dựng kịch bản chi tiết để phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Kịch bản đóng vai trò như bản đồ vận hành, giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả và chủ động xử lý tình huống phát sinh. Nội dung cần bao gồm: timeline, nhân sự phụ trách, đầu việc, thiết bị cần chuẩn bị và ghi chú quan trọng.
Cần đưa vào kịch bản các tình huống giả định và tổ chức tổng duyệt trước ngày diễn ra để hạn chế rủi ro, đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ và chất lượng.
Bước 4: Lựa chọn địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức cần phù hợp với chủ đề concept được duyệt. Chẳng hạn các sự kiện sang trọng như gala dinner, lễ vinh danh nên tổ chức ở khách sạn, nhà hàng trong nhà. Còn các sự kiện mang tính kết nối mọi người, sự kiện thể thao nên chọn tổ chức ngoài trời.
Lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
- Khảo sát nhiều nơi để tối ưu ngân sách.
- Xem xét quy mô, vị trí (trung tâm hay ngoại ô), và mức độ thuận tiện cho khách mời.
- Chuẩn bị phương án dự phòng nếu thời tiết không thuận lợi.
- Đánh giá chất lượng dịch vụ và thực đơn tại địa điểm.
Bước 5: Tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ
Tùy thuộc vào định hướng sự kiện, bạn sẽ cần xác định các dịch vụ thuê ngoài như: đơn vị catering, biểu diễn nghệ thuật, MC, diễn giả khách mời… Nếu không có kinh nghiệm, hãy liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói. Họ sẽ tư vấn và đề xuất các hạng mục dịch vụ phù hợp với ngân sách, nhu cầu của khách hàng.
Bước 6: Truyền thông và quảng bá sự kiện
Concept sự kiện chính là kim chỉ nam cho toàn bộ chiến lược truyền thông. Đảm bảo đội ngũ marketing tham gia ngay từ giai đoạn đầu để xây dựng chiến lược nội dung, xác định kênh phân phối, sản xuất ấn phẩm truyền thông và chuẩn bị asset để triển khai pre-event teaser, livestream, recap video…
Sau sự kiện, tận dụng nội dung đã ghi hình hoặc tài liệu thu thập được để tiếp tục duy trì tương tác với cộng đồng.
Bước 7: Đánh giá sau sự kiện
Kết thúc sự kiện là lúc bắt đầu đánh giá và cải tiến. So sánh thực tế với concept ban đầu: có phù hợp không, điểm gì thành công, điểm gì cần chỉnh sửa.
Dựa trên KPI, đo lường hiệu quả: mức độ hài lòng, độ lan tỏa chủ đề, mức độ đạt mục tiêu thương hiệu. Đồng thời, thu thập phản hồi từ khách mời để làm dữ liệu cho các sự kiện sau.
Một số concept sự kiện phổ biến
Dạ tiệc sang trọng
Không gian mở về đêm, kết hợp ánh sáng mờ ảo, nến và đèn dây trang trí tạo nên khung cảnh thơ mộng và đầy cảm xúc. Concept này rất lý tưởng cho các sự kiện như sinh nhật, tiệc công ty, hoặc lễ cưới ngoài trời. Ưu điểm là tạo cảm giác gần gũi, nhưng cần phương án dự phòng nếu thời tiết xấu.
Không gian Nghệ thuật Đương đại
Mang đậm yếu tố thị giác, concept này tập trung vào sắp đặt nghệ thuật, hình khối độc đáo và ánh sáng phá cách. Thường dùng cho triển lãm, ra mắt sản phẩm thời trang, mỹ thuật hoặc các thương hiệu trẻ trung, cá tính. Yêu cầu cao về décor và âm thanh – ánh sáng.
Phong cách cổ tích thơ mộng
Lý tưởng cho các sự kiện cần yếu tố mộng mơ, bí ẩn như sinh nhật trẻ em, tiệc cưới, hoặc các lễ hội theo mùa. Không gian sự kiện thường được trang trí bằng cây nấm phát sáng, lâu đài mini, bầu trời sao nhân tạo… Màu sắc chủ đạo thường là tím, xanh lam nhạt, hồng pastel kết hợp với ánh sáng mềm để tạo chiều sâu huyền ảo.
Làm thế nào để lên concept cho sự kiện của mình?
Tự xây dựng concept sự kiện đòi hỏi kỹ năng sáng tạo, tư duy chiến lược và hiểu rõ đối tượng mục tiêu. Chưa kể đến các vấn đề cần quản lý trong xử lý hậu cần sự kiện.
Phát triển concept đòi hỏi sự luyện tập, cởi mở và tinh thần thử nghiệm. Hãy cùng với team của mình sáng tạo và liên tục đưa ra các ý tưởng thú vị cho chương trình. Ngoài ra, bạn hãy liên hệ với các agency event để được hỗ trợ một cách chuyên nghiệp.
NCA Communication là đơn vị có hơn 5 năm kinh nghiệm, đã hợp tác thành công với nhiều thương hiệu lớn như Cafe Phố, NovaGroup, Tân Á Đại Thành, ORION,… Mỗi sự kiện chúng tôi thực hiện đều đáp ứng nhu cầu, mong muốn của khách hàng, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Liên hệ hotline 028 2210 8297 hoặc Zalo để được tư vấn.
Lời kết
Một concept sự kiện rõ ràng và được triển khai tốt giúp tạo trải nghiệm độc đáo cho người tham dự. Concept là khung sườn để bạn tổ chức các yếu tố của sự kiện, giữ mục tiêu rõ ràng, kiểm soát ngân sách và phù hợp với đối tượng.
Mỗi sự kiện đều có concept riêng. Nếu bạn chưa biết cách xây dựng, hãy liên hệ với chúng tôi. NCA sẽ hỗ trợ bạn trong lĩnh vực tổ chức event, tạo concept sự kiện và hướng dẫn triển khai hiệu quả.
Thông tin liên hệ:
Công ty TNHH Truyền Thông NCA
- Trụ sở: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: