Lễ kick off là sự kiện đánh dấu sự bắt đầu chính thức dự án của một doanh nghiệp. Ngoài ra, loại hình sự kiện này còn là lễ khởi động một năm mới, quý mới, hay tháng mới. Qua đây công ty cũng đặt ra các mục tiêu, định hướng phát triển mới cho doanh nghiệp của mình. Nhưng kick off là gì? Liệu bạn đã biết cách tổ chức chương trình kick off hiệu quả hay chưa? Và nên tự tổ chức sự kiện kick off hay thuê công ty tổ chức lễ kick off chuyên nghiệp? NCA Communication sẽ giải đáp những câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.
Kick off là gì?
Trước tiên ta hãy tìm hiểu xem kick off là gì? – Kick off tức là khởi động, bắt đầu.
Đối với lĩnh vực kinh doanh hoặc Marketing, kick off là các sự kiện khởi động, đánh dấu sự bắt đầu chính thức của một dự án, một giai đoạn, một chiến dịch quan trọng. Bên cạnh đó, buổi lễ còn có ý nghĩa trong việc khích lệ tinh thần, truyền cảm hứng cho nhân viên, khách hàng và đối tác để thúc đẩy đầu tư và kinh doanh. Lễ kick off còn thường được biết đến với cái tên lễ ra quân, lễ khởi động…
Ngày nay, nhu cầu tổ chức sự kiện khởi động hay còn gọi là kick off dự án cho doanh nghiệp đang ngày càng được đẩy mạnh và tăng cao. Nó là một chương trình mở định kỳ, có thể tổ chức vào bất kỳ thời gian hay địa điểm nào trong năm.
Vai trò của kick off trong kinh doanh
Kick-off là bước khởi động quan trọng nhằm kết nối các bên liên quan trong một dự án. Thông qua sự kiện này, doanh nghiệp có thể truyền đạt rõ ràng mục tiêu, phạm vi và kế hoạch thực hiện, giúp từng thành viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. Việc thiết lập sự đồng thuận ngay từ đầu tạo nền tảng cho định hướng làm việc thống nhất.
Đồng thời, kick-off cũng góp phần thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên. Khi mọi thành viên cùng chung mục tiêu và hiểu rõ nhiệm vụ, quá trình phối hợp trở nên hiệu quả và nhịp nhàng hơn. Nhờ đó, khả năng quản lý và điều phối dự án được cải thiện, góp phần nâng cao tỷ lệ thành công cho toàn bộ kế hoạch.
Các loại hình sự kiện lễ kick off hiện nay
Tổ chức lễ Kick-off sales
Tổ chức Kick off sales (hoặc Sales Kick off) là một hoạt động tập trung đội ngũ nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng với mục đích giới thiệu về dự án, mục tiêu cần đạt được và quan trọng nhất là truyền được lửa cho nhân viên. Ngoài ra, các bộ phận khác trong công ty đều có thể tham gia vào chương trình này nếu cấp trên yêu cầu.
Lễ Kick off sales thường được tổ chức trực tiếp tại văn phòng của công ty nếu diện tích đủ rộng. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp hiện nay làm việc tại văn phòng ở những thành phố lớn, diện tích chỉ đủ để làm việc và tổ chức một số sự kiện nội bộ. Do đó, phương án tổ chức lễ Kick off tại khách sạn, nhà hàng, nhà thi đấu, sân vận động,… sẽ được ưa chuộng nhiều hơn.
Dưới đây là một số hoạt động có thể diễn ra tại chương trình Sales Kick Off:
- Văn nghệ, trò chơi để tạo sự sôi động và hứng thú cho khán phòng
- Những lời phát biểu, chia sẻ của Ban Lãnh Đạo công ty về một mùa bán hàng thành công
- Đào tạo về kỹ năng bán hàng, kiến thức sản phẩm
- Đưa ra KPIs về doanh thu và các quyền lợi, chính sách được áp dụng trong quá trình bán hàng.
Tổ chức lễ Kick off dự án
Là một sự kiện được tổ chức trước khi Lễ giới thiệu dự án chính thức được diễn ra. Đây luôn được xem là phần quan trọng nhằm tăng tinh thần cũng như truyền cảm hứng cho những người sắp tham gia buổi lễ giới thiệu dự án chính thức.
Các hoạt động trong lễ kick off dự án có thể là những tiết mục văn nghệ, những trò chơi tập thể hay chương trình tổ chức team building cho những người tham gia nhằm mục đích tạo sự thoải mái, sáng tạo, tập trung, đem lại cho người tham dự sự hứng khởi, nhiệt huyết.
Tổ chức Lễ kick off event
Cũng tương tự như kick-off dự án, Kick off event thường dành cho những event lớn và có quy mô tổ chức hoành tráng. Chính vì thế số lượng người tham gia vào hoạt động này thường rất lớn. Tại đây mọi người có thể cùng nhau giao lưu và trao đổi những hiểu biết của mình. Thông thường những hoạt động kick off event cần phải lên kế hoạch tổ chức thật chi tiết, thậm chí là diễn tập nhiều lần.
Tổ chức chương trình Kick off meeting
Kick off meeting cũng được sử dụng tương tự như kick off event và kick-off dự án. Thực chất kick off meeting là cuộc gặp mặt được tổ chức trước khi chương trình chính thức diễn ra. Đây được xem là phần quan trọng để nâng cao tinh thần cũng như truyền cảm hứng cho những người tham gia cuộc họp.
Bên cạnh sự nghiêm túc của một buổi lễ kick off, khởi động thông thường, các buổi lễ này còn có thể kết hợp vào các hoạt động mang tính giao lưu khác như các trò chơi tập thể, chương trình team building. Điều này không chỉ mang đến sự giao lưu cho người tham gia mà còn tạo sự thoải mái, sáng tạo, nâng cao tinh thần đoàn kết mà còn là cơ hội mang lại sự hứng khởi, nhiệt huyết cho người tham gia.
Các bước tổ chức buổi lễ kick off thành công, hiệu quả
Chủ đề lễ kick off, lễ khởi động thường không giống nhau. Tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp, đặc điểm của dự án mà chương trình buổi lễ sẽ được thay đổi để phù hợp. Tuy nhiên, một buổi lễ kick off, lễ khởi động luôn phải đầy đủ ba phần: khai mạc, nội dung và bế mạc. Trong đó, phần nội dung là phần quan trọng, được xây dựng phù hợp với dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện.
Chuẩn bị trước buổi Kick off
- Xác định mục tiêu chính: Làm rõ mục tiêu buổi kick-off như giới thiệu dự án, thống nhất kế hoạch, khởi động tinh thần làm việc nhóm,…
- Lên kế hoạch nội dung: Soạn dàn ý buổi họp với các phần như giới thiệu, phân tích mục tiêu, kế hoạch triển khai, phân công nhiệm vụ, rủi ro và giải pháp.
- Chuẩn bị tài liệu: Slide thuyết trình, handout, bảng biểu, timeline, sơ đồ phân công, v.v.
- Chọn địa điểm: Không gian phù hợp với số lượng người tham dự, đảm bảo yên tĩnh và đầy đủ thiết bị trình chiếu.
- Lập danh sách người tham dự: Bao gồm các bên liên quan, trưởng nhóm, thành viên chủ chốt, quản lý cấp cao nếu cần.
Nội dung buổi Kick off
Gửi tài liệu trước
Gửi slide/tài liệu liên quan cho người tham dự trước 1–2 ngày để họ có thể chuẩn bị trước các ý kiến hoặc câu hỏi.
Kịch bản trình bày
- Giới thiệu tổng quan dự án: Mục tiêu, phạm vi, thời gian thực hiện.
- Thống nhất mục tiêu và phạm vi: Đảm bảo các bên cùng hiểu và cam kết thực hiện đúng định hướng.
- Trình bày tiến độ thực hiện: Các mốc quan trọng và thời hạn cụ thể.
- Thông tin ngân sách: Phân bổ ngân sách theo từng hạng mục.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Nêu rõ quy chuẩn đầu ra và cách kiểm soát chất lượng.
- Cơ cấu đội ngũ: Vai trò, trách nhiệm của từng nhóm hoặc cá nhân.
- Truyền thông dự án: Kênh liên lạc nội bộ, cập nhật tiến độ, báo cáo định kỳ.
- Phân tích rủi ro: Các rủi ro dự kiến và phương án xử lý.
- Phần hỏi đáp: Mở rộng trao đổi giữa các bên liên quan.
Khởi động buổi Kick-off
Buổi Kick-off nên mở đầu bằng các hoạt động nhẹ nhàng như mini game hoặc chia sẻ ngắn để tạo sự thoải mái, kết nối giữa các thành viên. Sau đó, người điều phối cần nêu rõ quy tắc làm việc chung nhằm đảm bảo buổi họp đi đúng hướng, tránh lan man. Việc công bố mục tiêu, nội dung và các chủ đề chính cần trao đổi sẽ giúp người tham dự hiểu rõ và đồng thuận với kế hoạch chung.
Điều phối buổi Kick-off
Người dẫn dắt đảm bảo mọi phần trình bày diễn ra suôn sẻ. Giới thiệu tổng quan dự án với các thông tin cơ bản như mục tiêu, phạm vi, tiến độ và ngân sách,… Đây là những nội dung chính mà mọi người sẽ trao đổi trong suốt lễ kick off.
Tiếp theo, cần làm rõ vai trò của từng nhóm và yêu cầu hỗ trợ cụ thể từ các bên liên quan. Nên tạo điều kiện để mọi người trao đổi, đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến. Từ đó mới tạo được sự đồng thuận dẫn đến thành công của buổi kick off cũng như dự án.
Tổng kết buổi Kick-off
Cuối buổi, dành thời gian trả lời câu hỏi và giải quyết thắc mắc từ người tham gia. Đây là bước quan trọng để tránh nhầm lẫn về sau. Sau đó, lập biên bản tổng kết với các nội dung chính như kế hoạch hành động, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Biên bản cần được gửi cho tất cả thành viên tham gia. Việc này giúp mọi người nắm rõ nhiệm vụ và thực hiện đúng tiến độ. Đồng thời, biên bản còn là tài liệu tham khảo cho các giai đoạn tiếp theo.
> Mời bạn xem thêm: 7 Bước lập kế hoạch tổ chức Lễ Kick Off thành công
Nên tự tổ chức lễ kick off hay thuê đơn vị Agency tổ chức?
Khi đã hiểu được cách tổ chức lễ kick off, nhiều doanh nghiệp sẽ thắc mắc liệu có nên tự tổ chức hay thuê đơn vị tổ chức chương trình kick off. Câu trả lời của NCA là tùy vào tính chất của buổi lễ kick off, thành phần tham dự mà doanh nghiệp hay phòng marketing sẽ có quyết định phù hợp
Khi nào nên tự tổ chức?
Khi đó là những bữa ăn thân mật, giao lưu giữa các phòng ban, và các bạn cùng team, cùng dự án làm nội bộ với nhau. Khi đó check list tương đối đơn giản nên việc tổ chức lễ kick off cũng sẽ không có khó khăn. Chỉ cần không gian, tiệc nhẹ là ta đã có thể giao lưu trao đổi để khởi động một dự án
Khi nào nên thuê Agency Event tổ chức?
Là khi thành phần tham dự là lãnh đạo công ty, tập đoàn. Là đối tác, là Nhà cung cấp và cần sự chu đáo, chỉnh chu. Kèm theo đó là sự sáng tạo, tỉ mỉ và hoàn hảo. Khi đó các Event Agency với kinh nghiệm thực chiến sẽ lường trước hết phát sinh, có kinh nghiệm tổ chức để hạn chế phát sinh chi phí và đảm bảo tính hoàn hảo của buổi lễ
Lựa chọn agency tổ chức lễ kick off nào uy tín, chuyên nghiệp?
Có rất nhiều Event Agency cây đa cây đề ngoài kia để để bạn tham khảo và trong đó hay thử sử dụng dịch vụ của NCA nhé
NCA communication là event agency với kinh nghiệm tổ chức nhiều loại hình và mô hình kick off. Nếu bạn đang cần tìm agency tổ chức lễ kick off. Hãy liên hệ để chúng tôi tư vấn miễn phí hoặc hợp tác giúp cho sự kiện kick off của mình được hoàn hảo.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: