Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự đầu tư và chuẩn bị của doanh nghiệp. Vì vậy sẽ có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình này. Việc quản lý rủi ro khi tổ chức sự kiện lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Sự kiện càng lớn, rủi ro càng cao. Đơn vị tổ chức cần đề xuất phương án dự trù rủi ro phát sinh để sự kiện được diễn ra một cách hoàn hảo, trọn vẹn. Vậy có những rủi ro nào khi tổ chức sự kiện? Làm thế nào để khắc phục khi rủi ro xảy ra tại chương trình sự kiện? Hãy cùng NCA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Vì sao cần dự trù rủi ro tại sự kiện?
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn sự kiện của mình thành công, suôn sẻ như mong đợi. Song mọi thứ lại không đơn giản như vậy. Vấn đề kỹ thuật, logistics, pháp lý, quảng bá và an ninh – mọi khía cạnh đều buộc người tổ chức phải giám sát và phản ứng nhanh nhạy.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, quản trị rủi ro là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của toàn bộ chương trình. Dưới đây là một số lý do bạn nên dự trù rủi ro tại sự kiện:
Kế hoạch ứng phó hiệu quả với tình huống bất ngờ
Bằng cách phân tích và lên kế hoạch ứng phó rủi ro từ sớm, ban tổ chức có thể xử lý nhanh chóng các tình huống như mất điện, sự cố âm thanh ánh sáng, thời tiết xấu (với sự kiện ngoài trời), tai nạn khách mời, hoặc lỗi kỹ thuật trong phần trình chiếu. Điều này giúp hạn chế tối đa thiệt hại về tài chính, thời gian và uy tín thương hiệu.
Tăng uy tín, năng lực chuyên môn của bên tổ chức
Một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp cần thể hiện năng lực kiểm soát mọi khía cạnh của sự kiện. Điều này bao gồm cả việc ứng phó với các tình huống bất trắc. Việc chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự dự phòng thể hiện sự chủ động, chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.
Tối ưu hóa ngân sách tổ chức sự kiện
Rủi ro sự kiện gây ra hậu quả về mặt kỹ thuật hay vận hành, dẫn đến phát sinh chi phí không mong muốn. Lập kế hoạch quản lý rủi ro sẽ giúp người tổ chức giải quyết vấn đề chi phí hiệu quả. Đảm bảo các hạng mục sự kiện không vượt quá ngân sách cho phép.
10 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện
NCA xin tổng hợp các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện:
Rủi ro về kỹ thuật
Đây là rủi ro thường thấy nhất trong quá trình tổ chức sự kiện. Chắc hẳn không ít lần bạn đã gặp phải tình trạng hệ thống âm thanh rè lỗi, đèn đột ngột tắt, sự cố về màn chiếu sân khấu. Những vấn đề này tuy không lớn nhưng để lại ấn tượng xấu trong mắt người tham dự. Từ đó ảnh hưởng rất nhiều đến uy tín của doanh nghiệp tổ chức sự kiện đó.
Các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng cần lắp đặt tủ điện dự phòng để duy trì tạm thời trong lúc sự cố kỹ thuật điện được khắc phục. Đối với hệ thống màn hình LED, cần sử dụng thiết bị nguồn phát có cấu hình cao, đủ tải cho từng loại màn hình. Dự phòng một số laptop trong trường hợp bị treo máy, mất nguồn và các tình huống khẩn cấp khác.
Rủi ro về thiết bị
Tương tự rủi ro về kỹ thuật, các thiết bị cũng là nguồn phát sinh rủi ro nghiêm trọng nếu không được kiểm soát. Các thiết bị âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,… nên được kiểm tra và cho chạy thử vài lần. Đồng thời chuẩn bị các thiết bị dự phòng để thay thế khi cần thiết.
Rủi ro về địa điểm, thời gian tổ chức
Địa điểm không phù hợp có thể gây ra nhiều vấn đề như không gian chật, giao thông bất tiện, thiếu chỗ đậu xe hoặc cách âm kém. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời. Cần xác định rõ mục tiêu sự kiện và số lượng người tham dự để chọn địa điểm phù hợp. Với sự kiện ngoài trời, luôn cần phương án dự phòng trong nhà để phòng thời tiết xấu.
Về thời gian, nếu phân bổ không hợp lý, chương trình có thể bị kéo dài gây mệt mỏi hoặc kết thúc quá sớm, làm giảm hiệu quả. Việc này còn ảnh hưởng đến điều phối kỹ thuật của ekip sự kiện. Để tránh rủi ro, nên xây dựng timeline rõ ràng và tổng duyệt trước ngày diễn ra.
Rủi ro về quản lý an ninh
Vấn đề an ninh thường bị đánh giá thấp trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu không được quản lý chặt chẽ thì sẽ không tránh khỏi các vấn đề như người lạ xâm nhập, mất cắp tài sản, xô đẩy chen lấn, hoặc mâu thuẫn giữa khách tham dự.
Để đối phó với rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà, bạn cần xây dựng kế hoạch an ninh chi tiết, bố trí lực lượng bảo vệ đủ số lượng, phối hợp với đơn vị chức năng khi cần. Ngoài ra, nên tập huấn quy trình ứng phó sự cố cho toàn bộ nhân sự tham gia và có kịch bản xử lý các tình huống khẩn cấp.
Rủi ro về khách mời
Rủi ro này đến từ vấn đề số lượng khách mời. Trong một sự kiện, ban tổ chức thường chỉ tính toán dựa trên số người được mời chính thức. Tuy nhiên, một số khách có thể đi cùng người thân, bạn bè hoặc đồng nghiệp mà không báo trước. Điều này khiến số lượng người tham dự thực tế vượt quá dự kiến, dẫn đến tình trạng thiếu bàn tiệc, suất ăn hoặc quà tặng. Nếu không có phương án dự phòng, sự kiện có thể bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và gây ra trải nghiệm không tốt cho khách mời.
Rủi ro về thực phẩm
Vấn đề thực phẩm luôn là mối lo ngại lớn trong các sự kiện. Các khách mời có thể gặp vấn đề sức khỏe nếu thức ăn tại sự kiện không đảm bảo chất lượng.
Ngoài ra, việc phục vụ chậm, thiếu suất ăn hoặc phân phối lộn xộn dễ khiến khách mời không hài lòng và ảnh hưởng đến trải nghiệm chung. Do đó, cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp thực phẩm và chuẩn bị phương án xử lý kịp thời nếu có sự cố phát sinh.
Rủi ro về thời tiết
Thời tiếu xấu là điều không ai mong muốn khi tổ chức sự kiện. Mưa lớn, gió mạnh hoặc nắng gắt khiến khách mời ngại di chuyển, thậm chí hủy bỏ việc tham dự vào phút chót. Vấn đề này còn nghiêm trọng hơn đối với các sự kiện ngoài trời. Một khi sự cố thời tiết xảy ra thì bắt buộc bên tổ chức phải dời thời gian tổ chức hoặc thậm chí hủy sự kiện.
Vì vậy, việc theo dõi chặt chẽ tình hình thời tiết, đặc biệt trong tuần lễ trước sự kiện là bước không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị. Bên cạnh đó, cần xây dựng kịch bản dự phòng và trang bị các vật dụng cần thiết như áo mưa, ô che, mái che hoặc nhà bạt di động để ứng phó linh hoạt với những tình huống phát sinh, giúp duy trì trải nghiệm ổn định và tích cực cho khách tham dự.
Nguy cơ xảy ra cháy nổ
Hiệu ứng sân khấu như pháo điện, pháo sáng, khói lạnh… thường được sử dụng để tạo điểm nhấn và tăng tính hấp dẫn cho chương trình. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt, các thiết bị này có thể gây bỏng lạnh, bỏng nhiệt hoặc thậm chí dẫn đến cháy nổ.
Vì tính chất nguy hiểm, việc vận hành các hiệu ứng cần được giao cho đội ngũ chuyên nghiệp. Họ có kiến thức kỹ thuật, kinh nghiệm xử lý tình huống và tuân thủ đầy đủ các quy định an toàn. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn mà không gây rủi ro cho khách mời và nhân sự vận hành.
Rủi ro về ngân sách tài chính
Một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần xây dựng kế hoạch ngân sách chặt chẽ và có hệ thống. Mục tiêu là kiểm soát chi phí hiệu quả mà không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, đồng thời đảm bảo ngân sách nằm trong giới hạn cho phép.
Để lập ngân sách tối ưu, nên thực hiện theo các bước sau:
- Rà soát yêu cầu và mục tiêu sự kiện: Đảm bảo mọi hạng mục chi phí đều phục vụ đúng mục tiêu chương trình và kỳ vọng của khách hàng.
- Xác định concept và quy mô: Phong cách sự kiện, địa điểm, số lượng khách tham dự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách.
- Lập danh sách chi tiết các hạng mục: Ghi rõ từng đầu mục chi phí (đơn giá, số lượng, nhà cung cấp, tiêu chuẩn chất lượng…). Điều này giúp ước tính ngân sách sơ bộ và tránh thiếu sót.
- Dự phòng cho các rủi ro: Luôn dành ít nhất 10-15% ngân sách cho chi phí phát sinh như thời tiết xấu, thiết bị hư hỏng, thay đổi lịch trình phút chót…
- Theo dõi và cập nhật liên tục: Ngân sách tổ chức sự kiện cần điều chỉnh linh hoạt theo tình hình thực tế và các thay đổi từ khách hàng.
Cách xử lý sự cố, rủi ro khi tổ chức sự kiện
Giai đoạn trước sự kiện
Đây là bước tiền đề quyết định sự thành công của toàn bộ chương trình. Đơn vị tổ chức cần thu thập đầy đủ thông tin như: tính chất thương hiệu, mục tiêu sự kiện, hồ sơ khách mời, ngân sách, địa điểm dự kiến và phong cách tổ chức.
Sau đó, tiến hành xây dựng kế hoạch tổng thể. Bao gồm: timeline chi tiết, ngân sách dự trù theo từng hạng mục, phương án nhân sự và danh mục thiết bị kỹ thuật. Mỗi đầu việc cần có đơn giá, số lượng và tiêu chuẩn rõ ràng để tránh phát sinh chi phí và sai lệch so với mục tiêu ban đầu.
Cần đặc biệt lưu ý đến yếu tố dự phòng như: phương án thời tiết, số lượng khách tăng bất ngờ hoặc thay đổi từ phía khách hàng.
Giai đoạn trong sự kiện
Giai đoạn này tập trung vào triển khai và điều phối hoạt động theo đúng kịch bản đã xây dựng. Mọi bộ phận (âm thanh, ánh sáng, MC, hậu cần, lễ tân…) cần được phân công cụ thể và vận hành theo timeline sự kiện.
Nhân sự giám sát hiện trường đóng vai trò quan trọng trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Họ đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng tiến độ, hỗ trợ xử lý các sự cố như thiết bị trục trặc, thực đơn trễ, an ninh sân khấu hoặc phản ứng thiếu kiểm soát từ khán giả. Việc phản ứng kịp thời giúp hạn chế rủi ro và duy trì trải nghiệm liền mạch cho khách tham dự.
Đơn vị tổ chức cần chuẩn bị sẵn quy trình ứng phó khẩn cấp và phương án thay thế để xử lý rủi ro kịp thời, tránh gián đoạn chương trình.
Giai đoạn sau sự kiện
Kết thúc chương trình không đồng nghĩa với hoàn tất nhiệm vụ. Đây là lúc cần tổng hợp phản hồi từ khách mời, khách hàng và đội ngũ thực hiện để đánh giá hiệu quả tổ chức.
Thực hiện báo cáo tổng kết: so sánh giữa mục tiêu ban đầu và kết quả đạt được, phân tích các điểm thành công và tồn tại. Đây là dữ liệu quan trọng để tối ưu quy trình tổ chức và nâng cao chất lượng các sự kiện tiếp theo.
Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp – NCA Communication
Việc tổ chức sự kiện có quá nhiều rủi ro khiến bạn không kiểm soát được? Đây là lúc bạn cần đến sự hỗ trợ từ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đáng tin cậy. NCA Communication tự hào mang đến cho bạn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói toàn quốc. Với hơn 5 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã và đang đồng hành cùng khách hàng tạo nên những chương trình sự kiện thành công, đáng nhớ và đầy ý nghĩa.
NCA sở hữu đội ngũ nhân viên được tuyển chọn, đào tạo bài bản về chuyên môn. Lực lượng đông đảo sẵn sàng giải quyết bài toán về âm thanh ánh sáng, loa đài, sân khấu sự kiện. Bên cạnh đó, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ đồng hành cùng khách hàng từ khâu lên ý tưởng đến triển khai thực tế. Mọi quy trình đều được chuẩn hóa để đảm bảo tiến độ, kiểm soát rủi ro và tối ưu ngân sách. NCA cam kết mang đến giải pháp tổ chức sự kiện hiệu quả, phù hợp với mục tiêu truyền thông của từng doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là bài tổng hợp 10 rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục nhanh chóng. Với kiến thức này, NCA chúc các bạn có thể chủ động kiểm soát quá trình tổ chức, qua đó đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra cho chương trình.
Nếu có nhu cầu tìm hiểu & báo giá tổ chức chương trinh sự kiện, hãy liên hệ NCA qua hotline hoặc Zalo. Chúng tôi sẽ luôn đồng hành và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Trụ sở: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
- VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: info@nca.vn
Bài viết liên quan: