Bạn đang muốn tổ chức sự kiện và đang phân vân có nên thuê một đơn vị agency tổ chức sự kiện hay không. Và nếu thuê agency tổ chức sự kiện thì bạn cần quan tâm đến những điều gì. Trong bài viết này, Truyền thông NCA sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên nhé.

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Cùng với tổ chức activation thì tổ chức sự kiện là một trong những hình thức marketing rất hiệu quả. Tuy chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn nhưng hiệu quả mang lại rất lớn.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,…

Thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,.. . Nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

>> Tìm hiểu thêm: Tổ chức Activation là gì? Cách chọn đơn vị tổ chức activation uy tín.

2. Bạn có nên tự tổ chức sự kiện không?

Sở một số doanh nghiệp lớn, công ty đa quốc gia thì họ sẽ có một bộ phận đảm nhận việc tổ chức sự kiện. Vì ở những doanh nghiệp này, số lượng sự kiện là rất nhiều. Do đó, việc đầu tư một bộ phận tổ chức nhân sự làm việc chính thức tại doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí.

Đồng thời, việc gắn bó lâu dài với công ty cũng sẽ giúp họ hiểu rõ hơn sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, các sự kiện sẽ tiếp cận được đúng đối tượng khách hàng, và làm sản phẩm trở nên sinh động hơn.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì không thể hoặc không nên làm theo cách này.

Dưới đây là một số nguyên nhân chính.

– Số lượng sự kiện tổ chức không nhiều nhưng vẫn phải trả chi phí cho bộ phận sự kiện nội bộ này.

– Không có nhiều kinh nghiệm chuyên môn dẫn đến quy trình tổ chức sự kiện thiếu chặt chẽ.

– Không quản lý được chuỗi cung ứng phức tạp trong toàn bộ quá trình tổ chức, dẫn đến lãng phí về cả thời gian và nguồn lực.

– Không có kinh nghiệm quản trị rủi ro và xử lý khủng hoảng trong sự kiện.

3. Những lý do bạn nên thuê đơn vị agency tổ chức sự kiện?

Với những lý do ở trên thì bạn hoàn toàn nên thuê một đơn vị agency chuyên tổ chức sự kiện để hỗ trợ doanh nghiệp bạn nhé.

Dưới đây là những lý do chính để bạn nên thuê đơn vị agency tổ chức sự kiện.

a) Giảm thiểu tối đa rủi ro xảy ra trong sự kiện.

Sự kiện chỉ diễn ra trong 1 thời gian rất ngắn, do đó, khi gặp rủi ro thì khó để mà sửa đổi được. Nếu doanh nghiệp tự lấy nhân sự của mình để tổ chức thì khả năng gặp sự cố là vô cùng lớn. Vì trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của nhân viên doanh nghiệp không có nhiều trong lĩnh vực này.

Nếu bạn thuê một đơn vị agency chuyên tổ chức các sự kiện thì họ sẽ đảm bảo được tính thẩm mỹ, chuyên môn. Và tránh được những rủi ro trong khi tổ chức sự kiện.

b) Kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo.

Các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện sẽ có thể đề xuất cũng như đưa ra cho bạn một bản kế hoạch chi tiết để có thể tổ chức chương trình thành công. Kế hoạch của họ sẽ chặt chẽ, logic hơn, đảm bảo được thời gian chuẩn bị, sắp xếp và chạy chương trình.

c) Tiết kiệm chi phí.Agency tổ chức sự kiện

Các đơn vị agency tổ chức sự kiện họ sẽ biết được các khoản nào cần chi, nơi cung cấp thiết bị chất lượng mà giá thành hợp lý. Đồng thời, khi doanh nghiệp ký hợp đồng thì sẽ có một mức giá cố định, đơn vị agency đó sẽ lo trọn gói mà không sợ phát sinh chi phí nào nữa.

d) Tiết kiệm thời gian và nhân lực. Agency tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch, ý tưởng và triển khai sự kiện. Khi bạn thuê một đơn vị agency tổ chức sự kiện thì đội ngũ này sẽ lên toàn bộ kế hoạch, ý tưởng và nhân sự triển khai chương trình.

Lúc này, bạn chỉ cần kiểm tra lại kế hoạch, ý tưởng xem có cần bổ sung chỉnh sửa gì nữa hay không. Do đó, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân sự của doanh nghiệp mình.

Trên đây là những lý do mà bạn nên thuê một đơn vị agency sự kiện. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín, bạn hãy liên hệ ngay với Truyền thông NCA bạn nhé. NCA là một đơn vị chuyên tổ chức tất cả loại hình sự kiện: khai trương, khánh thành, tất niên, tiệc, kỷ niệm, khởi công – động thổ,…

Ngoài ra, NCA còn cung cấp các thiết bị sự kiện âm thanh, ánh sáng hiện đại và nhân sự sự kiện. Như: MC dẫn chương trình chuyên nghiệp, đội ngũ PG, PB, lễ tân, người mẫu…

Ngoài ra còn có: đội lân sư rồng,ca sĩ, người nổi tiếng, vũ đoàn chuyên nghiệp, nhóm múa, vũ đoàn nhí, vũ đoàn led…

Với đội ngũ nhân sự được tuyển chọn, đào tạo khắt khe cùng phong cách làm việc chuyên nghiệp, chu đáo. NCA còn có tinh thần trách nhiệm cao. Truyền thông NCA luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về sự kiện của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí

Công ty Agency Tổ chức sự kiện NCA có nhiều năm kinh nghiệm. Do đó, chúng tôi có những nhà cung cấp trang thiết bị chất lượng nhưng giá cả hợp lý.

Quy trình rõ ràng

Trước mỗi sự kiện, chúng tôi đều tư vấn cho Khách hàng về thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý. Sau đó sẽ lên kế hoạch thật chi tiết để đảm bảo giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí.

Nhân sự dồi dào, chuyên nghiệp

Công ty Agency Tổ chức sự kiện NCA có nguồn nhân sự dồi dào, chuyên môn cao vì đã có nhiều năm kinh nghiệm. Đã tổ chức nhiều sự kiện cho các nhãn hàng lớn: Viettin Bank, Mega Market, Tập đoàn Bitexco,…

Ý tưởng sáng tạo, độc đáo

Với mỗi sự kiện và nhu cầu khách hàng, NCA luôn nỗ lực để đưa ra các ý tưởng tổ chức độc đáo, mới lạ để tạo ra sự khác biệt.