Ngành tổ chức sự kiện đang thu hút sự quan tâm đáng kể từ các bạn trẻ với sự phát triển nhanh chóng của xã hội hiện đại, đặc biệt là trong những năm gần đây. Hãy cùng NCA khám phá tại sao ngành tổ chức sự kiện hấp dẫn nhân lực trẻ, những yếu tố cần có để trở thành một chuyên viên xuất sắc, và những ngành học nào có thể dẫn đến sự nghiệp tổ chức sự kiện.
Khái niệm ngành tổ chức sự kiện là gì?
Ngành tổ chức sự kiện hay còn gọi là tổ chức Event, đề cập đến quá trình hướng dẫn và thực hiện các công việc nhằm đảm bảo rằng một sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, tuyệt vời và hoàn hảo theo mong đợi. Quá trình này bắt đầu từ việc tạo ra ý tưởng cho sự kiện cho đến khi nó hoàn thành.
Hiện nay, tổ chức sự kiện thường tập trung vào việc truyền đạt các thông điệp đến khách hàng hoặc công chúng, bao gồm việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, tổ chức lễ hội và các hoạt động khác.
Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?
Chuyên viên tổ chức sự kiện (event) đảm nhiệm các nhiệm vụ đa dạng, bao gồm việc lập kế hoạch ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình, kịch bản dự phòng, điều phối hoạt động trong sự kiện, cùng việc lên kế hoạch chi phí cho các công việc, thuyết phục khách hàng và thương lượng về ngân sách tổ chức.
Những hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong các chiến dịch marketing và quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Thường thì, ngành tổ chức sự kiện nhằm đạt được một trong những mục tiêu sau đây:
- Hỗ trợ chiến dịch truyền thông, phát triển hình ảnh đa chiều về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ.
- Xây dựng mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
- Quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp trực tiếp và hiệu quả đến công chúng.
- Hỗ trợ bán hàng, mở rộng kênh phân phối và chương trình khuyến mãi.
Nhu cầu nhân lực của ngành sự kiện?
Trong tình hình nền công nghiệp “không khói” đang trên đà phát triển mạnh mẽ, nó đóng góp một tỷ trọng ngày càng cao vào GDP của các quốc gia nói chung và Việt Nam nói riêng. Ngành quản trị dịch vụ giải trí và tổ chức sự kiện đã trở thành “hot trend” trên thị trường hiện nay.
Theo dự đoán của các chuyên gia trong 20 năm tới, ngành tổ chức sự kiện vẫn sẽ cần một lực lượng lao động lớn có trình độ chuyên môn, được đào tạo thông qua các trường lớp chuyên nghiệp.
Hơn nữa, ngành tổ chức sự kiện có tính tự do trong việc di chuyển lao động giữa các quốc gia trong khu vực và trên toàn thế giới. Do đó, niềm tin vào ngành dịch vụ của Việt Nam trong lĩnh vực này đã trở nên quốc tế.
Tuy nhiên, thực tế chung của ngành sự kiện là mặc dù đang phát triển một cách tốt đẹp, nhưng chất lượng nguồn nhân lực vẫn chưa được đầu tư. Do đó, ngành sự kiện nói chung và nghề tổ chức sự kiện nói riêng đang cần rất nhiều nhân lực chất lượng cao.
>>> Mời bạn xem thêm: Thiệp Mời Sự Kiện – Cùng NCA tạo ấn tượng đáng nhớ
Mức lương hấp dẫn của ngành sự kiện
Độ “hot” của một ngành hoặc vị trí công việc không chỉ phụ thuộc vào mức lương mà còn vào các chế độ ưu đãi. Mức lương và chế độ phúc lợi hấp dẫn sẽ thu hút nhân lực chất lượng.
Khi gặp áp lực công việc, mức lương và các chế độ phúc lợi tốt sẽ thúc đẩy người lao động vượt qua khó khăn và cam kết hơn với công việc. Về mức lương, với vị trí thực tập viên chuyên viên tổ chức sự kiện, mức khởi điểm thường từ 4 triệu đến 6 triệu đồng.
Đối với chuyên viên có kinh nghiệm 1-2 năm, mức lương thường từ 8 triệu đến 10 triệu đồng, và có thể lên đến 20 triệu đồng tùy thuộc vào năng lực cá nhân. Với vị trí quản lý hoặc điều hành, mức lương cơ bản thường từ 30 triệu đến 40 triệu đồng, tùy thuộc vào khả năng của từng cá nhân.
Đây thực sự là mức lương hấp dẫn, phải không nào? Với mức lương này, ngành tổ chức sự kiện không hề thua kém so với các ngành khác. Tuy nhiên, mỗi ngành đều có yêu cầu và khó khăn riêng của nó.
Đối với tổ chức sự kiện, chuyên viên cần phải nhanh nhẹn, có khả năng phản ứng nhanh. Họ phải kết hợp các yếu tố nội tại và bên ngoài để mang đến dịch vụ hay sự kiện tốt nhất cho khách hàng.
8 yếu tố để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư duy sáng tạo
Chuyên viên ngành tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là người lập danh sách công việc. Họ còn cần tận dụng khả năng sáng tạo để “thổi hồn” vào các sự kiện và chương trình. Ví dụ, một chương trình có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ kích thích sự tương tác của khán giả, tạo ra trải nghiệm đáng nhớ.
Hãy hiểu rằng tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là tuân thủ những yêu cầu từ khách hàng. Bạn hoàn toàn có thể sáng tạo, vì quy mô, tính chất và mục tiêu của mỗi sự kiện sẽ khác nhau. Sự sáng tạo chính là yếu tố giúp sự kiện của bạn trở nên độc đáo và ấn tượng hơn so với các sự kiện khác.
Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Hãy không nhầm lẫn rằng công việc của người làm tổ chức sự kiện chỉ là công việc thể chất. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và hấp dẫn, họ cần sở hữu kỹ năng lên kịch bản và quản lý sự kiện một cách chắc chắn. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện cần có tư duy logic, khả năng lập kế hoạch chi tiết, và một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Ngoài ra, chuyên viên tổ chức sự kiện cần biết cách viết một bản đề xuất (proposal) chi tiết cho sự kiện. Một bản đề xuất thành công không chỉ cần sự sáng tạo mà còn phải có tính thuyết phục và khả thi cao. Cuối cùng, sự kiện phải đáp ứng được mục tiêu ban đầu đã đề ra.
Kỹ năng nghiên cứu
Chuyên viên ngành tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối xuất sắc, mà cũng là một nhà nghiên cứu tài ba.
Để đảm bảo rằng mỗi khâu trong quá trình tổ chức sự kiện – từ trước, trong và sau sự kiện – mang lại sự hài lòng cho người tham gia, bạn cần tiến hành nghiên cứu sâu về hành vi và cảm xúc của con người trong quá trình tương tác với các hoạt động sự kiện.
Bạn cũng cần nghiên cứu về cách tăng trải nghiệm của người tham dự thông qua yếu tố như địa điểm, phối hợp sắp xếp, thức ăn, đồ uống và nhiều yếu tố khác. Điều này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo mỗi khâu của sự kiện đều mang lại sự hài lòng tối đa cho người tham gia.
Xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp
Khi thực hiện tổ chức sự kiện, ban tổ chức phải tiếp xúc, trao đổi thông tin và thương lượng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp có chính sách riêng, do đó, để đưa ra quyết định đúng đắn với họ, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có yêu cầu rõ ràng và minh bạch.
Xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải linh hoạt – đủ mạnh mẽ để đảm bảo tiến độ công việc được đáp ứng, nhưng cũng đủ nhạy bén để không gây cảm giác bất công cho các bên liên quan.
Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
Nếu bạn tự tin là người giỏi trong việc thương lượng và đàm phán, thì xin chúc mừng, bạn đã sở hữu một kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện.
Trong khâu này, bạn sẽ phải đàm phán các hợp đồng, điều khoản về quyền lợi tài trợ, địa điểm và nhiều yếu tố khác. Sau khi thành công trong việc thương lượng ngân sách, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo rằng các khâu trong sự kiện không gây ra quá nhiều chi phí phát sinh.
Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi
Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần sở hữu khả năng linh hoạt để điều chỉnh tình huống và đảm bảo rằng mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Khi phát sinh vấn đề, bạn cần đặt ra các câu hỏi nhanh chóng để xác định vấn đề chính và đưa ra các giải pháp kịp thời để đảm bảo sự kiện không bị ảnh hưởng.
Ngoài khả năng linh hoạt, trái tim nhiệt huyết cũng rất quan trọng. Bạn cần nhạy bén và tinh tế với mọi diễn biến để nhanh chóng nhận ra khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch. Sự tinh tế này cũng giúp bạn tránh các quyết định hasty và đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Khả năng giám sát và quản lý con người
Chuyên viên ngành tổ chức sự kiện không chỉ làm việc với các bản đề xuất, hợp đồng và nhà cung cấp, mà còn cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Trên mỗi phần thực hiện sự kiện, sẽ có những đội ngũ nhỏ phụ trách các nhiệm vụ khác nhau.
Ví dụ, nhóm lễ tân sẽ đảm nhận nhiệm vụ tiếp đón khách mời, trong khi nhóm hậu cần sẽ quản lý các vật dụng cần thiết. Do đó, người tổ chức sự kiện xuất sắc cần có cái nhìn toàn diện để quản lý các đội ngũ nhỏ này, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh trong sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro
Một sự kiện không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Thay vì chờ đến lúc khó khăn mới xuất hiện, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng “vạch lá tìm sâu” để phát hiện những rủi ro tiềm ẩn. Điều này giúp giải quyết các vấn đề kịp thời trước khi sự kiện diễn ra.
Việc phát hiện nhiều rủi ro sẽ giảm thiểu sự xuất hiện của vấn đề trong buổi sự kiện. Kế hoạch ứng phó với rủi ro không được chuẩn mực, mà phải tùy thuộc vào ngữ cảnh, tính chất và vấn đề cụ thể của từng sự kiện.
Ngành tổ chức sự kiện là một công việc thú vị, mang đến nhiều cơ hội phát triển và trải nghiệm. Tuy nhiên, ngành này cũng mang theo áp lực lớn vì bản chất của nó là dịch vụ, và việc làm hài lòng khách hàng 100% không phải là điều dễ dàng. Chúc bạn thành công với lựa chọn của mình!
Bài viết liên quan: