Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các công việc thuộc nhiều hạng mục khác nhau và cần đến sự hỗ trợ của tổng hợp các nguồn lực. Mỗi sự kiện có quy mô, tính chất và mục đích khác nhau. Muốn tổ chức một sự kiện thành công và chất lượng cần phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện. Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm các bước cơ bản sau, hãy cùng NCA tìm hiểu nhé!

Xác định mục tiêu chủ đề sự kiện

Đầu tiên, các doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm như:

• Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
• Chủ đề của sự kiện là gì ?
• Số lượng khách tham dự là bao nhiêu?
• Địa điểm tổ chức ở đâu?
• Thông điệp muốn gửi gắm trong sự kiện là gì ?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng, chủ đề

Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu, các doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp.

Đặc biệt cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Ý tưởng này có thể do chính khách hàng/cấp trên đưa ra hoặc do chính nhóm làm sự kiện sáng tạo nên dựa trên các thông tin nền. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho phù hợp với ý tưởng đó. Nếu như ý tưởng được xem là “linh hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện.

Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng – văn hoá của người tham gia, mục tiêu truyền thông của sự kiện…

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi có được bản phát thảo ý tưởng cho chương trình, người tổ chức sự kiện  sẽ lên một bản kế hoạch chương trình sự kiện đó chi tiết nhất bao gồm:

• Xác định thời gian/địa điểm tổ chức sự kiện
• Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…
• Liệt kê các hạng mục nhân sự/ thiết bị/ dịch vụ sử dụng trong sự kiện
• Phân công nhân sự thực hiện
• Kế hoạch truyền thông
• Lập phương án dự phòng & quản lý rủi ro
• Tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện
• Dự trù ngân sách

Cung cấp âm thanh – ánh sáng

Trình bày kế hoạch

Sau khi đã hoàn thành bước lập kế hoạch, bạn phải thực hiện việc thuyết trình với khách hàng/cấp trên để họ hình dung được sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào, mức độ khả thi ra sao, có nội dung gì cần chỉnh sửa,….Khi đã chỉnh sửa xong, nếu kế hoạch được thông qua thì bắt đầu tổ chức triển khai.

Triển khai sự kiện

Trước sự kiện: Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị dàn dựng và theo dõi sát sao tiến trình để đảm bảo tiến độ thực hiện bao gồm các hoạt động sau:

• Khảo sát địa điểm
• Liên hệ xin giấy phép tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện,…
• Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
• Gửi thiệp mời
• Tổng duyệt chương trình

Trong sự kiện: Trong khi sự kiện diễn ra, người tổ chức sự kiện luôn tục kiểm tra các khâu trước và trong chương trình có sơ xót nào không, nếu có cần phải có phương hướng giải quyết tối ưu nhất có thể để đảm bảo chương trình được diễn ra, làm hài lòng khách tham dự.

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
• Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
• Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm

• Tổng kết những gì đã hoàn thành, chưa hoàn thành, đo lường hiệu quả thông qua số lượng và sự hài lòng của khách tham dự
• Tính toán thù lao cho nhân sự của sự kiện, quyết toán chi phí cho các bên liên quan, các hạng mục chi phí phát sinh thêm bớt.
• Tổng kết công tác quảng cáo, truyền thông
• Làm báo cáo tổng kết gửi khách hàng/cấp trên.
• Đúc kết những kinh nghiệm, đánh giá bộ phận tổ chức sự kiện.

Tham khảo các bài viết liên quan 

Liên hệ

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA

Hotline: 028 221 08297

Email: info.ncavietnam@gmail.com

Địa chỉ: 323A Lê Quang Định, P.5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM, Việt Nam.