Kinh nghiệm và lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang là lựa chọn rất “hot” trong những năm gần đây. Sở dĩ hình thức tổ chức này được ưa chuộng bởi vì tính linh hoạt, không gian thoải mái, các concept event trang trí cũng đa dạng hơn tổ chức sự kiện trong nhà. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu người tổ chức không có kinh nghiệm. Hãy cùng NCA tìm hiểu một số lợi ích và lưu ý quan trọng khi bạn muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời nhé.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là hoạt động xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, tạo timeline chương trình, tính toán chi phí, rủi ro và tạo kế hoạch công việc, nhân sự cho một sự kiện diễn ra ở ngoài trời. Những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời thường bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: kinh phí, mục đích, nội dung, ngân sách, thời tiết và nguồn tài trợ.

Sự kiện ngoài trời là hoạt động tập hợp đông đảo khách mời và người tham dự. Thời gian diễn ra sự kiện được ấn định cụ thể và diễn ra đồng thời tại cùng một địa điểm. Địa điểm tổ chức thường được lựa chọn trước, đáp ứng các tiêu chí như không gian rộng rãi, thoáng đãng và dễ dàng di chuyển. Những yếu tố này góp phần tạo cảm giác thoải mái và thuận tiện cho tất cả người tham dự.

Những sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời có thể kể đến như: các chương trình âm nhạc, sự kiện year end party, lễ kỷ niệm, khai trương, lễ cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang hoặc các sự kiện thể thao – văn hóa, teambuilding,…

Lợi ích khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tìm hiểu về ưu điểm của sự kiện ngoài trời sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp. Dưới đây là những lợi ích khi bạn chọn tổ chức một chương trình nào đó ngoài trời:

Tạo không gian mở thoải mái

Các sự kiện hoạt động thể chất, trò chơi tất nhiên sẽ không thích hợp để tổ chức trong nhà. Việc tổ chức ngoài trời giúp giải phóng giới hạn về diện tích, âm thanh và ánh sáng, tạo điều kiện lý tưởng cho các hoạt động giải trí, vận động hoặc tương tác quy mô lớn.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng mang lại cảm giác dễ chịu, góp phần nâng cao trải nghiệm cho người tham dự.

Tối ưu tính sáng tạo trong thiết kế và triển khai

Không gian ngoài trời mang lại lợi thế trong việc thiết kế và triển khai tổng thể sự kiện. Không còn bị giới hạn bởi bốn bức tường, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng layout tổng thể bao gồm khu vực sân khấu, lối đi, không gian trải nghiệm, khu vực tương tác, khu ẩm thực hoặc khu trưng bày sản phẩm,… Tất cả đều có thể được tùy biến linh hoạt theo mục tiêu truyền thông và đặc thù chương trình.

Xu hướng hiện nay là ứng dụng concept tổ chức sự kiện ngoài trời mang tính sáng tạo cao. Việc tham khảo các mẫu thiết kế sự kiện hiện đại, kết hợp cùng đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng với khách hàng, đối tác và truyền thông báo chí.

Tạo cơ hội giao lưu gắn kết

Sự kiện ngoài trời giúp khách tham dự cũng trở nên cởi mở hơn. Qua đó khuyến khích họ trò chuyện, giao lưu và tham gia vào các hoạt động chung. Điều này đặc biệt quan trọng trong các sự kiện nội bộ, chương trình gắn kết đội ngũ hay sự kiện cộng đồng.

Mang lại trải nghiệm đáng nhớ

Phần lớn sự kiện ngày nay vẫn được tổ chức trong hội trường, khách sạn hay trung tâm hội nghị. Mặc dù tiện lợi về mặt kỹ thuật và giám sát, hình thức này nếu lặp lại quá nhiều sẽ dễ tạo cảm giác đơn điệu, thiếu điểm nhấn cho người tham dự.

Vì vậy, việc chuyển hướng sang tổ chức sự kiện ngoài trời là chiến lược làm mới trải nghiệm, tạo đột phá về hình thức thể hiện và tăng tính hấp dẫn cho chương trình. Đây là cách hiệu quả để doanh nghiệp làm mới hình ảnh thương hiệu. Đồng thời nó còn đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về trải nghiệm từ phía khách hàng

Tiết kiệm chi phí

Không gian ngoài trời giúp giảm chi phí trang trí nhờ tận dụng bối cảnh tự nhiên. Ngoài ra, tính linh hoạt trong bố trí cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh concept trang trí sự kiện theo quy mô hoặc nội dung chương trình.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Mặc dù có thể tạo ra những trải nghiệm thú vị, hấp dẫn nhưng tổ chức sự kiện ngoài trời vẫn có rủi ro nhất định. Nếu tổ chức ngoài trời thì bạn cần nắm rõ những lưu ý dưới đây và có được phương án xử lý hợp lý nhất.

Thời tiết không ổn định

Thời tiết luôn là một vấn đề đau đầu của tất cả các sự kiện tổ chức ngoài trời. Thời tiết thay đổi đột ngột sẽ gây ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách hàng, đến khâu tổ chức vận hành và cả bảo quản trang thiết bị máy móc.

Có những sự kiện ngoài trời đã được lên phương án, kế hoạch từ nhiều tháng nhưng vì thời tiết thay đổi có thể gây ra những thiệt hại to lớn cho đơn vị tổ chức.

Vấn đề về kỹ thuật.

Khác với tổ chức sự kiện trong nhà là các yếu tố về âm thanh, ánh sáng, dây điện đã được cố định sẵn, đảm bảo cả vấn đề về thẩm mỹ và an toàn. Trong khi đó, tổ chức sự kiện ngoài trời gần như phải tự chuẩn bị 100%. Do đó trong quá trình diễn ra sự kiện, đôi khi người tới tham dự sẽ vô tình dẫm đạp lên hệ thống âm thâm, dây điện, gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức.

Bên cạnh đó, Các thiết bị âm thanh, ánh sáng hoặc các công cụ kỹ thuật khác có thể gặp sự cố do thời tiết hoặc lỗi kỹ thuật. Điện thoại hết pin, mất kết nối internet hoặc các vấn đề liên quan đến công nghệ có thể gây khó khăn trong việc quản lý sự kiện.

Vì vậy, bạn cần hết sức lưu ý vấn đề này để đảm bảo tính an toàn cho con người, cũng như đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Vấn đề về cơ sở hạ tầng

Thông thường địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời chỉ có một khoảng sân rộng. Doanh nghiệp sẽ cần một đơn vị thi công dựng sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, backdrop, quầy check-in,… Nếu bên thi công không uy tín, thiếu kinh nghiệm thì rất dễ xảy ra tình huống không mong muốn.

Như vậy điều quan trọng là chọn ra được công ty tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp. NCA Communication là agency chuyên tổ chức sự kiện event, activation cho các doanh nghiệp. Chúng tôi sở hữu đội ngũ thi công lành nghề, cam kết mang đến cho khách hàng một sự kiện thành công và an toàn.

Vấn đề về quản lý con người.

Các sự kiện ngoài trời thường sẽ có một số lượng rất đông người đến tham dự. Vì vậy việc quản lý người đến tham gia sự kiện sẽ trở nên hết sức cần thiết. Ban tổ chức vừa phải giữ an ninh trật tự, vừa phải đảm bảo người tham dự không đến những khu vực không phận sự

Khả năng thích ứng với các rủi ro

Không thể dự đoán được hoàn toàn về các sự cố, việc phải thích ứng và giải quyết nhanh chóng là rất cần thiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Để giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời, quan trọng nhất là lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị cho nhiều tình huống có thể xảy ra. Việc kiểm tra và đảm bảo an toàn cũng như tính khả dụng của các dịch vụ và thiết bị cần thiết cũng rất quan trọng.