Kinh nghiệm và lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang thật sự trở thành một sự lựa chọn rất “hot” trong những năm gần đây. Sở dĩ tổ chức sự kiện ngoài trời được ưa chuộng bởi vì tính linh hoạt, không gian thoải mái, các concept trang trí cũng đa dạng hơn tổ chức sự kiện trong nhà.
Tuy nhiên, tổ chức sự kiện cũng tồn tại những rủi ro như thời tiết, quản lý đám đông,…. Trong bài viết này, Truyền thông NCA sẽ cùng bạn tìm hiểu một số lợi ích và lưu ý quan trọng khi bạn muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời nhé.
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là nơi tập trung rất nhiều người và khách mời tại cùng một nơi trong cùng 1 thời điểm, địa điểm này đã được lựa chọn từ trước, thường là những nơi rộng rãi, thoáng mát, đường đi thuận tiện, tạo cảm giác thoải mái cho những người tham gia sự kiện.
Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là hoạt động xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, tạo timeline chương trình, tính toán chi phí, rủi ro và tạo kế hoạch công việc, nhân sự cho một sự kiện diễn ra ở ngoài trời. Những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời thường bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: kinh phí, mục đích, nội dung, ngân sách, thời tiết và nguồn tài trợ.
Những sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời có thể kể đến như: các chương trình âm nhạc, sự kiện year end party, lễ kỷ niệm, khai trương, lễ cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang hoặc các sự kiện thể thao – văn hóa, teambuilding,…
2. Lợi ích khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại nhiều cơ hội để tạo ra trải nghiệm tốt cho khách tham dự cũng như để thúc đẩy sự sáng tạo và gắn kết trong tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số lợi ích chính:
2.1. Tạo không gian tự nhiên và thoải mái
Môi trường tự nhiên: Sự kiện ngoài trời thường cho phép người tham dự tận hưởng không gian tự nhiên, tạo cảm giác thoải mái và thư giãn.
Không gian rộng rãi: Không gian ngoài trời thường rộng lớn hơn so với không gian trong nhà, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động, trò chơi, và giao lưu.
2.2. Sự sáng tạo và đa dạng khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tùy biến cao: Sự kiện ngoài trời cho phép sáng tạo với không gian và thiết kế, từ việc chọn địa điểm đến trang trí và cách bố trí không gian.
Lựa chọn đa dạng: Có nhiều lựa chọn về các hoạt động ngoại trời như trò chơi, biểu diễn nghệ thuật, hoặc thực đơn ẩm thực đa dạng.
2.3. Giao tiếp và gắn kết
Tạo cơ hội giao lưu: Không gian mở, rộng lớn thường khuyến khích sự giao tiếp, trò chuyện giữa mọi người.
Tăng cường gắn kết: Sự kiện ngoài trời thường tạo điều kiện thuận lợi để tăng cường mối quan hệ, gắn kết giữa các thành viên trong cộng đồng hoặc nhóm.
2.4. Trải nghiệm độc đáo:
Trải nghiệm tự nhiên: Cho phép người tham dự tận hưởng môi trường tự nhiên, gió, ánh nắng mặt trời, và không khí tươi mới.
Sự đặc biệt: Sự kiện ngoài trời thường mang lại trải nghiệm độc đáo và khó quên so với các sự kiện trong nhà thông thường.
2.5. Tiết kiệm chi phí và linh hoạt:
Tiết kiệm chi phí thiết kế: Không cần phải chi tiêu nhiều cho việc trang trí vì môi trường tự nhiên đã tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Linh hoạt với không gian: Không gian ngoài trời thường linh hoạt hơn trong việc sắp xếp, điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của sự kiện.\
3. Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Mặc dù có thể tạo ra những trải nghiệm thú vị, hấp dẫn nhưng tổ chức sự kiện ngoài trời vẫn chứa đựng những rủi ro nhất định. Khi bạn có mong muốn tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn cần nắm rõ những rủi ro dưới đây và có được phương án xử lý rủi ro hợp lý nhất.
Xem thêm: Top các Advertising Agency uy tín tại Việt Nam
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện Khai trương chuyên nghiệp
3.1. Thời tiết không ổn định.
Thời tiết luôn là một vấn đề đau đầu của tất cả các sự kiện tổ chức ngoài trời. Thời tiết thay đổi đột ngột sẽ gây ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách hàng, đến khâu tổ chức vận hành và cả bảo quản trang thiết bị máy móc.
Có những sự kiện ngoài trời đã được lên phương án, kế hoạch từ nhiều tháng nhưng vì thời tiết thay đổi có thể gây ra những thiệt hại to lớn cho đơn vị tổ chức.
3.2. Vấn đề về kỹ thuật.
Khác với tổ chức sự kiện trong nhà là các yếu tố về âm thanh, ánh sáng, dây điện đã được cố định sẵn, đảm bảo cả vấn đề về thẩm mỹ và an toàn. Trong khi đó, tổ chức sự kiện ngoài trời gần như phải tự chuẩn bị 100%, do đó trong quá trình diễn ra sự kiện, đôi khi người tới tham dự sẽ vô tình dẫm đạp lên hệ thống âm thâm, dây điện, gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức.
Bên cạnh đó, Các thiết bị âm thanh, ánh sáng hoặc các công cụ kỹ thuật khác có thể gặp sự cố do thời tiết hoặc lỗi kỹ thuật. Điện thoại hết pin, mất kết nối internet hoặc các vấn đề liên quan đến công nghệ có thể gây khó khăn trong việc quản lý sự kiện.
Vì vậy, bạn cần hết sức lưu ý vấn đề này để đảm bảo an toàn cho tính mạng con người cũng như đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
3.3. Vấn đề về cơ sở hạ tầng.
Tai nạn do môi trường: Sự kiện ngoài trời có thể gặp phải các vấn đề an toàn như trượt vấp, ngã, hoặc thậm chí làm tổn thương do địa hình không phẳng, trơn trượt.
Cần thiết kế an toàn: Việc chuẩn bị kế hoạch phòng tránh rủi ro và cung cấp các biện pháp an toàn là rất quan trọng.
3.4. Vấn đề về quản lý con người.
Với các sự kiện được tổ chức ngoài trời thường sẽ có một số lượng rất đông người đến tham dự. Vì vậy việc quản lý người đến tham gia sự kiện sẽ trở nên hết sức cần thiết, ban tổ chức vừa phải đảm bảo an ninh trật tự, vừa phải đảm bảo người tham dự không đến những khu vực không được phép lui tới.
3.5. Khả năng thích ứng với các rủi ro.
Không thể dự đoán được hoàn toàn về các sự cố, việc phải thích ứng và giải quyết nhanh chóng là rất cần thiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Xem thêm: Kinh nghiệm chạy Roadshow hiệu quả
Xem thêm: Vì sao nên tổ chức Sampling sản phẩm
Để giảm thiểu các rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời, quan trọng nhất là lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị cho nhiều tình huống có thể xảy ra. Việc kiểm tra và đảm bảo an toàn cũng như tính khả dụng của các dịch vụ và thiết bị cần thiết cũng rất quan trọng.
Bài viết liên quan: