Ekip tổ chức sự kiện gồm có những ai? Đây là câu hỏi mà rất nhiều người hiện nay đặc biệt quan tâm. Trên thực tế khi kể ra thì có rất nhiều vị trí thuộc bộ phận tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và tính chất sự kiện mà ta chỉ cần một số vai trò chủ chốt nhất. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các vị trí quan trọng cần phải có trong một sự kiện. Bên cạnh đó là công việc và vai trò của họ trong việc tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp. Hãy cùng NCA Communication tìm hiểu ngay nhé!
Event Coordinator (Nhân viên điều phối sự kiện)
Nhân viên điều phối sự kiện là người đóng vai trò trung gian, kết nối và quản lý các hoạt động giữa các bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện. Họ đảm bảo mọi yếu tố của sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, không xảy ra gián đoạn hoặc thiếu sót.
Người điều phối sự kiện cần sở hữu khả năng giao tiếp xuất sắc, cùng với kỹ năng tổ chức và quản lý công việc chuyên nghiệp. Quan trọng hơn, họ phải có sự nhạy bén, kiên trì và khả năng quan sát tổng thể để nhanh chóng xử lý các tình huống bất ngờ, đảm bảo mọi hoạt động trong sự kiện được vận hành trơn tru và hiệu quả.
Nhân viên điều phối sự kiện có thể làm việc cho các công ty tổ chức sự kiện, nhãn hàng lớn, hoặc hoạt động tự do với vai trò hỗ trợ sự kiện. Dù ở môi trường nào, họ luôn phải đối mặt với áp lực cao và đảm nhận trách nhiệm quan trọng để mang đến thành công cho sự kiện.
Event Planner (Lên kế hoạch tổ chức sự kiện)
Event Planner là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Họ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các sự kiện như hội nghị, tiệc cưới, sự kiện doanh nghiệp, triển lãm,… Event Planner đóng vai trò quan trọng trong việc định hình ý tưởng, xây dựng ngân sách, lựa chọn địa điểm, thiết kế chương trình và điều phối các nguồn lực cần thiết.
Người lên kế hoạch sự kiện yêu cầu kỹ năng tổ chức và quản lý sự kiện xuất sắc. Ngoài ra họ còn phải sự linh hoạt và nhạy bén trong việc xử lý các tình huống phát sinh. Công việc của họ cần làm việc với nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, đội kỹ thuật, khách hàng và ekip tổ chức để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Với khả năng quản lý chi tiết và tầm nhìn bao quát, Event Planner đóng vai trò then chốt trong việc mang lại thành công của một sự kiện.
Client Service Event Manager (Quản lý dịch vụ khách hàng)
Client Service Event Manager còn được gọi là quản lý dịch vụ khách hàng. Vị trí này chịu trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ và giải quyết vấn đề của khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của họ trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Người quản lý dịch vụ khách hàng là cầu nối giữa khách hàng và ekip tổ chức. Ngoài ra, họ còn phải duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng và tìm kiếm các cơ hội hợp tác trong tương lai.
Quản lý dịch vụ khách hàng là người cần sở hữu sự điềm tĩnh, khả năng giao tiếp tinh tế và nhạy bén trong việc xử lý các tình huống phát sinh. Họ phải có kỹ năng thấu hiểu tâm lý khách hàng, giải quyết mâu thuẫn một cách khôn khéo và mang tính xây dựng. Khi xảy ra sự cố trong sự kiện, người quản lý cần giữ bình tĩnh, lắng nghe ý kiến khách hàng, đưa ra lời xin lỗi và giải thích phù hợp, đồng thời nhanh chóng đưa ra giải pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực. Bên cạnh đó, họ còn đóng vai trò xử lý phản hồi tiêu cực sau sự kiện để tránh ảnh hưởng truyền thông.
Event Manager (Người quản lý sự kiện)
Event Manager hay còn gọi là người quản lý sự kiện đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Công việc của họ bao gồm lên kế hoạch chi tiết, phối hợp chặt chẽ và giám sát toàn diện để đảm bảo mọi yếu tố được thực hiện đúng với mục tiêu của sự kiện.
Không giống như nhân viên điều phối chỉ tập trung vào quản lý nhân sự trong sự kiện, vai trò của người quản lý sự kiện có phần bao quát hơn. Họ giám sát tổng thể mọi khía cạnh, làm việc chặt chẽ với các đội nhóm liên quan và sẵn sàng điều chỉnh kịch bản hoặc tái phân công công việc nếu có thay đổi đột xuất. Khi các thành viên trong ekip gặp khó khăn, họ có thể liên hệ trực tiếp với quản lý sự kiện để được hỗ trợ.
Event Assistant (Trợ lý sự kiện)
Trợ lý sự kiện thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm được giao bởi người lập kế hoạch sự kiện hoặc đơn vị tổ chức sự kiện. Công việc của họ bao gồm đặt hàng phục vụ, trang trí không gian sự kiện, kiểm tra ánh sáng và micrô, và chạy các việc vặt để hỗ trợ người lập kế hoạch sự kiện và các thành viên khác trong nhóm.
Event Technical Director (Đạo diễn kỹ thuật sự kiện)
Đạo diện kỹ thuật sự kiện là một vai trò quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện, đặc biệt là trong lĩnh vực âm nhạc. Họ chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh kỹ thuật của sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và theo đúng kế hoạch.
Họ là người làm việc với nhà cung cấp thiết bị, đội ngũ kỹ thuật để đảm bảo rằng mọi yếu tố kỹ thuật đều hoạt động hoàn hảo. Ngoài ra, đạo diễn kỹ thuật cũng tham gia vào việc thử nghiệm và kiểm tra thiết bị trước khi sự kiện diễn ra, cũng như xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức.
Marketing/Publicity Manager (Quản lý marketing/ Quảng bá sự kiện)
Quản lý marketing sự kiện là nhân sự không thể thiếu trong ekip tổ chức sự kiện. Vị trí này đảm nhận vai trò quảng bá và tạo dựng hình ảnh cho sự kiện. Họ luôn có mặt trong sự kiện để ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng. Mục đích sử dụng làm tài liệu truyền thông cho các chiến dịch quảng bá sau sự kiện.
Ngoài việc quản lý công tác quay phim, chụp ảnh và xây dựng nội dung truyền thông, quản lý marketing sự kiện còn góp phần nâng cao giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp thông qua các hoạt động truyền thông hiệu quả. Họ cũng phối hợp với đạo diễn và quản lý sự kiện để kêu gọi tài trợ, tìm kiếm nguồn lực và tối ưu hóa doanh thu từ sự kiện.
Administrator (Quản lý hành chính)
Quản lý hành chính sự kiện là người chịu trách nhiệm về các công tác hành chính liên quan đến tổ chức và quản lý sự kiện. Công việc của họ là chuẩn bị giấy tờ, hợp đồng, và thủ tục pháp lý cần thiết cho sự kiện. Họ đảm bảo rằng các quy trình hành chính được thực hiện đúng theo yêu cầu. Từ đó giúp sự kiện diễn ra trơn tru và không gặp rắc rối về mặt pháp lý hay tài chính.
Bên cạnh đó, quản lý hành chính sự kiện còn giám sát việc phân bổ ngân sách cho các hoạt động và bộ phận liên quan, đảm bảo rằng nguồn tài chính được sử dụng hiệu quả và hợp lý. Họ cũng có trách nhiệm quản lý các tài liệu, báo cáo, và hồ sơ sự kiện, cũng như hỗ trợ các công tác hậu cần để sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.
Production Manager (Quản lý sản xuất)
Quản lý sản xuất chịu trách nhiệm điều phối, giám sát hoạt động sản xuất liên quan đến sự kiện. Người giữ vị trí này cần đảm bảo các hạng mục sự kiện được thực hiện đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu về chất lượng. Họ quản lý đội ngũ nhân viên sản xuất, đồng thời kiểm soát các rủi ro làm ảnh hưởng đến sự kiện.
Ngoài ra, quản lý sản xuất làm việc chặt chẽ với giám đốc và bộ phận thiết kế để đảm bảo rằng ngân sách và tiến độ dự án được tuân thủ nghiêm ngặt. Họ giám sát toàn bộ quy trình từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi sự kiện chính thức diễn ra, bao gồm cả buổi tổng duyệt kỹ thuật. Mục tiêu của họ là đảm bảo sự kiện được tổ chức suôn sẻ, không có sự cố và đúng kế hoạch đã định.
Event Designer (Thiết kế sân khấu)
Nhà thiết kế sân khấu hợp tác chặt chẽ với Quản lý sản xuất để lên kế hoạch ngân sách và đảm bảo yêu cầu an toàn. Họ thiết kế các yếu tố sân khấu, bao gồm đạo cụ, bối cảnh và nội thất. Công việc của họ bao gồm tạo mô hình thu nhỏ, cung cấp bản vẽ kỹ thuật và chỉ dẫn về vật liệu. Những bản vẽ này được chuyển cho ê kíp sản xuất để hiện thực hóa. Ngoài ra, họ còn đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất và thi công.
Bên cạnh những vị trí chủ chốt trên, ta vẫn còn rất nhiều vị trí khác trong ekip tổ chức sự kiện bao gồm: nhân viên phục trang, thiết kế âm thanh ánh sáng, quản lý đạo cụ, quản lý dịch vụ ăn uống, chỉ đạo nghệ thuật,… Một sự kiện quy mô càng lớn thì càng cần nhiều vị trí để quản lý từng khâu cụ thể.
Như vậy, NCA đã chia sẻ đến bạn các vị trí trong ekip tổ chức sự kiện và vai trò của họ. Đối với quy mô sự kiện lớn thì một mình doanh nghiệp không thể tự quản lý hết tất cả. Đây là lúc bạn cần sự trợ giúp từ các agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại khu vực.
Nếu khách hàng có nhu cầu thuê ekip tổ chức sự kiện, hãy đến ngay với NCA. Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự sáng tạo và giàu kinh nghiệm, đảm bảo sự kiện của bạn thành công ngoài mong đợi. Liên hệ NCA ngay qua hotline 028 2210 8297 để được tư vấn chi tiết.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
- Địa chỉ: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
- Hotline: 028 2210 8297
- Email: truyenthongnca@gmail.com
Bài viết liên quan: