Quy trình 7 bước tổ chức Gala Dinner thành công

Gala Dinner không chỉ là một bữa tiệc sang trọng mà còn là cơ hội tuyệt vời để kết nối, vinh danh, và tạo dấu ấn khó quên trong lòng khách mời. Tuy nhiên, để tổ chức Gala Dinner thật ấn tượng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để tổ chức chương trình Gala dinner thành công? Trong bài viết này, NCA Communication xin chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức gala dinner chuyên nghiệp.

Quy trình tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp & ấn tượng

Bước 1: Xác định mục tiêu và ý tưởng chủ đạo

Trước tiên, ta cần xác định mục tiêu tổ chức Gala dinner này. Bạn tổ chức chương trình với mục đích gì? Tôn vinh nhân viên, tri ân khách hàng hay ra mắt sản phẩm mới? Đối tượng tham gia chương trình gala là ai? Sau đó ta mới lên ý tưởng chủ đạo (theme) cho chương trình. Một ý tưởng Gala dinner tốt không nhất thiết phải quá phức tạp hay cầu kỳ, nhưng cần đảm bảo sự mạch lạc, phù hợp với mục tiêu sự kiện đủ gây ấn tượng với khách mời.

Ngoài ra, thông tin khách mời cũng nên được nghiên cứu kỹ lưỡng. Họ là ai? Độ tuổi? Sở thích? Những thông tin này giúp bạn tùy chỉnh thực đơn, phong cách trang trí và kịch bản chương trình sao cho phù hợp nhất.

Bước 2: Dự trù ngân sách

Việc lập ngân sách là bước không thể thiếu khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, đặc biệt là gala dinner. Bạn cần ước tính khoản chi tiêu dự kiến cho toàn bộ chương trình. Các hạng mục này bao gồm chi phí thuê địa điểm, thực đơn món ăn, trang trí, và thiết kế tổng thể,…

Hãy phân bổ chi phí một cách hợp lý, đảm bảo sự cân đối giữa các hạng mục và hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết. Sau khi ngân sách được xác định, hãy giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận liên quan để họ có thời gian chuẩn bị chu đáo trước ngày diễn ra sự kiện.

Ngoài ra, để đảm bảo bữa tiệc diễn ra suôn sẻ, hãy thực hiện một buổi kiểm tra tổng thể các hạng mục ít nhất một ngày trước sự kiện, nhằm tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn như mong đợi.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Dựa vào quy mô khách mời, ngân sách và concept mà bạn chọn ra địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm tổ chức được chia làm 2 loại là trong nhà và ngoài trời.

Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm:

• Trung tâm tổ chức hội nghị
• Khách sạn
• Nhà hàng ẩm thực

Đây là những lựa chọn lý tưởng để tổ chức Gala Dinner mang tính truyền thống, như các buổi tri ân đối tác, chương trình từ thiện, hoặc những sự kiện cần sự trang trọng và chuyên nghiệp.

Địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời gồm:

• Bãi biển
• Khu du lịch văn hóa
• Khu nghỉ dưỡng
• Các không gian ngoài trời

Những địa điểm này phù hợp với các chương trình Gala Dinner kết hợp hoạt động vui chơi, team building, hoặc các buổi tiệc có yếu tố sáng tạo và giải trí. Không gian rộng rãi ngoài trời sẽ tạo cơ hội cho các hoạt động tương tác, giúp khách mời tận hưởng không khí thoáng đãng và trải nghiệm mới mẻ.

Bước 4: Lựa chọn thời gian tổ chức

Thời điểm tổ chức Gala Dinner tùy thuộc vào mục đích và loại hình sự kiện. Ví dụ đối với tiệc Gala cuối năm thì sẽ diễn ra vào 1 – 2 tuần trước Tết dương lịch. Còn nếu là Gala tất niên thì phải lên kế hoạch trước 2 – 3 tuần vì sau đó mọi người đã sắp xếp lịch về quê. Đối với sự kiện giới thiệu sản phẩm hoặc tri ân thì sẽ diễn ra vào dịp cuối tuần hoặc nghỉ lễ.

Bước 5: Chuẩn bị menu bàn tiệc

Thực đơn vẫn là yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công của một buổi Gala dinner. Tùy thuộc vào phong cách và mục tiêu chương trình, bạn có thể linh hoạt lựa chọn giữa các loại hình thực đơn dưới đây:

• Tiệc truyền thống với thực đơn cố định: Đây là kiểu tiệc phù hợp cho các sự kiện trang trọng hoặc mang tính truyền thống. Thực đơn thường gồm từ 5 đến 6 món, bao gồm 2 món khai vị, 3 món chính, và 1 món tráng miệng. Sự cân đối trong từng món ăn giúp khách mời cảm thấy thoải mái và hài lòng trong suốt bữa tiệc.
• Tiệc buffet đa dạng
  Thực đơn buffet sẽ phong phú hơn và cho phép khách mời tự do lựa chọn món ăn theo sở thích cá nhân. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện và ngân sách, thực đơn buffet thường gồm từ 12 món trở lên, bao gồm các món buffet hải sản, món Âu, món Á,…
• Tiệc ngọt với đồ ăn nhẹ: Nếu Gala Dinner của bạn không nhấn mạnh vào bữa ăn chính, bạn có thể chuẩn bị một bữa tiệc ngọt bao gồm các món tráng miệng, bánh ngọt, và đồ uống nhẹ. Loại hình tiệc này phù hợp cho những sự kiện nhỏ, hoặc khi bạn muốn tạo không khí thư giãn, thân thiện cho khách mời.

Để đảm bảo thực đơn phù hợp nhất, doanh nghiệp nên khảo sát trước sở thích của khách mời. Sự chỉn chu trong việc lựa chọn thực đơn góp phần tạo thiện cảm cho khách mời và để lại ấn tượng tốt cho sự kiện.

Bước 6: Lên kịch bản chi tiết

Dưới đây là mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner được NCA chuẩn bị:

Bước 7: Triển khai chương trình

Mỗi chương trình Gala Dinner đều cần được tổ chức theo ba giai đoạn chính: trước – trong – sau sự kiện. Dưới đây là các công việc cần chú ý ở từng giai đoạn:

Trước chương trình

• Xây dựng danh sách nội dung: Tiết mục văn nghệ, kịch bản MC, bố cục chương trình.
• Thiết kế, thi công sân khấu và trang trí địa điểm phù hợp với concept.
• Lựa chọn và sắp xếp nhân sự: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, đội hỗ trợ.
• Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và tổng duyệt chương trình để kiểm tra mọi chi tiết.
• Lên thực đơn và chuẩn bị tiệc phù hợp với phong cách sự kiện.

Trong chương trình

• Giám sát và quản lý các hạng mục theo đúng lịch trình.
• Hỗ trợ khách mời và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo mọi công việc được vận hành chỉn chu, đúng kế hoạch.

Sau chương trình

• Dọn dẹp địa điểm và trả lại tình trạng ban đầu.
• Kiểm tra và hoàn tất việc trả thiết bị kỹ thuật.
• Hạch toán, xử lý các hóa đơn và báo cáo chi phí để tổng kết sự kiện.

Kinh nghiệm tổ chức, triển khai chương trình Gala dinner

Những lưu ý khi tổ chức chương trình gala dinner:

• Chọn MC chuyên nghiệp: MC là linh hồn của một chương trình, giúp kết nối các phần của sự kiện. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn chọn một MC giàu kinh nghiệm, có khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Trao đổi kỹ lưỡng với MC để họ hiểu rõ thông điệp và nội dung cần truyền tải, đảm bảo chương trình diễn ra mượt mà và đúng ý tưởng.
• Lên checklist các công việc: Để tránh bỏ sót các công việc quan trọng, hãy lập danh sách chi tiết cho từng hạng mục từ khâu chuẩn bị, triển khai đến hậu kỳ. Checklist này sẽ giúp bạn kiểm soát mọi việc hiệu quả hơn và đảm bảo không có sai sót.
• Quản lý thời gian chặt chẽ: Lập lịch trình cụ thể và đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình diễn ra đúng giờ. Tránh tình trạng kéo dài hoặc lạc đề khiến khách mời cảm thấy không thoải mái.
• Thường xuyên kiểm tra và giám sát: Trong quá trình tổ chức, việc kiểm tra và giám sát thường xuyên là điều cần thiết để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Điều này giúp đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ và đạt chất lượng tốt nhất.
• Chọn đối tác tổ chức sự kiện uy tín: Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm tổ chức, việc hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chương trình đạt kết quả mong muốn. Đồng thời, đội ngũ nhân sự của đối tác cũng cần được lựa chọn kỹ lưỡng để phù hợp với yêu cầu của chương trình.

Trên đây là gợi ý cách tổ chức chương trình Gala dinner và những kinh nghiệm triển khai Gala dinner một cách trọn vẹn nhất. Nếu bạn có thắc mắc hoặc muốn tư vấn tổ chức sự kiện có thể liên hệ NCA qua hotline 028 2210 8297.

Với hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực Truyền thông và Tổ chức Sự kiện, NCA Communication tự hào là đối tác tin cậy của nhiều thương hiệu uy tín như Nestlé, Anh văn Hội Việt – Mỹ (VUS), VietinBank, ACECOOK, P&G,…

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp, hãy kết nối ngay với NCA. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và đồng hành để sự kiện của bạn trở nên ấn tượng và thành công.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA

• Địa chỉ: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
• Hotline: 028 2210 8297
• Email: truyenthongnca@gmail.com