Cẩm nang tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hấp dẫn, chuyên nghiệp
Khi doanh nghiệp đưa sản phẩm mới ra thị trường, tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ vừa là bước đánh dấu sự phát triển mới, vừa là cách để quảng báo sản phẩm mới đến khách hàng, đối tác, chủ đầu tư. Lễ ra mắt sản phẩm mới (Product Launch Event) là sự kiện được thiết kế để tạo ấn tượng sản phẩm. Nói cách khách là gây chú ý và thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng. Đây là sự kiện trọng yếu cho mọi doanh nghiệp. Thậm chí là yếu tố sống còn của những doanh nghiệp mới – các công ty khởi nghiệp.
Vậy làm cách nào để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thật sự hoành tráng, thành công mỹ mãn?. Trong bài viết này, bạn hãy cùng Truyền thông NCA tìm hiểu “Bí kíp để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hấp dẫn, chuyên nghiệp” bạn nhé.
1. Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới.
Bất kì sự kiện nào khi được tổ chức đều có một mục đích nhất định, tuy nhiên có những sự kiện mà doanh nghiệp có thể bỏ qua mà không cần tổ chức, hoặc chỉ cần tổ chức đơn giản, không cần quá sang trọng và quy mô lớn.
Nhưng với tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì khác hoàn toàn về quy mô và tính chất. Lễ ra mắt sản phẩm, ra mắt thương hiệu nắm giữ vai trò rất quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm của công ty, doanh nghiệp đối với khách hàng tiêu dùng và đối tác làm ăn. Đây cũng là cột mốc đánh dấu sự ra đời của một thương hiệu hay một dòng sản phẩm nào đó trong quá trình kinh doanh.
Dưới đây là một số lý do để bạn cần phải tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới:
Xem thêm: 10 Bước lập Kế hoạch tổ chức Lễ Khởi Công Động thổ
Xem thêm: Kinh nghiệm thuê PG Sampling sản phẩm
Giới thiệu sản phẩm mới, thương hiệu mới với công chúng, báo chí
Để khách hàng biết đến sản phẩm mới thì ngoài những hình thức phổ biến như chạy quảng cáo, thuê người nổi tiếng review, tổ chức các hoạt động activation,… thì tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ giúp khách hàng trực tiếp ghi nhớ, được trải nghiệm bằng tất cả các giác quan, được nghe và cảm nhận về tính năng, lợi ích và tiềm năng của sản phẩm.
Tạo trải nghiệm thực tế cho khách hàng
Có những sản phẩm mà khách hàng chỉ cần xem đánh giá của người mua trước hoặc xem những hình ảnh, video quảng cáo là có thể ra quyết định mua ngay. Nhưng có những sản phẩm mà khách hàng phải trực tiếp cảm nhận và trải nghiệm mới có thể ghi nhớ, ấn tượng và đưa ra quyết định mua hàng. Ví như như: sản phẩm xe hơi, các dự án căn hộ nhà ở,…
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm.
Trước khi cho truyền thông quảng cáo rầm rộ, tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng thông qua những phản hồi, nhận xét. Từ đó, doanh nghiệp có thể thấy được ưu nhược điểm của sản phẩm mới mà tiến hành khắc phục sao cho hoàn thiện nhất có thể.
Tạo hiệu ứng truyền thông
Một sản phẩm khi được ra mắt thì trước đó đã có hàng trăm đối thủ cùng phân khúc. Việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm như một tiếng chuông thông báo tới toàn thể cộng đồng giúp cho việc nhận diện thương hiệu một cách dễ dàng.
Thể hiện được giá trị của sản phẩm cũng như của doanh nghiệp trên thị trường.
2. Lập kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới.
Vì mang tính chất vô cùng quan trọng cho nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là việc vô cùng cần thiết. Bản kế hoạch này sẽ giúp doanh nghiệp lên đầy đủ các hạng mục công việc, nhân sự, timeline triển khai và quản lý toàn bộ hoạt động diễn ra trong buổi ra mắt sản phẩm mới này.
Dưới đây là một số bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới mà bạn có thể tham khảo.
Xem thêm: Mẹo kích hoạt thương hiệu bằng Activation
Xem thêm: Quy trình tổ chức một sự kiện bất kỳ
Bước 1: Tìm hiểu thông tin sản phẩm
Hiểu rõ các thông tin về sản phẩm như: khách hàng mục tiêu, loại sản phẩm, nhu cầu thực tế của thị trường, đặc điểm – chức năng sản phẩm, điểm mạnh – điểm yếu và sự khác biệt của sản phẩm với các dòng khác thị trường.
Bước 2: Xác định mục tiêu của lễ ra mắt sản phẩm mới
Bạn cần xác định rõ mục tiêu khi tổ chức sự kiện lễ giới thiệu sản phẩm mới này là gì: tăng doanh số, tạo sự nhận biết thương hiệu, tương tác trực tiếp với khách hàng, thu thập thông tin khách hàng, liên kết – hợp tác,…
Vì khi xác định rõ mục tiêu của sự kiện thì bạn mới có thể lên các bước tiếp theo một các hiệu quả và liên quan với nhau được.
Bước 3: Xác định ngân sách tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới.
Ngân sách là một thứ khá nhạy cảm và đau đầu mỗi khi bạn muốn tổ chức bất kỳ một chương trình nào. Để xác định được ngân sách dự kiến thì bạn cần hình dung được buổi lễ này sẽ tổ chức ở địa điểm nào, chi phí thuê ra sau, các hoạt động có trong sự kiện, số lượng nhân sự và trang thiết bị, hậu cần cần có. Bạn đừng quên đây chỉ mới là bước xác định ngân sách dự kiến, có thể có sai lệch so với bảng kê ngân sách chi tiết.
Hoặc có một số doanh nghiệp sẽ giới hạn mức ngân sách tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới ngay từ đầu. Do đó, bạn cần lên chi phí cho các hạng mục sao cho đảm bảo được mức ngân sách đã đưa ra đó.
Bước 4: Xác định địa điểm tổ chức
Sau khi có ngân sách dự kiến để triển khai, bạn cần tìm được địa điểm tổ chức phù hợp với mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp và phải cân đối với các hạng mục khác của chương trình.
Bước 5: Lên ý tưởng cho buổi ra mắt sản phẩm mới.
Một điều căn bản nhất là ý tưởng sẽ phải lấy sản phẩm làm trung tâm. Hãy bắt đầu từ việc nghiên cứu sản phẩm. Dựa vào tính năng đặc điểm của sản phẩm sẽ giúp quý khách tìm được chủ đề cho toàn bộ buổi lễ. Theo đó quý khách cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kịch bản tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp tạo ấn tượng nơi khách tham dự.
Bước 6: Xác định thời gian tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới.
Cũng như các sự kiện khác, việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cũng cần được trú trọng. Chúng ta nên lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần trong khung giờ từ 2-4h chiều để thu hút được nhiều người tham dự. Như vậy sẽ giúp mang lại hiệu quả hơn cho buổi lễ.
Xem thêm: Quy trình tổ chức Lễ Khai Trương chuẩn nhất
Xem thêm: Kinh nghiệm thuê công ty tổ chức Activation uy tín
Bước 7: Chuẩn bị các hạng mục con
Sau khi đã chọn được địa điểm, thời gian tổ chức và concept cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới thì bạn cần chuẩn bị các hạng mục nhỏ như sau để thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo:
Kế hoạch tổ chức chương trình sẽ gồm những phần chính như:
- Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời
- Thiết kế, in ấn các ấn phẩm cần dùng trong buổi lễ ra mắt.
- Chạy quảng cáo, PR trước sự kiện1
- Lên kịch bản chương trình
- Dàn dựng các tiết mục nghệ thuật cho phù hợp với sản phẩm. Các hình ảnh, video clip cần chiếu trong buổi lễ
- Chuẩn bị thiết bị sử dụng trong sự kiện
- Lựa chọn nhân sự, đơn vị truyền thông cho sự kiện
- Xây dựng chiến lược truyền thông
- Thi công, trang chí và tổng duyệt trước chương trình
Bước 8: Marketing và Quảng Bá:
Sử dụng kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng: xã hội, email marketing, truyền thông, vv.
Tạo nội dung hấp dẫn liên quan đến sản phẩm để tạo sự tò mò.
Bước 9: Chuẩn Bị Sản Phẩm và Trình Diễn:
Đảm bảo sản phẩm sẵn sàng và hoàn hảo.
Lên kế hoạch trình diễn, demo sản phẩm trong sự kiện.
Bước 10: Thiết Kế Trải Nghiệm Sự Kiện:
Tạo không gian trưng bày sản phẩm: thiết kế gian hàng, bàn trưng bày, vv.
Chuẩn bị vật liệu quảng cáo như banner, backdrop, tài liệu sản phẩm, vv.
Bước 11: Logistics và Hỗ Trợ:
Thuê đội ngũ nhân viên hỗ trợ sự kiện nếu cần thiết.
Đảm bảo các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ đầy đủ: âm thanh, ánh sáng, phòng họp, vv.
Bước 12: Đánh Giá và Tinh chỉnh:
Đánh giá sự kiện sau khi kết thúc: thu thập phản hồi từ khách hàng, nhận xét từ đối tác, nhân viên tổ chức, và điều chỉnh để cải thiện cho lần tổ chức tiếp theo.
Bằng cách tuân thủ kế hoạch cẩn thận và linh hoạt trong việc điều chỉnh, bạn có thể tạo ra một sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả và ấn tượng.
3. Công ty tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới NCA Communication
Với hơn 1000 sự kiện ra mắt sản phẩm mới, công ty Truyền thông NCA luôn đem đến cho khách hàng một chương trình ra mắt sản phẩm đầy cuốn hút và đặc sắc. Bằng cách thấu hiểu khách hàng, đặc điểm sản phẩm để chúng tôi luôn xây dựng lên những chương trình ra mắt sản phẩm một cách độc đáo, mới mẻ nhất.
Hiểu rõ thị trường và sản phẩm, từ đó Truyền thông NCA đưa ra các giải pháp, chủ đề, kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới phù hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Công ty luôn mang đến cho bạn những dịch vụ chuyên nghiệp, hợp lý nhất và những ưu đãi lớn dành cho các khách hàng. Phương châm của chúng tôi là “Thành công của bạn cũng là thành công của chúng tôi”. Với kinh nghiệm hơn 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm trọn gói từ A đến Z, công ty luôn là lựa chọn đáng tin cậy và chính xác nhất cho thương hiệu của bạn.
Tham khảo dịch vụ tổ chức lễ ra mắt sản phẩm để cùng Truyền thông NCA tạo nên một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới trang trọng và gây được nhiều tiếng vang nhất nhé!
Xem thêm: Chạy Roadshow là gì? Vì sao cần chạy Roadshow
Xem thêm: Làm cách nào để Kick-off thành công
Bài viết liên quan: