Hoạt động Tổ chức activation là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi người làm Marketing. Activation là một hoạt động marketing thương hiệu rất được ưa chuộng. Đặc biệt trong thời điểm thị trường quảng cáo truyền thông đang bị bão hòa như hiện nay.

Vậy bạn đã thật sự hiểu rõ về việc tổ chức activation chưa? Và cách tổ chức một hoạt động activation thành công sẽ bao gồm những bước nào?

Bạn hãy cùng Truyền thông NCA tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Tổ chức Activation là làm gì?

Activation là một phương thức đẩy mạnh thương hiệu, giới thiệu quảng bá sản phẩm đến khách hàng mục tiêu. Hoạt động tổ chức activation được diễn ra trong nhiều ngày và các hoạt động được lặp đi lặp lại giống nhau.

Tổ chức activation là sự lựa chọn đang được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vì sự tiếp cận sâu rộng của nó.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng để tổ chức được một hoạt động activation hiệu quả, gây được tiếng vang thì không phải là việc dễ dàng.

2. Những lưu ý để tổ chức hoạt động Activation đạt hiệu quả cao nhất.

Hoạt động Tổ chức activation để mang lại hiệu quả cao nhất thì ngoài việc bạn đặt hết tâm huyết vào chương trình, thì bạn còn cần phải chú ý những điểm sau đây nhé.

a) Ý tưởng độc đáo.

Để thu hút được khách hàng mục tiêu, bạn cần phải thật sự thấu hiểu tâm lý và nhu cầu của khách hàng. Để từ đó, bạn có thể lên được một thông điệp cần truyền đạt xuyên suốt chương trình của mình.

Và điều quan trọng nhất để ý tưởng không còn chỉ nằm trên tờ giấy A4 là ý tưởng này phải khả thi.

b) Địa điểm tổ chức Activation.

Lựa chọn được địa điểm tổ chức activation thích hợp sẽ giúp thương hiệu và sản phẩm dễ dàng in sâu vào tâm trí khách hàng. Và một địa điểm vô cùng quen thuộc chính là siêu thị, trung tâm thương mại, bệnh viện.

Sở dĩ bạn nên lựa chọn địa điểm này là vì lượng người ra vào những nơi này rất đông, sản phẩm của bạn có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng mục tiêu. Đồng thời, tại những địa điểm này bạn sẽ có nhiều thuận lợi về an ninh, giá cả, quy trình phục vụ, tạo được sự tin tưởng,…

Tuy nhiên, không phải siêu thị nào cũng sẽ giúp bạn thuận lợi trong quá trình tổ chức activation. Một số nơi  sẽ yêu cầu về thời gian đóng mở quầy, kích thước của booth, số lượng người được tham gia tổ chức activation, âm lượng của loa,…

Và một lưu ý đặc biệt trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức activation là tính hợp lệ và hợp pháp của địa điểm đó.

c) Nhân sự trong suốt thời gian diễn ra hoạt động Activation.

Đây chính là vấn đề gây ra sự đau đầu lớn nhất cho người quản lý, người đứng đầu việc vận hành hoạt động activation.

Nhân sự cho các chương trình activation thường rất ít. Thông thường mỗi địa điểm triển khai activation sẽ chỉ có một vài PG, PB thực hiện. Mà số lượng địa điểm tổ chức tương đối nhiều, điều này sẽ khiến cho người đứng đầu khó để quản lý và kiểm soát được toàn bộ.

Lúc này, PG và PB hoặc một số chương trình sẽ có thêm MC sẽ là những người tiếp xúc với khách hàng nhiều nhất. Tư vấn, giới thiệu về thương hiệu và sản phẩm hiệu quả hay không cũng sẽ do những người này.

Nếu nhân sự không truyền đạt đầy đủ ý nghĩa, thông điệp mà chương trình muốn hướng tới sẽ không thể thuyết phục khách hàng tin tưởng vào thương hiệu và sản phẩm. Thậm chí có thể làm hỏng toàn bộ chương trình, gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu.

Một số lưu ý khi lựa chọn nhân sự:

– Lựa chọn nhân sự từ những đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng.

– Lựa chọn nhân sự có kinh nghiệm, có kỹ năng xử lý tình huống tốt.

– Lựa chọn nhân sự nghiêm túc, có tâm với công việc.

– Traning trước các kiến thức về thương hiệu, sản phẩm cho nhân sự.

d) Chuẩn bị các dụng cụ để tổ chức hoạt động activation hiệu quả.

Chuẩn bị tốt các dụng cụ cần thiết là một việc làm hết sức quan trọng. Để làm được việc này, bạn cần lên một kế hoạch chi tiết về số lượng dụng cụ cần chuẩn bị, mục đích sử dụng để tránh gây lãng phí nếu mua dư, hoặc thiếu trong lúc tổ chức hoạt động activation.

Về booth sampling, bạn cần hỏi trước ý kiến của nơi bạn định tổ chức về kích thước tối đa của booth sampling. Điều này sẽ tránh được những phiền phức không đáng có khi triển khai chương trình activation.

Hóa đơn hay biên bản về thông tin của khách hàng cần được giữ cẩn thận, ngăn nắp, rõ ràng. Bạn có thể phân chia theo từng khu vực, ngày để sau này có cơ sở đánh giá, báo cáo.

e) Tiền trạm cho hoạt động Activation.

Nếu bạn không khảo sát trước địa điểm tổ chức hoạt động activation thì sẽ gây rất nhiều khó khăn.

Một số vấn đề do việc không tiền trạm:

– Không nắm được số lượng khách ra vào để có thể kịp thời thay đổi địa điểm hoặc thay đổi kế hoạch khác.

– PG và PB của hoạt động activation không nắm rõ sơ đồ nơi đặt booth activation.

– Người đứng đầu hoạt động activation cũng sẽ không thể chủ động điều phối và sắp xếp từ xa.

Vì thế, một vấn đề khảo sát địa điểm, thương lượng trước để tổ chức Activation là rất cần thiết. Dù mất chi phí cho việc này nhưng nhất định chương trình Activation sẽ được đảm bảo thành công.

f) Quan tâm đến vấn đề hậu cần.

Một chương trình Activation diễn ra thành công thì vấn đề khâu hậu cần là yếu tố chính. Những vấn đề về: quản lý tiền bạc, thu chi, quản lý kho, xuất kho dụng cụ, các vấn đề về vận chuyển,… Và còn nhiều vấn đề phát sinh khác trong quá trình tổ chức activation.

Ngoài ra, cần có sự quy định rõ ràng về chế độ ăn uống, nghỉ ngơi hay bồi dưỡng nhân viên. Bạn sẽ cần phải quản lý và đưa ra định mức phù hợp cho nhân viên. Từ đó vừa dễ quản lý lại không làm nhân viên thấy bất tiện.

Trên đây là một số thông tin mà NCA muốn gửi đến bạn để bạn có thể lên kế hoạch tổ chức một chương trình activation thành công.

NCA – Đơn vị chuyên tổ chức activation tại Việt Nam