Nếu như đã hiểu được khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Chắc chắn quý khách đã nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động này. Tuy nhiên cách thức tổ chức sự kiện như thế nào thì không nhiều doanh nghiệp nắm rõ. Hãy cùng NCA đi tìm hiểu cách thức quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua nội dung bài viết này.

Quy trình tổ chức sự kiện mẫu

Là một trong những công ty nổi bật trong Ngành tổ chức sự kiện. NCA có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó đúc kết ra được một quy trình cơ bản được chia làm các giai đoạn sau.

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu

Xác định chủ đề sự kiện

Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Quy mô của sự kiện
• Chủ đề của sự kiện là gì?
• Khách tham dự là ai?
• Địa điểm tổ chức sự kiện?
• Thông điệp của sự kiện là gì?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp

Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán,…

Giai đoạn trong sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó.

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng

Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:

• Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
• Đồng phục
• Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
• Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
• Gửi thiệp mời

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại

Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện.

Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm.

Cách tổ chức sự kiện với quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Để tổ chức một sự kiện thành công, tạo nên hiệu ứng cho nhãn hàng thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Và để góp phần cho sự kiện thành công NCA xin đưa ra một số yếu tố cần thiết sau:

Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi ấn định được ngày diễn ra sự kiện và xác định được chủ đề của sự kiện quý doanh nghiệp nên tìm ngay một địa điểm tổ chức phù hợp với sự kiện của mình.

Gửi thư mời và có thông điệp

Thư mời được xem như là ấn tượng đầu tiên của khách mời nhìn thấy được ở doanh nghiệp vì thế nên chú trọng vào phần nội dung của thiệp mời như: cái gì, khi nào, ở đâu, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của quý khách hàng.

Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch

Các bước, các chi tiết nhỏ đã được lên kế hoạch từ trước cho từng người và deadline cụ thể.

Quý doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi quy trình đều bám sát vào kế hoạch tránh làm sai.

Luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống

Sự kiện có thể không thành công nếu như không có kế hoạch B cho mọi tình huống vì không ai biết trước sẽ có những điều gì xảy ra trong sự kiện vì thế quý doanh nghiệp luôn cân nhắc ở yếu tố này như thời gian diễn ra sự kiện trễ, thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,…

Theo sát khách mời chính là chìa khóa của sự thành công

Quý doanh nghiệp luôn quan tâm, trò chuyện với khách hàng của mình xuyên suốt trong sự kiện. Tránh tình trạng mất khách mời khiến cho khách mời không nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp nên liên hệ trước với khách mời từ 2 đến 3 lần trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự có mặt của khách mời trong ngày diễn ra sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu như quý doanh nghiệp biết đo lường, giới hạn ngân sách của mình qua sự thương lượng giá cả với các đơn vị liên quan như phân phối ẩm thực, trang trí sự kiện,…

Trên đây là tổng hợp thông tin về quy trình; giai đoạn; cách tổ chức sự kiện. NCA hy vọng bài viết sẽ giúp quý khách có cái nhìn tổng quan hơn về ngành tổ chức sự kiện này. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay đến NCA để được tư vấn cụ thể!

Tham khảo các bài viết về tổ chức sự kiện

LIÊN HỆ 

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG NCA
Hotline: 028 221 08297 
Gmail: info.ncavietnam@gmail.com