Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Công Ty Từ A – Z

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm dịp cuối năm. Bởi để có một sự kiện hoàn chỉnh, tràn đầy ý nghĩa thì cần chuẩn bị kế hoạch thật chi tiết. Tuy nhiên, giai đoạn này lại khá khó khăn với các doanh nghiệp mới, còn non trẻ. Vậy làm thế nào để lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp? Hãy cùng NCA tìm hiểu ngay nhé!

Mục đích của kế hoạch tổ chức tiệc tất niên

• Tổng kết năm – Đánh giá những thành tựu, khó khăn và kết quả đạt được trong suốt năm qua.
• Tri ân nhân viên & đối tác – Gửi lời cảm ơn đến nhân viên, khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng công ty.
• Gắn kết nội bộ – Tạo cơ hội để nhân viên giao lưu, kết nối và thắt chặt tinh thần đồng đội.
• Tạo động lực cho năm mới – Truyền cảm hứng, đặt mục tiêu mới và khích lệ tinh thần làm việc cho năm tiếp theo.
• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp – Khẳng định văn hóa công ty, thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến nhân viên.
• Giải trí & thư giãn – Mang đến không gian vui vẻ, thoải mái sau một năm làm việc vất vả.

Các bước xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty

Lên ý tưởng, concept cho chương trình

Chủ đề chương trình quyết định các bước tiếp theo bạn sẽ làm những gì. Tùy thuộc vào ngân sách, quy mô và nhu cầu doanh nghiệp, hãy lựa chọn một hình thức tổ chức tiệc tất niên phù hợp. Một số hình thức sự kiện cuối năm phổ biến như: tiệc tất niên truyền thống, tiệc tất niên kết hợp team building, tiệc tất niên du lịch ngắn hạn,…

Hiện nay, có nhiều ý tưởng tổ chức tiệc tất niên sáng tạo nhưng vẫn giữ nét riêng của doanh nghiệp. Một số gợi ý hấp dẫn:

• Hành trình vươn xa – Thể hiện khát vọng phát triển, chinh phục những tầm cao mới.
• Gala ánh sáng – Không gian rực rỡ, lung linh, đầy sắc màu.
• Retro thập niên 80-90 – Đưa mọi người trở về những kỷ niệm xưa.
• Du hành vũ trụ – Hiện đại, sáng tạo, đậm chất tương lai.
• Lễ hội carnival – Sôi động, náo nhiệt với những màn trình diễn đặc sắc.

Lựa chọn concept phù hợp giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp ý nghĩa đến khách hàng và đối tác. Nếu chủ đề sự kiện tất niên phù hợp với định hướng phát triển công ty thì càng tốt. Một công ty công nghệ sẽ hướng đến concept hiện đại, tối giản nhưng mang hơi hướng tương lai. Còn doanh nghiệp trong ngành truyền thống có thể chọn phong cách hoài niệm, đậm bản sắc văn hóa để thể hiện giá trị cốt lõi.

Lập danh sách khách mời sự kiện

Việc lên danh sách khách mời có ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm. Ngoài ra, nó còn tác động đến ngân sách dự trù của sự kiện. Nếu đã xác định được quy mô chương trình thì chuẩn bị giai đoạn này tương đối dễ dàng. Đối với sự kiện nội bộ, khách mời sẽ là ban lãnh đạo cùng toàn bộ nhân viên công ty. Trong trường hợp là tiệc tất niên lớn, ta sẽ mời thêm đối tác, khách hàng lâu năm và giới báo chí liên quan.

Lập danh sách khách mời chỉ là một bước nhỏ nhưng vô cùng quan trọng. Bạn không nên chọn khách mời một cách ngẫu nhiên mà cần cân nhắc kỹ lưỡng. Hãy đảm bảo sự kiện có sự góp mặt của đầy đủ nhân viên, khách hàng, đối tác quan trọng để sự kiện diễn ra thuận lợi, tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng cho khách tham dự.

Xác định thời gian tổ chức

Tiệc tất niên thường diễn ra vào khoảng tháng 12 hoặc tháng 1, tùy theo lịch âm hay dương. Đây là thời điểm nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị kế hoạch và nội dung chương trình. Để đảm bảo đông đủ nhân viên và khách mời, hầu hết các công ty chọn tổ chức vào cuối tuần.

Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn cao điểm, dễ xảy ra tình trạng hết địa điểm, thiếu nhân sự tổ chức hoặc khách mời có lịch trình dày đặc. Vì vậy, việc xác định thời gian từ sớm giúp doanh nghiệp có nhiều phương án lựa chọn hơn, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng đến không khí và trải nghiệm của buổi tiệc. Nếu hướng đến sự sang trọng, chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể chọn nhà hàng, khách sạn cao cấp với không gian đẳng cấp, dịch vụ chu đáo. Ngược lại, nếu ưu tiên sự thoải mái, gắn kết, các địa điểm ngoài trời như bãi biển, resort, sân vườn sẽ là lựa chọn lý tưởng. Ngoài ra, tổ chức tiệc tại văn phòng hoặc nhà xưởng cũng là một cách để tạo không gian ấm cúng, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo ý nghĩa sự kiện.

Lập kế hoạch và kịch bản chi tiết

Doanh nghiệp nên lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty trước 1-2 tháng để có sự chuẩn bị chu đáo. Điều này giúp đảm bảo mọi công tác tổ chức diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro. Ngoài ra, cần dự trù phương án dự phòng để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh.

Kịch bản chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối sự kiện. Thông thường, kịch bản được chia thành hai phần: tổng quát và chi tiết.

• Kịch bản tổng quát: Xây dựng bố cục chung của sự kiện, bao gồm các hạng mục chính và nhân sự phụ trách từng phần. Nội dung thường được chia thành hai phần chính: phần lễ (phát biểu, vinh danh) và phần hội (giải trí, giao lưu).
• Kịch bản chi tiết: Ghi rõ nội dung từng hoạt động, thời gian, lời dẫn MC và công việc của từng bộ phận. Đội ngũ tổ chức, đặc biệt là MC, bộ phận đón tiếp, ẩm thực và điều phối, cần nắm rõ để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.

Một kịch bản chặt chẽ, rõ ràng sẽ giúp chương trình diễn ra chuyên nghiệp, hạn chế sai sót và tạo ấn tượng tốt với khách mời.

Mẫu kịch bản tổ chức tiệc tất niên công ty cuối năm

Trang trí và chuẩn bị hậu cần

1. Trang trí không gian:

• Chủ đề và màu sắc: Lựa chọn chủ đề phù hợp với văn hóa công ty, sử dụng màu sắc chủ đạo để trang trí bàn tiệc, ghế ngồi và phụ kiện.
• Ánh sáng: Sử dụng hệ thống đèn LED hoặc đèn neon để tạo hiệu ứng đặc biệt.
• Khu vực chụp ảnh: Thiết kế backdrop với logo công ty hoặc thông điệp chúc mừng, tạo điểm nhấn và nơi khách mời chụp ảnh lưu niệm.

2. Hệ thống âm thanh và ánh sáng:

• Kiểm tra thiết bị: Đảm bảo hệ thống âm thanh và ánh sáng hoạt động ổn định, tránh sự cố kỹ thuật trong suốt chương trình.
• Phối hợp hiệu ứng: Đồng bộ ánh sáng và âm nhạc để tạo không khí sôi động, nâng cao trải nghiệm của khách mời.

3. Quà tặng tri ân:

• Lựa chọn quà tặng: Chuẩn bị những món quà ý nghĩa như vật phẩm lưu niệm, phiếu mua hàng hoặc giải thưởng đặc biệt để tri ân khách mời và nhân viên.
• Cá nhân hóa: Nếu có thể, cá nhân hóa quà tặng để thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối với từng cá nhân.

4. Thực đơn:

• Đa dạng món ăn: Xây dựng thực đơn bao gồm món khai vị, món chính và tráng miệng. Chuẩn bị món ăn đa dạng sao cho phù hợp với khẩu vị của khách mời.
• Chú trọng chất lượng: Lựa chọn nguyên liệu tươi ngon, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và trình bày hấp dẫn.

Dự trù ngân sách dự phòng

Việc lập ngân sách có thể thực hiện trước hoặc sau khi xây dựng kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm. Để dự trù ngân sách sát thực tế, ban tổ chức nên khảo sát chi phí các sản phẩm, dịch vụ cần thiết từ các nhà cung cấp. Với những sự kiện tiệc tất niên lớn thì cần tính toán thêm các chi phí truyền thông, nhân sự phục vụ,… Việc này giúp kiểm soát chi tiêu hiệu quả và hạn chế các khoản phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Tổng duyệt lại chương trình tiệc tất niên

Để đảm bảo buổi tiệc tất niên diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước sự kiện. Trước ngày tổ chức, ban tổ chức nên hoàn thiện kịch bản chi tiết, xác định timeline cụ thể cho từng hoạt động và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên. Việc tổng duyệt toàn bộ chương trình, bao gồm các tiết mục văn nghệ, bài phát biểu và trò chơi, giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề có thể phát sinh.

Đồng thời, kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng và màn hình trình chiếu để đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định. Sự chuẩn bị chu đáo này không chỉ giúp chương trình diễn ra mượt mà mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp đối với khách mời và toàn thể nhân viên, góp phần vào thành công chung của sự kiện.

Đánh giá sau sự kiện

Đánh giá hiệu quả của tiệc tất niên là bước quan trọng để xác định mức độ thành công và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Để thực hiện việc này, doanh nghiệp có thể xem xét các tiêu chí như sự hài lòng của nhân viên, mức độ tham gia của các bộ phận và tính chuyên nghiệp của sự kiện. Khảo sát ý kiến nhân viên về không gian tổ chức, thực đơn, chương trình giải trí và sự phối hợp giữa các bộ phận giúp thu thập phản hồi chân thực.

Đánh giá sự tham gia tích cực của các phòng ban thể hiện qua việc chuẩn bị và tham gia các tiết mục, trò chơi. Xem xét việc kiểm soát thứ tự và thời lượng các chương trình để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Ngoài ra, so sánh chi phí tổ chức với kết quả đạt được, như mức độ gắn kết và tinh thần đoàn kết của nhân viên, cũng là yếu tố quan trọng giúp đánh giá hiệu quả của tiệc tất niên.

NCA Communication – Công ty tổ chức tiệc tất niên trọn gói

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, NCA Communication tự hào mang đến những chương trình Year End Party chuyên nghiệp, ấn tượng và tối ưu chi phí. Mỗi sự kiện được chúng tôi lên kế hoạch chi tiết, triển khai bài bản và giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng hoàn hảo. Sự hài lòng của khách hàng chính là động lực để NCA không ngừng nâng cao dịch vụ và khẳng định vị thế trong ngành. Chúng tôi đã và đang là đối tác tin cậy của nhiều thương hiệu lớn như NovaGroup, Orion, Pharmacity, CafePho, Trung Nguyên Legend.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty, hãy liên hệ ngay với NCA. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng bạn để tạo nên một sự kiện đáng nhớ.

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH Truyền Thông NCA

• Địa chỉ: 383 Nguyễn Duy Trinh, P.Bình Trưng Tây, Quận 2, TP.HCM
• VP Hà Nội: 03 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Hotline: 028 2210 8297
• Email: info@nca.vn